Każdy projekt realizowany przez Fundusz wymaga założenia i zorganizowania osobnego podmiotu prawnego w formie spółki komandytowo-akcyjnej. Ze względu na dużą liczbę realizowanych projektów, zarząd Funduszu szukał takiego dostawcy usług księgowych, który nie tylko potrafi rzetelnie prowadzić księgi handlowe, ale również ma niezbędną wiedzę, doświadczenie, potencjał kadrowo-organizacyjny zapewniający skuteczne wdrożenie skomplikowanego rozwiązania. Tak, by w efekcie prawidłowo zrealizować obsługę finansowo-księgową organizacji.

– Największym wyzwaniem, które przed nami postawiono, jest odpowiednia organizacja pracy. Dokumenty księgowe spływają do nas z kilkunastu źródeł, muszą być księgowane i wprowadzane do systemu w odpowiedniej formie, czasie i kolejności. Współpraca musi opierać się na szeregu szczegółowo opisanych procedur, obejmujących sam proces outsourcingu, ale także ludzi – mówi Krzysztof Szopa, szef zespołu księgowego FK Partner. – Kontrakt, o którym rozmawiamy, to duże wyzwania właśnie dla osób w nim uczestniczących. I to mimo że staramy się, by cały proces współpracy był maksymalnie zautomatyzowany – co zapewnia dedykowany system informatyczny. Każdy podmiot biorący udział w procesie outsourcingu po swojej stronie musiał wyznaczyć odpowiednich ludzi i zespoły do koordynowania projektu. Bez względu na powód czy potrzebę kontaktu, wszystkie uczestniczące w projekcie strony muszą wiedzieć do kogo, kiedy i w jakiej sprawie się zwrócić – dodaje Krzysztof Szopa.

Specyfika obsługiwanych spółek

BPH Fundusz Nieruchomości albo kupuje od kontrahentów bezpośrednio nieruchomości, albo kupuje spółki, będące właścicielami nieruchomości. Dlatego w portfelu spółek obsługiwanych przez FK Partner znajdują się zarówno spółki nowo założone (specjalnie pod transakcję zakupu nieruchomości), jak i takie, które zostały przejęte wraz z całą historią księgową. W przypadku tych drugich zadanie FK Partner to nie tylko opracowanie niezbędnej dokumentacji (plan kont, polityka rachunkowości, instrukcje księgowe), ale również analiza i ewentualna korekta zapisów księgowych oraz rozrachunków z poprzednich okresów. Proces wdrożeniowy musi być tak zorganizowany i przeprowadzony, aby nie zakłócić bieżącej działalności firmy.

Księgowość a wycena

W związku z tym, że jednostki uczestnictwa BPH Fundusz Nieruchomości są notowane na giełdzie, wszystkie aktywa stanowiące o ich wartości, w tym spółki celowe, podlegają wycenom kwartalnym. Wszystkie prace księgowe muszą być więc prowadzone na bieżąco i realizowane w terminach ściśle ustalonych z klientem. Nie może być mowy o powstaniu jakichkolwiek zaległości lub odkładaniu części prac na później.

Badanie sprawozdań

Ciekawym wyzwaniem jest sporządzenie rocznych sprawozdań finansowych dla dziewiętnastu spółek, a następnie obsługa badania tych sprawozdań przez wieloosobowy zespół biegłych rewidentów. Współpracę zespołu księgowych obsługujących spółki BPH Fundusz Nieruchomości z zespołem biegłych rewidentów należy tak zorganizować i skoordynować, aby badanie spełniło swoje cele, a zarazem nie zaburzyło bieżącej pracy. Dlatego pierwszy przegląd sprawozdań przez biegłych następuje przed zakończeniem roku obrachunkowego, a w lutym przychodzi kolej na drugi etap – badanie końcowe i wydanie opinii przez biegłych.

Trzech partnerów, jeden cel

W realizowanym dla BPH projekcie jednym z kluczowych elementów powodzenia jest sprawna współpraca z Cushman & Wakefield, firmą świadczącą dla spółek funduszu usługi administrowania zarządzanymi nieruchomościami. Ponieważ większość dokumentów księgowych poszczególnych spółek celowych związana jest z działalnością zarządcy, dlatego niezmiernie ważne było opracowanie i skuteczne wdrożenie zasad i procedur ich obiegu między spółkami, zarządcą a FK Partner. Dotyczy to zarówno dokumentów kosztowych, jak i faktur sprzedaży, wystawianych w imieniu spółek celowych przez zarządcę. Etapy tego obiegu, związane z opisywaniem, akceptacją i przekazywaniem dokumentów, zostały precyzyjnie opisane w „Instrukcji obiegu dokumentów”. Prowadzenie szczegółowych rejestrów obiegu dokumentów zapewnia wysoki poziomu bezpieczeństwa, gwarantując terminowość i kompletność dokumentacji przekazywanej do księgowania. Jako że usługi świadczone przez FK Partner obejmują nie tylko same księgowanie dokumentów, ale także czynności z zakresu administrowania finansami, bardzo ważne było uchwycenie granicy między konsekwentną realizacją celów finansowych a ryzykiem naruszenia relacji z klientami spółek celowych, czyli najemcami powierzchni biurowych i handlowych. Takie zjawisko wystąpiło w przypadku monitorowania należności.
Realizacja tego zadania została podzielona na FK Partner oraz zarządcę następująco: pracownik FK Partner w ustalonym dniu tygodnia przekazuje spółce celowej oraz zarządcy raport o aktualnym stanie rozliczeń z kontrahentami, a przedstawiciel spółki podejmuje decyzję o ewentualnych działaniach windykacyjnych, które w zależności od konkretnej sytuacji i konkretnego kontrahenta realizowane są przez FK Partner lub przedstawicieli zarządcy. Bezpośredni kontakt przedstawicieli zarządcy, którzy znają najemców, okazuje się w wielu przypadkach skuteczniejszy od sformalizowanej korespondencji. Pozwala przy tym zachować dobre relacje handlowe. Podobne zależności występują także w wykonaniu pozostałych funkcji finansowych objętych kontraktem. Dlatego przejrzyste i czytelne procedury, dobra komunikacja oraz profesjonalizm wszystkich uczestników procesu są warunkiem sprawnej współpracy, a tym samym osiągnięcia celów oczekiwanych przez BPH od tego projektu.

– W podjęciu decyzji o outsourcingu procesów finansowo-księgowych, główną rolę odegrały czynniki organizacyjne. Budowa dużego działu księgowości i rozwijanie kompetencji w tym kierunku nie jest naszym core biznesem. Zdecydowaliśmy się na outsourcing, by uniknąć niepotrzebnej rozbudowy funkcji back office oraz uprościć zarządzania i logistykę – mówi Piotr Dębiński, dyrektor finansowy Funduszu. – Zależało nam na jednym profesjonalnym dostawcy usług, który zrealizowałby powierzone mu zadania na oczekiwanym przez nas poziomie i wziął na siebie za to pełną odpowiedzialność. I chociaż kwestie kosztowe nie były decydujące, to efekt współpracy w modelu outsourcingu w naszym przypadku jest korzystniejszy. Outsourcing jest nie tylko uzasadniony biznesowo, ale jest zgodny ze strategią rozwoju naszej organizacji – dodaje Piotr Dębiński.

Sebastian Kanikuła