W dzisiejszym biznesie, zdominowanym przez informację, by przetrwać, nie wystarczy posiadanie nawet dobrze funkcjonującego systemu informacyjnego. Jego składowe (elementy pozwalające na utrzymanie i dostarczanie informacji użytkownikom oraz techniczno-organizacyjne środki zbierania danych, komunikacji, przetwarzania i ich ochrony) są oczywiście istotne. Jednak globalizacja rynku, wzrost konkurencji, nastawienie na jakość w celu uzyskania przewagi rynkowej, szybki rozwój technologii informacji i komunikacji oraz zachodzące w otoczeniu i wewnątrz samych organizacji zmiany wymuszają również skuteczne zarządzanie zasobami informacji. W taki sposób, by można je było wykorzystywać przede wszystkim na poziomie operacyjnym i decyzyjnym. Odpowiednie podejście do tego zagadnienia może decydować niejednokrotnie o rozwoju firmy, a nawet jej przetrwaniu.

Ludzki wymiar

Warto zaznaczyć, że zasoby informacyjne w firmie to nie tylko posiadane informacje (czyli sformalizowane przy pomocy symboli czy liczb wiadomości o danym obiekcie lub zdarzeniu, przeznaczone dla konkretnego odbiorcy, najczęściej będące rezultatem przetworzenia danych źródłowych), ale także wiedza i doświadczenie pracowników. Być może nawet nie „także”, ale przede wszystkim, jeśli weźmiemy pod uwagę statystyki, według których ok. 70 proc. krytycznych z punktu widzenia organizacji informacji jest w posiadaniu ludzi. To właśnie wiedza pracowników i ich doświadczenie decyduje o wykorzystaniu zdobytych informacji. Tylko oni wiedzą, jak je odpowiednio wykorzystać.

Wszystko to sprawia, że choć zarządzanie informacją nie jest czynnością prostą – staje się powoli koniecznością. Choćby dlatego, że zasadniczy cel zarządzania informacją (rozumianego jako odpowiednie gromadzenie, przetwarzanie i komunikowanie informacji, również pozyskiwanych z otoczenia), ma w konsekwencji przynieść zysk, czyli skutkować na przykład wzrostem efektów działalności przedsiębiorstwa czy obniżką kosztów.

Informacja w systemie

System informatyczny wewnątrz organizacji to zespół ludzi, środków i metod zbierania, kodowania, dekodowania, przechowywania, przetwarzania, odnajdywania i komunikowania, a także aktualizacji i użytkowania danych potrzebnych kadrze kierowniczej do podejmowania decyzji i kierowania. Jego odzwierciedleniem jest w pewnym stopniu struktura organizacyjną – pokazuje ona, jakimi głównymi drogami płyną dane, i hierarchizuje je w korelacji z poszczególnymi szczeblami organizacyjnymi. Ukazuje także wzajemne relacje między komórkami i generowanymi przez nie danymi. System informacyjny firmy musi być zorientowany według konkretnych potrzeb organizacji. Przede wszystkim powinien:

- dostarczać informacje kompleksowe i aktualne,

- zapewniać selektywne i skuteczne wykorzystanie informacji oraz właściwą ich wymianę między komórkami organizacyjnymi, przełożonymi i podwładnymi w obydwu kierunkach,

- być prosty w użytkowaniu i zapewniać szybkie metody pozyskiwania informacji z ustalonych źródeł,

- umożliwiać natychmiastowe pozyskanie danych, nawet z najniższego szczebla zarządzania, wyszukiwać i kojarzyć informacje z różnych źródeł i przedstawiać dane i wyniki ich analiz w różnych układach sprawozdawczych,

- zapewniać przepływ informacji oparty na sprzężeniach zwrotnych.

Należy zaznaczyć, że system informacyjny musi ewoluować, by coraz sprawniej przetwarzać gromadzone informacje. Zmiany te wywołane są właśnie poprzez zarządzanie informacją. Realizacja tego procesu powoduje bowiem pojawienie się, na przykład, nowych potrzeb informacyjnych czy też konieczność określenia nowych powiązań komunikacyjnych.

System i co dalej?

Standardowe podejście do zagadnienia systemu informacyjnego w firmie w wymagających warunkach biznesowych, jakie niesie za sobą współczesny rynek, wymaga czegoś więcej. W takich warunkach ilość generowanych informacji jest tak duża, że sprawne zarządzanie nimi jest niemożliwe bez wspomagania odpowiednimi, zaawansowanymi narzędziami, np.: sieci intranetowe, internetowe, nowoczesne oprogramowanie oraz wszelkiego rodzaju środki medialne. To istotny element przewagi konkurencyjnej, ponieważ nowoczesne metody przetwarzania danych i kompleksowe systemy komunikacji mają istotne znaczenie, biorąc pod uwagę choćby szybkość wykonywania poszczególnych operacji, a także umożliwiają kompleksowe i proste połączenie zasobów informacji, wiedzy i doświadczenia. Oczywiście, technologia nie gwarantuje sukcesu skutecznego zarządzania informacją. Jej zastosowanie jest efektywne tylko pod warunkiem, że są ludzie umiejący ją wykorzystać. Wracamy zatem do kwestii personelu. Pracownicy muszą umiejętnie wykorzystywać nowe technologie informacji, między innymi: komputery osobiste, systemy przesyłania danych, pocztę elektroniczną, środki komunikowania, a członkowie kadry kierowniczej także systemy wspomagania decyzji.

Zadane wyniki procesu zarządzania informacją w firmie można osiągnąć tylko poprzez integrację wielu czynników, czyli wykorzystanie wiedzy (także w rozumieniu dobrego zarządzania wiedzą, co jest jednak osobną kwestią) i doświadczenia zatrudnionych osób, nowoczesnych metod archiwizowania informacji oraz dobrej komunikacji między uczestnikami danego procesu.  

Według niektórych specjalistów, zarządzanie informacją wydaje się być krytyczną funkcją działalności każdej organizacji. Nawet bez uświadamiania sobie tego problemu jako odrębnego procesu informacja we współczesnej firmie jest wartością o ogromnym znaczeniu. Stąd konieczność podejścia do tego tematu w sposób systemowy. By organizacja świadomie i aktywnie wykorzystywała posiadane przez siebie zasoby: informacyjne, wiedzy, doświadczenia i archiwów, musi nastąpić połączenie wszystkich wymienionych elementów, wchodzących w zakres zarządzania informacją. Realizacja wszystkich podejmowanych przez przedsiębiorstwo zadań opiera się bowiem na kluczowych decyzjach kadry kierowniczej. Natomiast trafność tych decyzji niemal bezpośrednio zależy od jak najwyższej jakości informacji oraz ich dostępności w odpowiednim czasie (czyli od tego, co jest podstawą zarządzania informacją w firmie), jakie posłużyły menedżerom, uruchamiającym proces decyzyjny.

Rafał Zielkiewicz