Decyduje o tym skala – liczba przetwarzanych wniosków, użytkowników i złozoność organizacji. System ten opiera się bowiem na elektronicznej rejestracji dokumentów, które zastąpiły dotychczas wykorzystywane papierowe formularze. Wdrożone w Orlenie przez Business Consulting Center rozwiązanie SAP Self Service obsłużyło już ponad 45 tys. wniosków.
Podstawowym celem wprowadzenia systemu było uproszczenie i przyspieszenie operacji HR przez umożliwienie samoobsługi pracownikom oraz odejście od papierowego obiegu dokumentów. Obecnie proces akceptacji wniosków jest w pełni zautomatyzowany. Dokumenty elektroniczne przechodzą przez kolejne etapy akceptacji według skonfigurowanych w systemie ścieżek. Uwzględniane są wakaty na stanowiskach (przejście poziom wyżej), a także zastępstwa, system pozwala bowiem na wskazanie przez pracownika zastępcy do wystawiania i/lub akceptacji wniosków. Oznacza to większą samodzielność pracowników, ich wgląd w informacje kadrowe, a także szybszą akceptację. W przypadku kadry kierowniczej zauważalne są ułatwienia w kierowaniu zespołami, a pracownicy działu zatrudnienia zostali odciążeni od żmudnej pracy administracyjno-biurowej.
System obejmuje ponad 20 typów wniosków. Z aplikacji korzysta kilka tysięcy osób – wszyscy użytkownicy komputerów w firmie. Pierwsze wnioski w wersji elektronicznej zostały wystawione w połowie stycznia br., a na początku października liczba dokumentów przetwarzanych w systemie przekroczyła 45 tysięcy. Największa liczba wniosków obsługiwanych przez system samoobsługi pracowniczej dotyczy spraw kadrowych, szczególnie urlopów, oraz wniosków związanych z wypłatą dodatkowego wynagrodzenia (ryczałtu urlopowego, zapłaty za nadgodziny, premii motywacyjnych).
- Już kilka miesięcy po uruchomieniu nowego rozwiązania można pokusić się o wyliczenie uzyskanych korzyści. Przetwarzanie dziesiątek tysięcy dokumentów w formie elektronicznej, a nie papierowej, umożliwia realne zarządzanie i ochronę danych osobowych naszych pracowników. Krótszy czas przetwarzania wniosków to wzrost satysfakcji pracowników – mówi Andrzej Kisielewski, dyrektor biura personalnego PKN Orlen.
- Według przyjętego w naszej firmie modelu każdy wnioskodawca może śledzić swój wniosek, oglądać komentarze i uwagi, przez co staje się uczestnikiem podejmowanych decyzji. Automatyzacja procesu łączy się nie tylko z lepszą jakością obsługi, ale i z konkretnymi oszczędnościami. Oszczędzamy czas pracowników, kierowników, a także służb kadrowych i księgowych – podsumowuje Kisielewski.

PKN Orlen jest jedną z największych korporacji przemysłu naftowego w Europie Środkowo-Wschodniej. W siedmiu rafineriach zlokalizowanych w Polsce, Czechach i na Litwie zajmuje się przerobem ropy naftowej na takie produkty jak: benzyny bezołowiowe, olej napędowy, olej opałowy, paliwo lotnicze, tworzywa sztuczne i wyroby petrochemiczne. Zintegrowany kompleks rafineryjno-petrochemiczny w Płocku zaliczany jest do najnowocześniejszych i najefektywniejszych tego typu obiektów w Europie. Łączne moce przerobowe Orlenu w Europie Środkowo-Wschodniej wynoszą 31,7 mln ton ropy rocznie.