Podstawową zaletą współpracy z firmą zajmującą się wynajmem długoterminowym jest fakt, iż przejmuje ona na siebie finansowanie, administracje, ubezpieczenie parku samochodowego i likwidację szkód po wypadkach lub kradzieżach. Firma zewnętrzna w której zarządzaniu podlega wiele flot może wykorzystać efekt skali i wynegocjować u dostawców aut oraz pozostałych dostawców (opon, paliwa, firm ubezpieczeniowych i serwisowych) duże zniżki. Jedną z korzyści jakie przynosi firmie korzystanie z outsourcingu floty samochodowej jest także możliwość obniżenia kosztów własnych ponoszonych w związku z rozbudowaną strukturą działu obsługi floty – zarządzanie zewnętrzne pozwala zredukować zatrudnienie, niejednokrotnie poprzez przejęcie pracowników przez usługodawcę. Firmy z sektora CFM twierdzą że wykorzystanie firmy zewnętrznej może przynieść ograniczenie kosztów sięgające nawet 30 %, szczególnie w przypadku dużych flot. Niezależnie od poziomu ograniczenia kosztów bezpośrednich, warto pamiętać, że wynajęcie auta od firmy zewnętrznej pozwala także korzystać z wiedzy i doświadczenia jej specjalistów z różnych dziedzin: prawa, finansów, podatków czy zagadnień transportowych.

Powyższe twierdzenie są naturalnie prawdą, niemniej jednak prawdą jest jednak również to, że firma posiadająca dużą flotę i dobrych fachowców, może sama doskonale zarządzać własną flotą i korzystać z efektów skali jakie zapewnia posiadanie bardzo dużego parku transportowego. Kiedy liczba samochodów jest znaczna, automatycznie średnie koszty ich obsługi są niższe, np. ryzyko ubezpieczenia rozkłada się na więcej przypadków.

Podobna sytuacja dotyczy firm posiadających niewielkie floty, liczące do 50 aut. Firmy te są w stanie samodzielnie poradzić sobie z administracją i logistyczną obsługą swojej floty. W takim jednak przypadku nie mogą wykorzystać efektu skali, co stawia ich w gorszym położeniu podczas negocjowania cen z producentami samochodów lub koncernami paliwowymi. Jednak nic nie dzieje się za darmo. Usługi zewnętrzne kosztują, a czasami mogą być bardziej kosztotwórcze niż działanie we własnym zakresie. Faktycznie firmy nie posiadające wykwalifikowanej kadry zarządzającej w tej domenie uzyskają większe oszczędności korzystając z firm, które posiadają kompetentnych fachowców, mają odpowiednie kontakty, określone, sprawdzone procedury działania i legitymują się dużym doświadczeniem.

Należy jednak pamiętać, że przyjmując ofertę zewnętrznego partnera firma wiąże się z nim długoterminową umową. Nieumiejętny bądź nieuważny wybór partnera outsourcingowego może, miast spodziewanych zysków przynieść dodatkowy wzrost kosztów. Często przytaczanym przykładem takich zagrożeń, jest zbytnie związanie się z jednym usługodawcą, którego zapisy umowy zabezpieczają przed większymi zmianami, jak chociażby konieczność zachowania konkurencyjności, czym może ograniczyć firmie klienta swobodę działania na rynku. Świadomość takiego ograniczenia bardzo często staje się przyczynkiem do stosowania multisourcingu, czyli korzystania z więcej niż jednego usługodawcy.

Nie ma więc jednoznacznej odpowiedzi na przedstawiony w tytule problem. Oprócz podstawowej konkluzji, iż każda z firm ma swoje priorytety finansowe i organizacyjne i to w oparciu o nie, powinna podejmować indywidualne decyzje.

Krzysztof Turczak

Dyrektor ds. Marketingu i Handlu

Magazyn FLOTA