Narzędzia do stworzenia systemu ujednoliconej komunikacji oferują na polskim rynku firmy z branży teleinformatycznej, m.in. Microsoft, NextiraOne, Nortel, Qumak Sekom czy Cisco Poland. Korzyści, jakie przedsiębiorstwo czy instytucja może zyskać stosując UC, zależą od aplikacji i usług oferowanych przez dostawcę. Przykładowo, zestaw narzędzi do ujednoliconej komunikacji proponowany przez Microsoft pozwala m.in. na przekazywanie informacji o miejscu pobytu danego pracownika. Inne osoby korzystające z systemu wiedzą, gdzie się on aktualnie znajduje (np. przy komputerze, z dala od komputera, jest zajęty, uczestniczy w spotkaniu, wyszedł na obiad itd.). Takie informacje umożliwiają jeszcze sprawniejszy kontakt między współpracownikami. Z kolei spontaniczne konferencje i wideokonferencje przez Internet usprawniają proces podejmowania decyzji w czasie rzeczywistym dzięki prostym mechanizmom konfiguracyjnym, udostępnieniu łączy do funkcji zarządzania obecnością oraz możliwości inicjowania konferencji jednym kliknięciem myszy. Wartość wideokonferencji rośnie wraz z redukcją czasu potrzebnego na ich organizowanie. To, oczywiście, tylko niektóre możliwości i korzyści wynikające z ujednoliconej komunikacji Microsoft.

Wydajny przekaz informacji
– Dla nas unified communication to określenie systemu, który maksymalizuje efektywność komunikacji niezależnie od tego, jakim medium dysponuje użytkownik w danej chwili – definiuje Grzegorz Dobrowolski z Cisco Poland, jednego z czołowych dostawców UC.
Dzięki systemowi UC, firmy są w stanie sprawnie przekazywać informacje do swoich partnerów i klientów, zwiększyć wydajność pracy oraz obniżyć koszty działania i podnieść trafność podejmowanych decyzji. Systemy komunikacyjne muszą być sprawne i bezpieczne, by przesyłana informacja – bez względu na formę oraz lokalizację nadawcy – dotarła na czas do właściwego adresata. Ponadto system musi mieć dość oczywisty interfejs użytkownika i oferować możliwości łączenia różnych narzędzi i kanałów komunikacyjnych w spójną sieć. Aby tego typu rozwiązania działały efektywnie, bezpiecznie i niezawodnie, zapewniając przy tym wysoką jakość, muszą się integrować z inteligencją sieci komunikacyjnej przenoszącej informacje.
Doskonałym przykładem wykorzystania unified communication jest Kronopol. Firma mająca siedzibę w Żarach, nieopodal granicy polsko-niemieckiej, jest jednym z największych na świecie producentów płyt i wyrobów drewnopochodnych (wchodzi w skład szwajcarskiej grupy Krono Holding AG). Kronopol zarządza nie tylko fabryką w Żarach, ale także przejętymi przez grupę Krono zakładami Kronostar w Szarji (Rosja) oraz Kronolviv pod Lwowem (Ukraina). Obydwa położone są na obszarach leśnych, o bardzo słabej infrastrukturze. Wewnętrzna sieć telefoniczna w rosyjskiej i ukraińskiej fabryce była bardzo prymitywna, natomiast infrastruktury do transmisji danych nie było w ogóle.

Firma w potrzebie
Przed Kronopolem stanęło, więc zadanie zbudowania od podstaw wszechstronnej płaszczyzny komunikacyjnej. Kluczowym zagadnieniem było stworzenie lokalnej sieci komputerowej i systemu telefonicznego oraz zapewnienie skutecznej łączności z resztą firmy przez centralę w Żarach. Wszystkie działania związane z eksploatacją i utrzymaniem systemu teleinformatycznego, Kronopol musiał realizować siłami własnych pracowników – głównie tych w Żarach. Innym wyzwaniem okazał się brak w Szarji i Kronolvivie publicznej infrastruktury łączności. Nie było możliwości doprowadzenia naziemnego łącza transmisji danych, natomiast sieć telefoniczna okazała się bardzo zawodna.
Na problemy z dostępnością infrastruktury nałożyły się wkrótce sprawy finansowe: liczne międzynarodowe połączenia telefoniczne między Polską a Ukrainą i Rosją stanowiły źródło bardzo wysokich kosztów. W tej sytuacji kluczowym zagadnieniem stało się stworzenie systemu telefonicznego, który byłby tani w eksploatacji, łatwy w utrzymaniu (tu szczególny nacisk położono na administrowanie całym systemem z Żar) i zapewniłby dobrą komunikację z centralami w Polsce w Szwajcarii. Kronopol wybrał rozwiązanie oparte na telefonii IP. W każdej lokalizacji zainstalowano oprogramowanie Cisco. Wdrożenie systemu telefonii IP wraz z sieciami lokalnymi w dwóch fabrykach kosztowało ok. 100 tys. dolarów.
– Praktycznie tyle samo wydalibyśmy na VoIP z wykorzystaniem tradycyjnych central telefonicznych. Wtedy jednak nie mielibyśmy ani centralnego zarządzania ani łączności bezprzewodowej – mówi Jaromir Wróblewski, dyrektor ds. informatyki Kronopolu.

Połączeni ze światem
Co dała ta technologia Kronopolowi? Podstawową korzyścią jest to, że administrowanie całym systemem – złożonym z ponad stu telefonów w trzech krajach – prowadzone jest z Żar i wykonuje je w ramach części etatu jedna osoba. To ogromna oszczędność nie tylko pieniędzy, ale również możliwość wykorzystania mocy produkcyjnych w inny sposób. Zarówno w zakładach na Ukrainie, jak i w Rosji nie ma administratorów sieci lokalnej ani telefonicznej. Uniknięto również kontraktów zewnętrznych na utrzymanie systemu telefonicznego. Dzięki wykorzystaniu telefonii IP połączenia telefoniczne i faksowe między Kronopolem w Żarach a Kronostarem w Rosji i Kronolvivem na Ukrainie są teraz praktycznie bezpłatne (w ramach abonamentu pokrywającego koszty wykorzystania łącza satelitarnego). Koszty rozmów między Kronopolem a innymi abonentami w Rosji i na Ukrainie naliczane są według rosyjskich i ukraińskich taryf krajowych. Co więcej, do Kronostaru i Kronolviva można dodzwonić się nie tylko do centrali firmy, ale – przez bramkę VoIP w Żarach – również na dowolny numer telefoniczny na świecie. Możliwość ta ma ogromne znaczenie szczególnie dla często podróżujących pracowników Kronopolu, którzy – odwiedzając podległe firmie zakłady – mogą łatwo kontaktować się z rodzinami. Rozwiązania taryfikacyjne uzyskane dzięki wdrożeniu telefonii IP przynoszą firmie znaczące oszczędności.

Tomasz Jurczak

komentarze

Przemysław Poppe, dyrektor IT w AmRest
Od Cisco kupiliśmy zestaw rozwiązań, poczynając od telefonii IP – callamanger, przez system do wideo- i telekonferencji meetingplace, a na systemie unity do poczty głosowej skończywszy. Powodem takiego wyboru jest fakt bardzo szybkiego rozwoju AmRest. Wielu naszych pracowników podróżuje lub wykonuje pracę w terenie, często w międzynarodowym środowisku. Dlatego potrzebowaliśmy uniwersalnego rozwiązania, które zapewni nam oszczędności na połączeniach przy zachowaniu poziomu bezpieczeństwa. Główne korzyści które uzyskaliśmy wprowadzając unified communications, to niższe koszty całkowite połączeń, a także samych podróży dzięki zastąpieniu ich przez system tele- i wideokonferencji. Łatwość administracji oraz integracja z innym oprogramowaniem w firmie sprawia, iż w dużo krótszym czasie możemy skontaktować się z naszymi pracownikami.

Jacek Kwiatkowski, unified communications product manager z firmy Microsoft
Ogromna liczba metod komunikacji, do których mamy obecnie dostęp, często powoduje, że kontakt z konkretną osobą zamiast stać się prostszy, jest o wiele trudniejszy. Wynika to z braku zintegrowania ze sobą narzędzi, z których korzystamy przy wysyłaniu głosu, tekstu czy obrazu. Wystarczy przypomnieć sobie, ile razy nie odpowiedziano na wysłanego przez nas maila bądź nie odebrano ważnego telefonu, nawet po kilku próbach połączenia. Unified communications to system, który łączy w jedną platformę wszystkie tradycyjne metody komunikacji. Pozwala na opanowanie komunikacyjnego chaosu i gwarantuje pełniejszy i szybszy dostęp do informacji oraz poprawia komfort i wydajność pracy.