Zdaniem zgromadzonych na kongresie, zarówno prelegentów jak i uczestników spotkania z których większość praktykuje outsourcing w swojej firmie, oddawanie procesów na zewnątrz w chwili gdy źle funkcjonują jest kolosalnym błędem. Jedynie dobrze zdefiniowany, zmierzony i stosunkowo poprawnie działający proces można oddać w ręce outsourcera. Tylko wtedy może on skutecznie nim zarządzać i usprawniać, jeśli otrzyma jasne wskazówki od klienta. Po co jednak oddawać dobrze funkcjonujący proces w obce ręce?

Pytanie o cel outsourcingu przewijało się przez dwa dni konferencji. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez Outsourcing Magazine głównym powodem wcale nie są koszty. Wyniki badania postaw i wykorzystania outsourcingu wśród największych polskich przedsiębiorstw, pokazują jasno, że najważniejsze jest zbudowanie odpowiedniej relacji z partnerem kontraktu. Zdecydowana większość firm, która wyraziła zadowolenie z powzięcia decyzji o outsourcingu i osiągnęła wyznaczone cele, miała jasno określone wytyczne kontraktu i dobrą strategię komunikacji – wewnątrz i na zewnątrz firmy. (więcej informacji w raporcie Outsourcing Magazine).

- To prawda, że najważniejsze podczas trwania umowy jest prawidłowe kształtowanie relacji z dostawcą outsourcingu IT – mówił podczas prelekcji Radosław Nożykowski z kancelarii Baker & McKenzie. Przytoczył także w swoim wystąpieniu kluczowe aspekty w procesie wyboru dostawcy i negocjacji oraz omówił najczęstsze błędy popełniane przez kontrahentów.

Uczestnicy konferencji, wśród których przeważali dyrektorzy działów IT, ze sporym zdziwieniem przyjęli fakty przedstawione przez Piotra Białkowskiego z Banku Pekao. Zdziwienie budził przede wszystkim rygorystyczny system nadzoru na kontraktami outsourcingowymi w polskich bankach.

- Outsourcing IT w systemie bankowym w Polsce nie jest rzeczą prostą i łatwą. Niesie za sobą ogromną ilość wyzwań stawianych bankom i dostawcą usług – szczególne wymogów prawa i nadzoru bankowego. Ponadto usługi outsourcingowe dla banków są droższe - jak wiadomo, dla banku VAT jest kosztem, którego bank nie może odliczyć. Ale to tylko pokazuje, że nie zawsze koszty grają główną rolę w outsourcingu – mówił Piotr Białkowski.

Radosław Weiss z Netii udowodnił w prezentowanym case study, że w projektach outsourcingowych najważniejszą rolę gra czynnik ludzki.
- By kontrakt doszedł do skutku i potem prawidłowo funkcjonował konieczna jest odpowiednia strategia komunikacyjna w firmie. Zarówno w stosunku do pracowników, którzy naturalnie mogą się czuć zagrożeni skutkami projektu, ale także do kontrahentów i współpracowników. Ich też, pośrednio, może dotyczyć ten problem – mówił Radosław Weiss. Pokazał także, jak w Netii z sukcesem, dzięki odpowiedniemu podejściu i zapewnieniu bezpieczeństwa, udało sie przeciwdziałać eskalacji niezadowolenia pracowników.

Duże zainteresowanie wzbudził Tomasz Matuła z Telekomunikacji Polskiej pokazując zastosowanie outsourcingu w praktyce na jednym z największych kontraktów w Polsce.

- Najważniejsze jest, by założenia zgadzały się z rzeczywistością. Jestem daleki od tego, by oddawać na zewnątrz po pierwsze nieuporządkowany proces, po drugie proces, którego kosztów prowadzenie wewnątrz firmy nie jesteśmy pewni – ostrzegał w wystąpieniu. - Z kolei z punktu widzenia oszczędności, odradzam uwzględniania w biznes planie takich wartości, które nie mają bezpośredniego przełożenia na budżet. Wartości niepoliczalne i dodane są istotne i powinny być ujęte w całościowym wyliczeniu, ale najważniejsze są twarde liczby.

Jakie role może spełniać outsourcing w organizacji pokazał Robert Skrzypczak z Lafarge ITEC. Dla całego koncernu Lafarge, warszawskie centrum shared service jest punktem węzłowym całego IT korporacji.

- Było bardzo trudno określić i wypracować taki model cenowy, by był on akceptowalny w praktyce outsourcingu wewnątrz-korporacyjnego. To było przedsięwzięcie na lata. Ale dziś nie tylko działamy skutecznie, nie tylko przejmujemy coraz to nowe obszary IT koncernu ale także sami jesteśmy dużym odbiorcą usług outsourcingowych. Całe nasze centrum bazodanowe prowadzi zewnętrzny dostawca usług. I z naszego punktu widzenia jest to decyzja bardzo trafna.

Przez całą konferencję, zarówno ze strony prelegentów, ale także słuchaczy powtarzał się jeden motyw – jaki jest cel outsourcingu? To pytanie powtarzało się nieustannie podczas dyskusji na sali wykładowej i w rozmowach kuluarowych. Odpowiedź nie jest łatwa a już tym bardziej jednoznaczna. Dla każdej firmy ten cel jest inny i każda organizacja może go realizować innymi sposobami. Nawet nie koniecznie za pomocą outsourcingu. Jest jednak wspólny element, który podkreślali prelegenci – należy ten cel znać, widzieć jakie są nasze możliwości jego realizacji i z uporem i konsekwencją do niego dążyć.