Outsourcing systemów ERP sprawdza się szczególnie w przedsiębiorstwach o mocno rozproszonej strukturze, które muszą zbudować własną infrastrukturę informatyczną. Jeszcze przed wdrożeniem ERP, należy skalkulować realne koszty utrzymania przyszłego systemu i rozpatrzyć różne formy outsourcingu i serwisu. Konieczne jest także opracowanie strategii rozwoju systemu. Wewnętrzny audyt dotyczący zastosowania outsourcingu może w tym pomóc i ułatwić wybór strategii wdrożenia. Może też wpłynąć na wybór konkretnego usługodawcy – dysponującego odpowiednim potencjałem i doświadczeniem.
Decyzja o wyborze strategii utrzymania ERP bywa podejmowana w oparciu o porównanie kosztów zakupu usług zewnętrznych z kosztami procesu wewnątrz firmy. Taka kalkulacja nigdy nie jest prosta – łatwo pominąć w niej wiele kosztownych pozycji związanych z bieżącym utrzymaniem systemu. Dlatego większość dużych firm decyduje się na budowę własnych zespołów, których głównym zadaniem jest administracja, rozwiązywanie bieżących problemów i rozwój systemu ERP. W skład takiego zespołu wchodzą informatycy administratorzy. W utrzymanie ERP angażuje się również kluczowych użytkowników z firmy. Ich zaangażowanie w utrzymanie systemu sprawia, że mniej czasu i energii mogą przeznaczyć na swoje podstawowe zadania, które mają większy i bezpośredni wpływ na wynik firmy. Ten koszt utraconych korzyści jest w zasadzie niemożliwy do wycenienia.

Bez ograniczeń
W outsourcing można przekazać niemal wszystko, co jest związane z użytkowaniem ERP. Wybór obszarów wsparcia zależy od strategii firmy – nie tylko w obszarze IT. W ramach pełnego outsourcingu po stronie outsourcera leży udostępnienie niezbędnej infrastruktury sprzętowej, uzgodnionych licencji na system ERP i bazy danych, opieka autorska z nimi związana, a także zapewnienie bezpieczeństwa danych. Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, firma outsourcingowa odpowiada za bezpieczeństwo danych. Istotne jest, że nakłady związane z wdrożeniem w przypadku outsourcingu są rozłożone w czasie (zgodnie z umową). Firma nie musi inwestować w sprzęt, ludzi czy oprogramowanie.

Outsourcing ERP to nie tylko bezpośrednie oszczędności. Zapewnia przedsiębiorstwu dużo dodatkowych trudnych do przeliczenia korzyści m.in.:
- współdzielenie odpowiedzialności biznesowej,
- przewidywalność i stabilizacja kosztów związanych z działaniem wydzielonego obszaru,
- wzrost wydajności i stabilności środowiska informatycznego,
- możliwość wykorzystania outsourcingu jako metody na reorganizację przedsiębiorstwa.

Mimo to towarzyszy mu nadal wiele obiegowych opinii. Najbardziej rozpowszechnioną jest ta dotycząca sfery kosztów.
– Trzeba wyraźnie zaznaczyć – outsourcing nie jest sposobem na drastyczne obniżenie wydatków ponoszonych na IT. Reguluje tę sferę i czyni ją bardziej przejrzystą i podlegającą stałej kontroli – mówi Adam Gębski, dyrektor ds. sprzedaży w ZETO SA.

Dane pod kontrolą
Inna częsta obawa dotyczy utraty kontroli nad danymi. Praktyka jednak pokazuje, że dane powierzone zewnętrznej firmie są bezpieczniejsze niż te przechowywane we własnym zakresie. Outsourcer oferuje najnowocześniejsze centra danych, stosuje się do specjalistycznych procedur bezpieczeństwa. Certyfikowane normy, na przykład System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodny z BS 7799:2-2002, są gwarancją, że usługodawca stosuje procedury zapewniające zabezpieczenie zasobów przed zagrożeniami zewnętrznymi i wewnętrznymi. Bezpieczeństwo danych to właśnie jedna z największych zalet outsourcingu systemu ERP. Ochrona danych i podstawowe praktyki zapewniające bezpieczeństwo informacji w organizacji są bowiem niezależne od wielkości i zasięgu działania przedsiębiorstwa klienta. Nie ma znaczenia, czy jego firma jest kilkuosobowa, czy też jest to korporacja licząca kilka tysięcy pracowników.
Popularność outsourcingu ERP przestała być domeną sektora korporacyjnego. Coraz częściej decydują się na taki krok rodzime firmy średnie, a nawet małe. W ubiegłym roku o prawie jedną trzecią powiększyły się wydatki średnich i małych przedsiębiorstw na systemy ERP. Mali i średni przedsiębiorcy wydali na ten cel ponad 600 mln zł. To skutek wyraźnej zmiany myślenia o outsourcingu. Menedżerowie postrzegają dostęp do najnowszych technologii, zapewnienie nieprzerwanej pracy systemów i pomoc specjalistów jako środki uwiarygodniające firmę w oczach klientów.
Dobry partner outsourcingowy jest w stanie zapewnić wysoki poziom dostępności systemu ERP i opieki nad nim. Może zmienić postrzeganie systemu ERP jako kosztownego i trudnego w utrzymaniu problemu. A szef działu IT w firmie dzięki niemu nie zajmuje się już zapewnieniem działania systemu, lecz może planować nowe przedsięwzięcia usprawniające biznes.

Amica zaoszczędziła
Amica była jedną z pierwszych firm produkcyjnych w Polsce, która pracowała na systemie SAP (oprogramowanie biznesowe klasy ERP), a korzysta z niego od 1998 r (wdrożenie przeprowadziła firma Business Consulting Center). Od siedmiu lat korzysta ze wsparcia zewnętrznego w administracji systemem. Obecnie ma jedną z najbardziej rozbudowanych instalacji SAP w kraju (z systemu korzysta ponad 400 użytkowników). W październiku 2007 r. BCC przejęło odpowiedzialność za całą administrację SAP.
– Nasza firma to biznes w skali międzynarodowej. Wspieranie działalności przy tak dużym rozproszeniu geograficznym i zróżnicowaniu form działalności wymaga bardzo dobrej organizacji. Dlatego postawiliśmy na outsourcing – mówi Andrzej Ochej, dyrektor ds. informatyki w Amice. Firma korzysta z usług firm zewnętrznych w sferze modułu basis (techniczne środowisko produkcyjne) i wsparcia administrowania SAP. Z kalkulacji wynikało, że outsourcing w tych częściach jest opłacalny. I faktycznie – zmniejszył znacznie koszty zatrudnienia.
– Model outsourcingu pozwolił znacznie obniżyć ryzyko związane z dostępnością systemu. Dostawca usług przejął na siebie związaną z tym odpowiedzialność. W tej chwili taki wariant jest dla nas najbezpieczniejszym i najlepszym biznesowo rozwiązaniem – mówi Ochej.
Dzięki outsourcingowi Centrum Kompetencyjne SAP w Amice może się skoncentrować na wspieraniu biznesu, opracowaniu strategii rozwoju, wdrażaniu innowacyjnych rozwiązań i prowadzeniu analiz. Mimo rozległej architektury SAP oraz mnogości systemów zintegrowanych zespół konsultantów zajmujących się SAP-em w Amice od lat liczy sześć osób.

Zadowolony Matkowski
Spółka Matkowski działająca w branży meblarskiej na outsourcing systemu ERP zdecydowała się w 2006 r. Firma wybrała usługi ZETO SA. Zanim doszło do wdrożenia, najpierw obie strony powołały zespoły projektowe. Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za projekt zasad komunikacji i kompetencji było bardzo ważnym elementem uruchamiania systemu. Po analizie informatycznej przyszedł czas wdrożenia.
– W momencie startu systemu uruchomiliśmy pełną usługę obejmującą sześć różnych lokalizacji firmy Matkowski – opowiada Adam Gębski, dyrektor ds. sprzedaży ZETO.
O powierzeniu systemu ERP outsourcerowi zdecydowało kilka powodów, m.in. finanse.
- Wprawdzie koszt 5-letniego użytkowania systemu w modelu outsourcingowym jest nieco wyższy niż w tradycyjnym, to jednak nakłady finansowe związane z uruchomieniem systemu są dużo niższe. Poza tym płatność jest rozłożona w czasie – mówi Damian Mrowiński ze spółki Matkowski.
Jeszcze ważniejszym powodem był stan infrastruktury providerów internetowych.
– Potrzebowaliśmy systemu z obsługą dla czterech firm w sześciu różnych lokalizacjach. Telekomunikacja nie była w stanie zagwarantować nam łączy o odpowiednich parametrach – dodaje Mrowiński.
Podstawowymi kryteriami doboru partnera firmy, którymi kierowała się spółka Matkowski, były: doświadczenie dostawcy, liczba zrealizowanych projektów, sprawność realizacji tychże projektów, pozycja na rynku, stabilność finansowa, referencje oraz funkcjonalność dopasowana do potrzeb firmy. Współpracę z firmą ZETO klient ocenia wysoko.
– Duży wpływ mają na to korzyści, które dał outsourcing: wzrost jakości, stabilności i wydajności działania systemu, oszczędności wynikające z braku nakładów na inwestycje w nowe technologie oraz zwiększenie bezpieczeństwa kluczowych danych. Mogliśmy pozostawić sobie funkcję określania zadań, natomiast ich realizację powierzyliśmy ZETO – podsumowuje Mrowiński.

Sebastian Kanikuła
współpraca: BW