Od papieru do plików i… z powrotem

Dawniej głównym nośnikiem informacji był papier. Obecnie coraz częściej jest on zastępowany formą elektroniczną, którą zdecydowanie łatwiej przetwarzać. Tekst dokumentu elektronicznego łatwo powielić, przesłać czy też szybko wyszukać na podstawie wielu zróżnicowanych kryteriów. Poza tym, zawsze można go wydrukować – powracając, w razie potrzeby, do tradycyjnej formy papierowej.

Możliwy jest również proces odwrotny. Przy użyciu skanera każdy dokument papierowy możemy doprowadzić do postaci elektronicznej, a dzięki coraz bardziej zaawansowanym systemom rozpoznawania pisma komputer jest w stanie rozpoznać, z jakim typem dokumentu ma do czynienia. Coraz skuteczniejsze są zarówno systemy rozpoznawania pisma drukowanego (OCR), jak i odręcznego (ICR).

Utrata danych na tym etapie obrotu informacjami to w przeważającej części błąd ludzi odpowiedzialnych za wprowadzanie (skanowanie) dokumentów do systemu. W tej sytuacji najprostszym i jednym z bardziej skutecznych sposobów radzenia sobie z problemem jest monitoring wideo. Dodatkowo, jeśli firma zdecyduje się na rozwiązania cyfrowe, może skorzystać z wielu udogodnień, m.in. zdalnego dostępu do obrazu, powiadamiania o naruszeniu stref chronionych (otwieranie szaf z dokumentami, zapalenie światła w pomieszczeniu z danymi itp.), funkcji nagrywania obrazu w określonych godzinach itd.

System oszczędności

Sprawne zarządzanie dokumentami w formie elektronicznej wymaga specjalnego systemu informatycznego, który kontroluje:

- proces wprowadzania dokumentów (skanowanie i indeksację),

- obieg dokumentów i spraw (workflow),

- archiwizację i udostępnianie dokumentów.

Dla tych celów powstają systemy obiegu dokumentów, a ich bogata budowa modułowa pozwala na skonfigurowanie takiego programu do zarządzania dokumentami i informacją, który najlepiej spełni potrzeby konkretnej firmy.

Wdrożony system przynosi duże korzyści, zarówno finansowe, organizacyjne, jak i związane z bezpieczeństwem. W dobrym systemie wygląd interfejsu użytkownika oraz dostępne funkcje zależą od nadanych mu uprawnień. Zarządzanie bezpieczeństwem danych to ponadto możliwość opatrywania formularzy podpisem elektronicznym, który nie tylko ułatwia identyfikację, ale przede wszystkim potwierdza autentyczność otrzymywanych danych. Inną zaletą skrupulatnie opracowanego obiegu spraw jest ich załatwienie tylko i wyłącznie przez osoby do nich przypisane – w obiegu elektronicznym nie ma miejsca na wtrącanie się osób trzecich. Ten aspekt nie tylko usprawnia bieżącą pracę, skracając czas podejmowania decyzji, ale także uniemożliwia dostęp do danych osobom, które do oglądania nie są uprawnieni.

Kluczową sprawą jest bezpieczeństwo przepływu danych zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy. Systemy klasy BPM (obieg dokumentów, systemy modelujące procesy) wykorzystują najbardziej zaawansowane standardy autentykacji, kontroli uprawnień i algorytmy szyfrowania danych. Elastyczny, bezpieczny dostęp do danych w systemie jest możliwy poprzez sieć publiczną z dowolnego miejsca. Inteligentne procedury podłączenia do sieci zapewniają dużą szybkość transferu i minimalne koszty łącza. Łatwa integracja z produktami firm trzecich, zgodnie ze standardami międzynarodowymi, oraz zaawansowane mechanizmy administracji umożliwiają zdalną konfigurację, kontrolę oraz zautomatyzowaną aktualizację instalacji.

Kiedy droga dla dokumentów jest już wyznaczona, a kwestia obiegu spraw ustrukturyzowana, powstaje pytanie o przechowywanie zgromadzonych informacji Bez odpowiedniej polityki przeprowadzania archiwizacji trudno mówić o profesjonalnym zarządzaniu bezpieczeństwem danych. Rozwiązania z zakresu storage & backup muszą być kompletne i chronić nie tylko podstawową pamięć masową. Przede wszystkim, powinny być dostosowane do sposobu prowadzenia biznesu i umożliwiać w przyszłości łatwą rozbudowę systemu.

Wybierając system archiwizacji, należy pamiętać, że nie powinno się korzystać z gotowych rozwiązań. Każda organizacja ma swoją specyfikę – różni się wielkością, strukturą organizacyjną, budżetem, ale przede wszystkim stawianymi celami, dlatego nie istnieje uniwersalne rozwiązanie dla każdej firmy. System archwizacji, który przyniesie korzyści w organizacji, to taki, który zbudowano w oparciu o jasno zdefiniowane potrzeby w zakresie m.in. częstotliwości archiwizacji, metody, liczby kopii, wyboru nośnika, reguł dostępu poszczególnych użytkowników, czasu przechowywania i wielu innych.

Należy pamiętać, że pełna ochrona to nie tylko backup stacji roboczych, ale też wszystkich komputerów przenośnych. Istnieją już na rynku rozwiązania, które pozwalają w prosty i relatywnie tani sposób chronić wszystkie komputery pracujące w firmie, nie obciążając przy tym pasma sieci teleinformatycznej i oszczędnie gospodarując pamięcią masową. Wybrane systemy oferują technologię CDP (Continous Data Protection), dzięki której zmiany w plikach są na bieżąco monitorowane, a zmienione dane natychmiast archiwizowane.

Integrator, czyli: żeby było bezpiecznie

Nie sposób przedstawić wszystkich funkcjonalności, jakie oferują współczesne systemy, dlatego nie do przecenienia jest rola integratora systemów informatycznych. Wybierając firmę dokonującą wdrożenia, warto najpierw sprawdzić, czy w ofercie znajduje się kompleksowe wdrożenie, czy jedynie wycinek całościowego rozwiązania (np. tylko system archiwizacji). Nawet jeśli firma nie jest dziś zdecydowana na wdrożenie całego systemu – od skanowania, przez obieg, po archiwizację dokumentów – to w przyszłości musi mieć możliwość takiej rozbudowy. Bezpieczeństwo danych to działanie na każdym etapie ich przetwarzania. Nie zapominajmy, że system jest tak bezpieczny jak jego najsłabsze ogniwo. Jeśli nie chronimy danych na jednym z etapów, to nie chronimy ich wcale.

Krzysztof Swacha
dyrektor handlowy Softex Data SA