Systemy do zarządzania personelem, obejmują zwykle szereg zintegrowanych funkcji pozwalających na wsparcie procesów ZZL (zarządzania zasobami ludzkimi). Należą do nich m.in.: zarządzanie strukturą organizacyjną wraz z opisami stanowisk, funkcje informacyjne i samoobsługowe dla pracowników (ESS), narzędzia dla kadry zarządzającej (MSS), rekrutacja pracowników, planowanie, budżetowanie i obsługa szkoleń, zarządzanie kompetencjami pracowników, oceny okresowe pracowników, zarządzanie przez cele, awansowanie i zarządzanie talentami, wartościowanie stanowisk. Na ogół systemy HCM/HRM (human capital management/human resource management) są zintegrowane z systemami kadrowo-płacowymi. Pozwala to dobrze wykorzystywać funkcje informacyjne i samoobsługowe. Pracownik za pośrednictwem systemu ma do dyspozycji informacje, które go dotyczą (liczba dni urlopu, zaplanowane szkolenia, wypłacone wynagrodzenia itd.). Wykorzystując dostępne funkcje samoobsługowe, pracownik może złożyć wniosek urlopowy, wystąpić o przelewanie wypłat na nowe konto, zaplanować urlop, rozliczyć nadgodziny lub delegację. Firma w ramach tych funkcji może również realizować własną politykę informacyjną w stosunku do swoich pracowników. Może przekazywać informacje o misji i strategii firmy czy o wynikach finansowych w ostatnim okresie. Wdrożenie tego typu rozwiązań w znaczący sposób odciąża służby kadrowe, zwiększając jednocześnie zadowolenie samych pracowników.

Przeszukiwanie sieci
Dziś informatyzacja zarządzania to dążenie do wykorzystania potężnych możliwości Internetu: projektuje się dedykowane portale tworzące i porządkujące środowisko pracy oraz samoobsługowe serwisy informatyczne dla pracowników i kierowników firm. Rozbudowane systemy IT wspierają zarządzanie kapitałem ludzkim i służą optymalnemu wykorzystaniu personelu do realizacji strategicznych celów.
– Coraz częściej oprogramowanie służy do szybkiego rekrutowania pracowników. Po pierwsze, rynek pracy skurczył się – wolnych do pozyskania pracowników jest coraz mniej. Po drugie, aktualna sytuacja nie przypomina tej sprzed kilku lat: pracownicy są mobilni, wyjeżdżają za granicę – przekonuje Wojciech Dobrowolski, wiceprezes ds. rozwoju produktów w firmie Teta.
– Zmienia się też struktura przedsiębiorstw: wydzielane są na zewnątrz osobne organizacje, powstają tymczasowe struktury do realizacji określonych zadań, zatrudnia się pracowników tymczasowych. Nie sposób obecnie skutecznie zarządzać wszystkimi procesami kadrowymi i rozliczeniami bez właściwego oprogramowania – dodaje.
Dostawcy oprogramowania coraz mocniej rozwijają technologie internetowe, wspomagające procesy rekrutacji i obsługi pracowników. Internet skutecznie przejął rolę ogłoszeń prasowych – to dzięki niemu możliwe jest błyskawiczne wyszukanie ludzi z odpowiednimi kwalifikacjami dla danego stanowiska. Mechanizmy wbudowane w systemy HR pozwalają przeszukiwać (m.in. według słów kluczowych) strony internetowe, blogi czy grupy dyskusyjne, aby dotrzeć do specjalistów w danej dziedzinie, pasjonatów, ludzi, którzy mają w dorobku niestandardowe dokonania. Po stworzeniu listy takich osób wystarczy się z nimi skontaktować i umówić na rozmowę.
Wielu specjalistów uważa, że taka jest przyszłość rekrutacji, zwłaszcza że systemy HR w przedsiębiorstwach są zintegrowane z systemami funkcjonującymi u partnerów – firm rekrutacyjnych i headhunterskich. Dzięki temu wymiana informacji o czekających na obsadzenie stanowiskach i kandydatach do pracy jest niemal błyskawiczna.

Miękki i twardy
Na miękką część systemów HCM składają moduły: rozwój kadr, zarządzanie kompetencjami i kwalifikacjami zatrudnionych, oceny personalne, zarządzanie szkoleniami i e-learning oraz rekrutacja pracowników. Dopiero współpraca miękkich funkcjonalności z twardymi pozwala na profesjonalne zarządzanie pracownikami. Zwłaszcza że coraz większe znaczenie zaczynają odgrywać oceny pracownicze. Dzięki nim możliwa jest precyzyjna ocena kreatywności, solidności i chęci rozwijania wiedzy przez poszczególnych pracowników na podstawie osiąganych wyników. Nowoczesny system HCM ułatwia zatem udzielanie odpowiedzi na pytania dotyczące wydajności pracownika i związanych z nim kosztów – na przykład: którzy pracownicy działają najsprawniej, kto mógłby pomyśleć o przejściu do konkurencji czy też jakich kwalifikacji brakuje obecnie w przedsiębiorstwie.
Dostępne w systemach HCM narzędzia pozwalają obecnie na optymalne dopasowanie pracowników do stanowisk w przedsiębiorstwie. Dostarczają menedżerom HR odpowiednich informacji w postaci analiz posiadanych przez pracowników kwalifikacji i kompetencji w odniesieniu do wymagań kompetencyjnych zajmowanych przez nich stanowisk. A właśnie odpowiednio szybkie i dokładne zbadanie merytorycznych niedoborów w firmie umożliwia dobre zarządzanie wiedzą pracowników – pozwala np.: szybko zbudować zespół wykwalifikowanych ekspertów, których wiedza jest stale uzupełniana o nowe wiadomości z ich specjalizacji.
Kolejnym modułem, który zyskuje popularność, są narzędzia umożliwiające zarządzanie różnymi rodzajami szkoleń, w tym tradycyjnymi i testami online. System może wspomagać tradycyjne szkolenia ale także kompleksowe zarządzanie nauczaniem (klasy LMS – Learning Management System), wykorzystując efektywne, zintegrowane techniki szkolenia przez Internet.

Outsourcing na topie
Krajowy rynek oprogramowania HCM/HRM należy do kilku dostawców. Z globalnych graczy liczą się firmy SAP, Oracle oraz IFS (pakiet IFS Płace został stworzony w Polsce). Polskimi znaczącymi graczami są m.in. DST i Teta. Wszystkie wymienione firmy odnotowują coraz większą sprzedaż oprogramowania HR, niestety, jednak przedsiębiorców zainteresowanych wdrożeniem pełnego pakietu opcji zarządzania miękkim HR jest niewielu. Inna sprawa, że dzisiaj prawie każda, nawet prosta aplikacja HR-owa czy kadrowo-płacowa, zawiera jakieś elementy wspierające zarządzanie personelem. Ale tylko kilka systemów wymienionych wcześniej firm ma większą liczbę zaawansowanych opcji, stawiających je w szeregu narzędzi informatycznych, służących kompleksowemu wspieraniu zarządzania zasobami ludzkimi. Ciekawe jest również to, że coraz więcej firm decyduje się na outsourcing procesów informatycznych HR. Według badania „2007 HR Transformation Report”, przeprowadzonego przez Human Resources Outsourcing Association wraz z firmą ADP, w którym wzięło udział 171 dużych firm z całego świata (ponad połowa z Europy w tym także z Polski), to właśnie procesy HRIS (human resources information systems) są oprócz płac, najchętniej oddawane na zewnątrz. Na outsourcing tej dziedzinie decyduje się blisko 70% firm.

Sebastian Kanikuła