Rodenstock jest światowym producentem soczewek, oprawek oraz instrumentów dla okulistów i optyków, o ponad 130-letniej historii. Jego fabryka soczewek oraz centralny europejski magazyn znajdują się w mieście Klatovy w Czechach, skąd produkty trafiają do polskich optyków. Zaostrzająca się konkurencja wśród salonów optycznych sprawiła, że Rodenstock wszedł w ścisłą współpracę z operatorem logistycznym. Dzięki współpracy z firmą kurierską TNT Express, może zaproponować swoim klientom konkurencyjne terminy dostaw. A obecnie czas ma w branży optycznej podstawowe znaczenie.
– Naszymi klientami w Polsce jest spora część z ok. 3 tysięcy salonów optycznych. Są zarówno firmy z tradycjami, nastawione na wymagających klientów, jak i międzynarodowe sieci salonów optycznych – mówi Grzegorz Pawłowski, dyrektor sprzedaży i marketingu Rodenstock Polska.
Firma dostarcza im zarówno proste soczewki okularowe do bliży bądź dali (tzw. magazynowe), jak i szkła recepturowe wykonywane na indywidualne zamówienie (np. soczewki progresywne). Część salonów Rodenstock zaopatruje także w wysokiej klasy oprawki (m.in. okulary przeciwsłoneczne i oprawki Porsche Design).

Długa dostawa
W pierwszych latach obecności w Polsce Rodenstock miał oddział i magazyn w Katowicach. Zmiany w strukturze organizacyjnej firmy zmodyfikowały proces dystrybucji. Dostawy wszystkich soczewek do polskich klientów odbywały się drogą lądową z Czech. Było czasochłonne nie tylko z powodu odległości, ale też ze względu na odprawy celne. Rosnąca konkurencja – głównie sieciowych salonów optycznych oferujących coraz krótsze terminy przygotowania okularów – sprawiła, że Rodenstock musiał zacząć funkcjonować na polskim rynku tak, jak konkurenci mający magazyny w naszym kraju. Dlatego zadanie to powierzono zewnętrznej firmie – TNT Express Poland.
– Współpracę z Rodenstock rozpoczęliśmy w 2003 roku. Wówczas dostarczaliśmy oprawki i soczewki do salonów optycznych transportem lotniczym z magazynu w Klatovy, a towar z magazynu Rodenstock w Katowicach naszym krajowym serwisem kurierskim – opowiada Krzysztof Dyngosz, major account manager w TNT Express Poland.
Po wejściu Polski i Czech do Unii Europejskiej w 2004 r., zostały zniesione bariery celne i stało się możliwe inne zaplanowanie logistyki. Soczewki okularowe z Czech mogły trafiać do salonów optycznych kolejnego dnia po złożeniu zamówienia. – I to zarówno do klientów z Warszawy, jak i z Suwałk czy Szczecina – dodaje Krzysztof Dyngosz.
Operacja ta wymagała jednak ścisłej koordynacji między magazynem Rodenstock w Klatovy a TNT Express odpowiedzialnym także za koordynację działań firm zewnętrznych. Całość zaplanował i nadzorował Dział Usług Specjalnych TNT Express Poland.

Soczewki w jeden dzień
Rozważano różne warianty. Standardowy serwis lotniczy zapewniał dostarczenie przesyłek następnego dnia tylko do 60% mieszkańców Polski. Z kolei wykorzystanie awionetki do transportu kontenera z ładunkiem kosztowało za dużo. Ostatecznie TNT wykorzystało najpóźniejsze komercyjne połączenie lotnicze z Pragi, które dawało możliwość maksymalnego wydłużenia czasu przyjmowania zleceń przez Dział Obsługi Klienta Rodenstock. Przy wykorzystaniu pełnej gamy usług outsourcera w Polsce, zapewniało zarazem dostawę następnego dnia. Mimo że model jest dość złożony i wymaga koordynacji pracy kilku firm zewnętrznych (na lotniskach w Pradze i Warszawie), jest dla Rodenstock najbardziej optymalnym – czasowo i kosztowo. Ewentualne zakłócenia elastyczności procesu są równoważone wydłużonym czasem nadania przesyłki w Czechach.
By soczewki dotarły do salonów następnego dnia, muszą być gotowe do ekspedycji około godz. 16. Zamówienia od optyków w Polsce przyjmowane są na trzy sposoby – przez Internet, faksem oraz telefonicznie. Codziennie jest realizowanych kilkadziesiąt zamówień, co w skali roku daje liczbę kilkunastu tysięcy przesyłek. Każda paczka z soczewkami czy oprawkami, która trafi do klientów Rodenstock, już w Klatovy jest pakowana zgodnie z wymaganiami TNT Express – otrzymuje numer i list przewozowy. Paczki są oznaczane tak, jakby były wysyłane bezpośrednio z magazynu operatora logistycznego. W magazynie Rodenstock jest bowiem zainstalowana oferowana bezpłatnie przez TNT aplikacja iSolution. To podłączona do Internetu końcówka systemu outsourcera. Dzięki temu paczki tuż po dostarczeniu do magazynu TNT w Warszawie bez zwłoki trafiają do sortowania i następnie do odbiorców.
Zanim jednak do tego dojdzie, wszystkie przesyłki są pakowane w zbiorczy kontener i przesyłane rejsowym samolotem. Z lotniska w Warszawie przejmowane są ok. godz. 23.15 przez TNT. Czterdzieści pięć minut później w magazynie operatora przy ul. Annopol rozpoczyna się sortowanie, a po północy paczki załadowane na rejsowe ciężarówki TNT wyjeżdżają do 26 oddziałów, skąd kurierzy dowożą je do każdego miejsca w Polsce. System ten zapewnia dostawy przesyłek do godz. 9.00, 10.00, 12.00 lub w standardzie przed godziną 15.00.
W taki sposób, przez ponad 3,5 roku, do Polski trafiały wszystkie soczewki magazynowe i recepturowe oraz inne materiały firmowe Rodenstock. Łącznie ok. 250 zbiorczych transportów rocznie, zawierających kilkanaście tysięcy pojedynczych paczek. Konkurencja i rozwijający się rynek zainspirowały obu partnerów do kolejnego kroku.

Magazyn u dystrybutora
– Dotychczasowy model, choć stosowany z powodzeniem, miał pewne wady. Najważniejszą było uzależnienie dostawy od samolotów obcego przewoźnika i dwóch firm zewnętrznych – uważa František Grasl, menedżer logistyki z Rodenstock.
– Co prawda w całej historii współpracy samoloty linii komercyjnych nie wystartowały z Pragi jedynie kilka razy w roku, ale każde odwołanie lotu to niedostarczone przesyłki na czas, na które czekają klienci – dodaje Krzysztof Dyngosz z TNT Express.
Zawsze istniało też ryzyko zmiany rozkładu lotu, co skomplikowałoby i tak napięty harmonogram. Istotnym powodem konieczności udoskonalenia tego łańcucha dostaw były zmiany przyzwyczajeń klientów, którzy w wyniku działań konkurencji wymagali dłuższych okienek czasowych na złożenie zamówienia. Ograniczenie czasu składania zamówień do wspomnianej 14.30 stawało się istotną barierą w działaniu dla producenta optyki.
– Wielu naszych klientów, zwłaszcza jeśli prowadzą swoje salony w centrach handlowych, pracuje nawet do 21. Nie mieli więc szans na zamówienie naszych soczewek z dostawą następnego dnia – wyjaśnia František Grasl.
Rozwiązaniem problemu stało się utworzenie dodatkowego, ale niezwykle istotnego, ogniwa w łańcuchu dostaw – magazynu standardowych soczewek bezpośrednio w centrum przeładunkowym (hubie) firmy kurierskiej w Warszawie. Stało się to w pierwszym kwartale tego roku i umożliwiło wykorzystanie jednego z rozwiązań oferowanych przez TNT w ramach usług specjalnych. Dzięki usłudze Storapart, w specjalnie przygotowanym pomieszczeniu na terenie magazynu outsourcera zgromadzono soczewki od -8 do +6 dioptrii w 8 rodzajach (tzw. magazynowe).
– Stanowią one średnio około 80% zamówień w strukturze sprzedaży firm optycznych w Polsce – tłumaczy Grzegorz Pawłowski, dyrektor sprzedaży i marketingu Rodenstock Polska. Miało to znacznie skrócić czasu dostaw do optyków i ułatwić im współpracę z Rodenstock.
– W momencie osiągnięcia pełnej funkcjonalności tego modelu, zamówienia składane przez najważniejszych partnerów Rodenstock z całej Polski będą mogły być realizowane do godziny 21.00. Soczewki trafią do salonów następnego dnia najpóźniej do 15.00. Będzie to miało kluczowe znaczenie dla salonów optycznych, blisko współpracujących z naszym klientem, i pozwoli skutecznie konkurować tej marce z innymi firmami, które mają produkcję i magazyny w Polsce – uważa Rafał Dziura, dyrektor sprzedaży i marketingu TNT Express Poland.
– W przypadku soczewek magazynowych, o przewadze nad konkurencją decyduje jakość obsługi klientów, bo najlepsi producenci oferują produkty o podobnej jakości. Dlatego tak ważna jest dla nas elastyczność zamówień i pewność dostaw – podkreśla Grzegorz Pawłowski z Rodenstock Polska.
Przeniesienie magazynu od producenta do dystrybutora rodzi jednak pewne zagrożenie. Do tej pory za prawidłowe zapakowanie przesyłek odpowiedzialni byli pracownicy producenta, a więc osoby znające się na soczewkach i ich doborze. Teraz spedycją zajmują się pracownicy TNT Express – pojawiła się zatem konieczność ich dodatkowego przeszkolenia w magazynach Rodenstock, by wykluczyć pomyłki. – Biorąc pod uwagę nasze pozytywne doświadczenia z TNT oraz potwierdzone doświadczenie w realizacji projektów Storapart, mamy pewność, że wszystko będzie szło zgodnie z planem – mówi František Grasl.

Hub z sercem firmy
Nowe rozwiązanie jest dla Rodenstock nowatorskie nie tylko logistycznie. To także duże wyzwanie od strony informatycznej. Wcześniej, gdy magazyn zlokalizowany był w Czechach, pracownicy Rodenstock wykorzystywali oprogramowanie TNT. Teraz mamy do czynienia z innym podejściem – bo bezpośrednio w magazynie firmy kurierskiej zainstalowany jest komputer z końcówką SAP, połączoną z centralą Rodenstock w Monachium.
– Klient, którego magazyn organizujemy w naszym hubie, daje nam dostęp do serca swojej firmy, bo tym w przypadku Rodenstock jest SAP – mówi Krzysztof Dyngosz z TNT Express. Komputer ten obsługiwany jest przez przeszkolonego pracownika TNT Express.
Korzystający z SAP pracownicy mają dostęp do informacji o zamówieniach bezpośrednio z warszawskiego magazynu i mogą sprawdzić stany magazynowe, jak i wystawić faktury dla odbiorców. Pracownik outsourcera na podstawie informacji zapisanych w systemie przygotowuje przesyłki, wystawia listy przewozowe, ale i drukuje faktury dla klientów Rodenstock. W procesie przygotowywania przesyłek nie uczestniczą zatem pracownicy zleceniodawcy, choć, oczywiście zdalnie, mają nad nim pełną kontrolę. Taki model współpracy świadczy o dużym zaufaniu klienta do TNT, na które operator przez lata zapracował.
– Nasz partner nie tylko miał rozwiązania odpowiadające potrzebom. Co ważniejsze, wspólnie z Działem Usług Specjalnych potrafiliśmy je tak dopasować, by idealnie spełniały nasze oczekiwania – stwierdza František Grasl. – Zaletą nowego rozwiązania, oprócz pewności dostawy każdego dnia, jest przekonanie, że przesyłki z hubu TNT Express w Warszawie będą dostarczone do optyków przy zachowaniu takiej samej jakości, jakby były do nich wysłane z naszego magazynu w Klatovy – dodaje. Bo – jak mówi Krzysztof Dyngosz z TNT Express – w tym biznesie chodzi o coś więcej niż tylko terminowe dostarczenie przesyłki.

Bartosz Wawryszuk

komentarz
František Grasl, menedżer logistyki Rodenstock
Dzięki współpracy z TNT Express, nie tylko sprawniej niż dotychczas zarządzamy procesem logistycznym, zyskując elastyczność, ale w efekcie możemy zaproponować bardzo konkurencyjne terminy realizacji usług. Dotychczas nasi klienci mogli składać zamówienia do 14.30. Po wdrożeniu rozwiązania, zaproponowanego przez TNT, termin ten udało się wydłużyć do godziny 18.00 i jest możliwość następnego – do 21.00. To ogromna zmiana jakościowa.
Delegując proces logistyczny w ręce wyspecjalizowanej w tej dziedzinie firmy, uwalniamy nasze własne zasoby. Możemy skierować nasz zespół do innych zadań, m.in. bezpośredniej obsługi klienta, zyskując tym samym większą efektywność działań.