Jeżeli prezes firmy prosi sekretarkę o przygotowanie herbaty, zazwyczaj sądzi, że herbata ta kosztuje firmę tyle, co herbata, czyli grosze. I to prawda, z tym, że nie do końca. Proces zamawiania herbaty od strony kosztowej bowiem jest niezwykle skomplikowany.
Sekretarka lub ktoś inny musiała pójść do sklepu i kupić herbatę. Wcześniej pracownik działu księgowości musi wydać zaliczkę na zakup, wypełniając przy tym większą lub mniejszą liczbę formularzy i uzyskując akceptację większej lub mniejszej liczby osób. Po zakupie herbaty, sprzedawca wydał fakturę sekretarce, która po dokładnym jej opisaniu i sprawdzeniu, przekazała ją do księgowości. Tam sprawdzono fakturę pod względem formalnym, opieczętowano i wprowadzono do systemu finansowo-księgowego. Potem główna księgowa podliczyła koszty i sporządziła deklaracje podatkowe, następnie inna osoba wysłała je do urzędu skarbowego. Dyrektor finansowy ujął w koszty kontrolingowe koszty herbaty, sekretarki, pani kasjerki, pani od księgowania dokumentów, głównej księgowej, własne, czyli dyrektora finansowego, energii elektrycznej, wody, cukru, filiżanki, systemu finansowo-ksiegowego, papieru do drukowania deklaracji, druków wypłaty zaliczki, poczty, tonerów, telefonów stacjonarnych i komórkowych użytkowanych przez pracowników księgowości i sekretarki, kosztów komputerów, na których ta faktura była zaksięgowana, czynszu najmu powierzchni zajmowanej przez dział księgowości i sekretarki itd. Gdyby był spostrzegawczy i sumę wszystkich kosztów poniesionych na proces wypicia herbaty podzielił przez liczbę wpitych herbat, to okazałoby się, że była to najdroższą herbata na świecie (koszt samej herbaty był w tym wszystkim najmniej ważny).
Przyjmijmy, że jedna herbata będzie kosztowała nie mniej niż 100 zł. Teraz wyobraźmy sobie, że w naszym biurowcu otwarto małą restauracyjkę, której właściciel przychodzi do prezesa i proponuje mu herbatę za 50 zł! Mimo że oferta jest aż o połowę tańsza od rzeczywistego kosztu herbaty, to przedstawiciel restauracji posądzony będzie o lichwę i hochsztaplerstwo i pewnie usłyszy kilka innych epitetów, oferując taką cenę.
Dlaczego, skoro herbata byłaby o 50% tańsza? Dlatego, że mało kto patrzy na koszty procesu, natomiast wielu patrzy na koszty 0 nazwijmy je – detaliczne. Koszt detaliczny herbaty to 20 gr, a procesu wypicia herbaty – aż 100 zł. Pytanie, które koszty są ważniejsze.
Oczywiście, ktoś powie, że sekretarkę musimy mieć, ponieważ robi jeszcze coś innego, zatem czy zrobi jedną herbatę więcej czy mniej, to nie ma znaczenia, księgowość musimy mieć i czy zaksięgują jedną herbatę więcej czy mniej to też nie ma znaczenia itd. Zatem jeżeli zrezygnujemy z picia herbaty, koszty spadną jedynie o koszty herbaty, wody i może trochę mniej zapłacimy za energię elektryczną. Zyskamy więc niewielkie oszczędności.
Ale ktoś inny powie, że gdybyśmy zaczęli pić dziesięć razy więcej herbaty, to prawdopodobnie musielibyśmy zatrudnić drugą sekretarkę, kogoś następnego do działu księgowości, ponieważ przybyło dokumentów itd.
Prawda jest taka, że procesy kosztują. Firma musi realizować ich bardzo wiele. Wytwarzać produkt lub go sprzedawać, oferować usługi itp. Żeby dany proces móc wykonać z należytą starannością i odpowiednią jakością, zatrudnia kompetentne osoby. Zatem im większa liczba procesów, tym większe koszty ich realizowania, a im ich mniej – tym taniej.
Dlaczego firma nie produkuje herbaty sama, tylko outsourcuje ten proces do producenta herbaty? Odpowiedź jest prosta. Dlatego że koszty wytworzenia herbaty we własnym zakresie zapewne byłyby wyższe. I to jest prawda. Zatem czemu nasza firma zajmująca się handlem, np. książkami, sądzi, że proces księgowy realizowany we własnym wydaniu będzie tańszy niż realizowany przez firmę zewnętrzną, która tylko tym się zajmuje? Nie ma tak naprawdę żadnych powodów, aby sądzić, że sami zrobimy to lepiej, jeżeli to coś nie jest naszym core biznesem. Herbatę kupujemy na zewnątrz, bo jest taniej, telefony, papier i tysiące innych rzeczy włącznie z ochroną, sprzątaniem, komunikacją, transportem itd. To samo dotyczy księgowości, IT, logistyki.
Błędne jest twierdzenie, że dział księgowości kosztuje tyle, ile osoby tam zatrudnione.
Zobaczmy, jakie to koszty:
1.wynagrodzenie brutto osób tam zatrudnionych,
2.podatki i ubezpieczenia opłacane przez pracodawcę.

To tylko tzw. personal cost. Ale na tym nie koniec:
3.system finansowo-księgowy,
4.obsługa IT tego systemu i komputerów,
5.energia elektryczna do komputerów, oświetlenia itp.,
6.komputery, drukarki, kable, nośniki danych, infrastruktura IT,
7.papier, toner, długopisy, pisaki, ołówki,
8.woda, herbata, kawa plus sprzęt do jej wytwarzania,
9.telefony stacjonarne i komórkowe,
10. poczta, kurierzy,
11. samochód służbowy,
12.Koszty poszukiwania nowych osób, gdyby jakiś pracownik wybrał tzw. zewnętrzną ścieżkę kariery zawodowej
13. czynsz najmu powierzchni biurowej, bo gdzieś te osoby muszą pracować,
14. koszty zastępstw, urlopów i tych zwykłych, i tych macierzyńskich, chorób,
15. koszty premii, podwyżek, bonusów,
16. koszty zarządzania całym procesem – to tylko te najważniejsze.

Po podsumowaniu tych wszystkich kosztów i podzieleniu ich przez liczbę osób zatrudnionych w dziale księgowości, otrzymamy tzw. koszty związane ze stanowiskiem pracy, czyli personal related costs. Są one, jak wynika z doświadczeń, przynajmniej dwukrotnie wyższe niż personal cost.
Pamiętajmy, że zlecając firmie zewnętrznej realizację usług księgowych outsourcujemy wszystkie koszty, a nie jedynie koszty osobowe. To spora różnica i dużo mniejsze zmartwienie na przyszłość. Jeżeli jeszcze personal related costs podzielimy sobie przez liczbę dokumentów księgowych, to koszt zaksięgowania jednego dokumentu wywołałby zaskoczenie.
Dlaczego zatem firma zewnętrzna jest gotowa do oferowania niższych cen niż te ponoszone przez nas?
Powodów jest kilka. Po pierwsze, specjalizacja powoduje znaczne uproszczenie procesów, a tym samym – ponieważ jest ich mniej – są niższe. Zewnętrzny usługodawca potrzebuje co najmniej o 30% mniej osób do danego procesu niż firma, która tym procesem się nie zajmuje na co dzień.
Po drugie, specjalizacja powoduje to, że główny księgowy, który jest najdroższym etatem (duża odpowiedzialność), w firmie świadczącej usługi księgowe zajmuje się jedynie odpowiedzialnością (sprawdza i nadzoruje pracę księgowości jednocześnie dla kilku firm). Natomiast samo księgowanie dokumentów powierza osobom z mniejszym doświadczeniem, a zatem tańszym. Z kolei w firmie, główny księgowy oprócz odpowiedzialności, zajmuje się też księgowaniem, które mógłby robić tańszy pracownik. Paradoksalnie, im mniejsza firma tym jednostkowe koszty są znacznie wyższe.
Po trzecie, spore znaczenie ma sezonowość. Firma utrzymuje koszty księgowości na takim poziomie, aby w okresie szczytu mogła bez problemów funkcjonować. Jeżeli taki szczyt trwa np. jeden tydzień w miesiącu lub trzy miesiące w roku, przez resztę czasu pracy firma płaci za gotowość, a nie za wykonywanie zadań. Dla odmiany outsourcer obsługujący kilka przedsiębiorstw ma możliwość przesuwania ludzi z jednego do drugiego zadania w okresach, kiedy jest to konieczne, bez potrzeby zwiększenia swoich kosztów. A klient może ustalić, że cena za usługę liczona jest od liczby przetworzonych dokumentów. Płaci wtedy za pracę, a nie za samą gotowość do jej świadczenia.
Jak w każdym biznesie, dwa czynniki decydują o tym, czy klient kupi dany towar lub usługę. To cena i jakość. Outsourcing dziś to sposób na obniżenie ceny przy jednoczesnej poprawie jakości. Dla klienta oznacza to brak inwestycji w aktywa potrzebne do prowadzenia księgowości oraz pozyskanie kompetencji, które w istotny sposób mogą obniżyć koszty funkcjonowania. Pamiętajmy, iż w firmie outsourcingowej pracuje znacznie więcej ludzi, niż mogłoby pracować u klienta bezpośrednio. Co więcej, ludzie ci dysponują w sumie znacznie większym doświadczeniem i wiedzą niż jedna osoba, np. główny księgowy na etacie w firmie. Myślę że outsourcing to już nie pytanie „czy?”, a raczej „jak i kiedy?”.

Jarosław Tuczko
managing director
FinGroup Polska Sp z.o.o