Zarządzanie nieruchomością to nie tylko administrowanie (czynności związane z bieżącą eksploatacją i utrzymaniem nieruchomości w należytym stanie). To także samodzielne podejmowanie decyzji strategicznych lub wskazywanie ich właścicielowi. Decyzje powinny dotyczyć wyboru strategii zarządzania nieruchomością, zmiany funkcji nieruchomości, racjonalizacji najemców, inwestowania (rozbudowa, dobudowa, przebudowa) oraz podnoszenia jej wartości. Warto zaznaczyć, że zarządzanie musi być procesem elastycznym, uwzględniającym warunki otoczenia i dostosowującym się do zmian zachodzących w otoczeniu nieruchomości. Instrumentem ułatwiającym pracę zarządcy może być właśnie plan zarządzania nieruchomością. Niestety, z takiego planu w praktyce biznesowej korzysta się rzadko – najczęściej sporządzanym dokumentem jest jednak biznesplan, ponieważ tego oczekują kredytodawcy i inwestorzy. Szkoda, bo plan zarządzania jest doskonałym narzędziem facility management (pod warunkiem, że zostanie przygotowane profesjonalnie).

Plan w strategii

Plan zarządzania nieruchomością jest narzędziem strategicznym. Powinien zawierać dane, ściśle skorelowane z celami właściciela budynku, oraz listę działań koniecznych do maksymalizacji potencjału nieruchomości. W założeniu musi on wyznaczać kilka wariantów zarządzania na najbliższy okres (3 do 5 lat) i wskazywać najlepsze rozwiązania, służące do osiągnięcia celów wyznaczonych przez właściciela. Plan ten to także zbiór informacji o nieruchomości i jej otoczeniu, uwzględniający zmieniające się warunki ekonomiczne, prawne czy definiujący działania konkurencji.

Istotą planu zarządzania jest jego subiektywizm – to wypadkowa oczekiwań i możliwości właściciela nieruchomości. Właśnie to odróżnia go od biznesplanu, który jest opracowaniem maksymalnie obiektywnym biorącym pod uwagę, średnie warunki występujące na rynku. Subiektywizm znajduje swoje odzwierciedlenie przede wszystkim w dwóch obszarach. Po pierwsze cele nie zawsze muszą opierać się jedynie na kalkulacji ekonomicznej. Mogą być one czysto emocjonalne i dotyczyć np. dumy z posiadania reprezentacyjnej nieruchomości. Osobisty stosunek do nieruchomości może powodować, że najlepsze warianty ekonomicznie, np. sprzedaż lub wyburzenie budynku w celu odzyskania gruntu, zostaną odrzucone. Po drugie, po wybraniu wariantów zarządzania nieruchomością poddaje się je analizie ekonomicznej. Do obliczeń przyjmuje się możliwości kredytowe i oczekiwaną stopę zwrotu z inwestycji danego właściciela lub klienta, dla którego pisany jest plan. Dane te wcale nie muszą być średnią rynkową, jaką zazwyczaj stosuje się przy opracowywaniu biznesplanu. Na oczekiwany zwrot z inwestycji może nałożyć się emocjonalny stosunek do nieruchomości, co spowoduje obniżenie oczekiwań.

Plan zarządzania jako codzienne narzędzie pracy zarządcy służy m.in. do monitorowania wykorzystania potencjału nieruchomości. To powoduje, że konieczne jest zastosowanie w nim pojęcia potencjalnego przychodu. Jest to przychód, jaki w teorii może przynieść nieruchomość, jeśli będzie w pełni wynajęta przez cały czas, a wszelkie należności od najemców spłyną terminowo. Oczywiście, stan ten nie jest do osiągnięcia w rzeczywistości, nawet podczas najlepszej koniunktury. Różnice w przychodach mogą być uzupełniane z innych źródeł, np. przez niespodziewane wpływy z tytułu reklamy lub nieplanowanego wcześniej wynajęcia powierzchni. Oceniając wykorzystanie potencjału, należy porównać poziom potencjalnych przychodów z efektywnym.

Plan kontra biznesplan

Plan zarządzania często bywa nazywany biznesplanem dla nieruchomości. Jednak mimo że w obu przypadkach opracowywane są te same zagadnienia, nie można zapomnieć o zasadniczej różnicy między nimi. Biznesplan to dokument możliwie jak najbardziej obiektywny, opierający się na twardych danych rynkowych. Plan zarządzania sporządzany jest dla konkretnego odbiorcy. Uwzględnia sposób i drogę realizacji jego celów, jego możliwości kredytowe i oczekiwania związane z rentownością, ale wszystkie te czynniki nie musza być rynkowe. Często zatem zdarza się, że plan zarządzania, choć zawiera te same informacje, będzie inny niż biznesplan oparty na warunkach rynkowych. Cechą charakterystyczną planu zarządzania nieruchomością jest obliczana w nim wartość inwestycyjna – czyli, jaką wartość inwestycja przedstawia dla inwestora. Nie należy jej mylić z wartością rynkową nieruchomości, która jest obiektywna. Wartość inwestycyjna w pewien sposób określa cenę, przy jakiej dany klient powinien kupić lub sprzedać nieruchomość.

Subiektywizm planu zarządzania ma największy wpływ na wybór analizowanych wariantów zarządzania i ich analizę ekonomiczną. Jeśli założymy, iż analizowane będą takie same warianty przy podobnie skonstruowanym budżecie, to już sam tylko wybór dostępnej oferty kredytowej i założona, oczekiwana przez danego inwestora, stopa zwrotu z inwestycji może wpłynąć na istotne różnice w wynikach analiz. Świadomie zastosowane podejście oglądania nieruchomości oczami naszego klienta, łatwo można przełożyć na średnie warunki rynkowe. Z drugiej strony, opierając się na biznesplanie, można stworzyć z niego plan zarządzania – narzędzie do codziennego zarządzania nieruchomością.

Plan zarządzania nieruchomością jest ważnym narzędziem w procesie podejmowania decyzji dla właściciela. Dotyczy on przecież znacznego majątku, jakim jest nieruchomość. Z drugiej strony, sugerując właścicielowi często krytyczne rozwiązania (bo to on ostatecznie podejmuje decyzje związane ze swoją własnością) narzuca zarządcy nieruchomości dużą odpowiedzialność. Musi być on zatem sporządzony w sposób czytelny i zawierać jasno sformułowane wnioski i uwagi dotyczące zagrożeń w procesie podejmowania decyzji i uzasadnionego inwestowania w nieruchomość.

Sebastian Kanikuła
Outsourcing Magazine

Źródła:

Plany zarządzania nieruchomościami – teoria i praktyka – Lidia Henclewska, Jan Pięta, Wiesława Marchwicka, Lucyna Libera, Wydawnictwo: C.H. Beck.
Plany zarządzania nieruchomościami – Andrzej Sobczak, Wydawnictwo: Poltext
Facility management – Artur Śliwiński, Bartłomiej Śliwiński, C.H. BECK