Sytuacja początkowa
Pfizer Polska oczekiwał nie tylko zaprojektowania, dostarczenia i wdrożenia rozwiązania docelowego, ale również zdiagnozowania aktualnej sytuacji, przygotowania analizy dotyczącej aktualnie ponoszonych kosztów i porównanie ich z proponowanymi kosztami rozwiązania docelowego. Park maszynowy klienta składał się z urządzeń wielofunkcyjnych różnych producentów oraz drukarek nabiurkowych. Nie było możliwości dokładnego kontrolowania miejsc powstawania kosztów oraz elastycznego zarządzania prawami dostępu do urządzeń i poszczególnych funkcji. Ponaddwustoosobowy zespół pracowników nie miał też do dyspozycji zaawansowanych narzędzi do oprawy dokumentów. Większość tego typu prac musiała być realizowana przez pracowników osobiście lub zlecana do firmy zewnętrznej. Rocznie generowano ponad 1,5 mln wydruków A4 w biurze, a ponad 600 tys. wydruków A4 zlecano firmie zewnętrznej.

Projekt
Po kilku miesiącach rozpatrywania ofert różnych firm, Pfizer zdecydował się na wybór OBS - Océ Business Services - jako partnera, który w sposób systematyczny i kompleksowy podszedł do projektu optymalizacji środowiska druku. W październiku 2007 r. podpisano umowę, zgodnie z którą projekt objął następujące tematy:
- audyt aktualnej sytuacji,
- zaprojektowanie docelowej floty urządzeń drukujących,
- zaproponowanie zaawansowanego rozwiązania w zakresie kontroli kosztów wydruku,
- redukcję kosztów wydruków.
Efektem przeprowadzonego audytu była prezentacja kompleksowej informacji o zastanej sytuacji w zakresie zarówno ilości generowanych prac, jak i całkowitych kosztów druku. Na tej podstawie zaproponowano rozwiązanie składające się z następujących elementów:
- czarno-białych wielofunkcyjnych urządzeń drukujących Océ 3165,
- kolorowych wielofunkcyjnych urządzeń drukujących Océ Cs 231/240/250,
- systemu do kontroli kosztów i bezpieczeństwa wydruków SafeQ,
- pracownika oddelegowanego do kontroli i stałego nadzoru nad urządzeniami, a także do wykonywania bardziej złożonych prac.

Podsumowanie
Całe rozwiązanie jest kontrolowane przez system SafeQ. Wydrukowanie, zeskanowanie bądź skopiowanie wymaga od użytkownika podejścia do urządzenia i zalogowania się przy pomocy karty (tej samej, która służy do otwierania bramek i drzwi). Każdy wydruk, kopia i skan są zliczane, umożliwiając późniejsze raportowanie liczby wydruków i kosztów z podziałem na dowolnie zdefiniowane jednostki organizacyjne. Oszczędności osiągnięto przede wszystkim przez przeniesienie dużej części wydruków ze starych oraz mniejszych nabiurkowych urządzeń na te, zaproponowane przez Océ, gdzie koszt wydruku czarno-białego osiąga poziom 3 gr netto a kolorowego 20 gr netto. Należy też pamiętać o czynniku psychologicznym, jakim jest świadomość użytkowników, że są kontrolowani z liczby wydrukowanych i skopiowanych stron.

Przemysław Jabłoński
Oce Business Services Manager