Powodów, dla których rynek zarządzania dokumentami rozwija się w Polsce w tak dynamicznym tempie, jest wiele. Z jednej strony, popyt napędzają wymogi prawne. Przepisy pozwalają na pozbycie się określonych dokumentów dopiero po pewnym okresie przechowywania, np. większość dokumentacji księgowo-finansowej po 6 latach, a niektórych dokumentów nie wolno pozbyć się przed upływem nawet 50 lat – m.in. listy płac. W tym czasie dokumenty muszą być zabezpieczone zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (Dz.U. nr 101 poz. 926 z 2002 r. ze zm.). Po tym czasie przechowywania można je zniszczyć tylko w zgodzie z ustawą o odpadach (Dz.U. nr 62 poz. 628 z 2001 r.). Innym powodem są koszty. Zlecenie procesu zarządzania dokumentacją profesjonalnej firmie zewnętrznej to konkretne korzyści. Czas, pieniądze i bezpieczeństwo. W zalewie dokumentów (mimo upowszechnienia dokumentu elektronicznego badania mówią, że liczba dokumentów papierowych ciągle rośnie), które dzisiaj mierzy się już w metrach bieżących (dokumentacja ustawiona na półkach), łatwo można utracić kontrolę nad jej kompletnością i uporządkowaniem. I ich bezpieczeństwem, które coraz częściej odgrywa najważniejszą rolę w decyzji o oddaniu zarządzania dokumentacją i szerzej – danych na zewnątrz.

Na razie, niestety, częstym powodem myślenia o bezpieczeństwie danych jest nauka na własnych błędach. Pożar archiwum, powódź i zalanie firmowych komputerów, kradzież – nic tak nie zmusza do refleksji jak tego typu zdarzenia. A standardy zabezpieczeń, dotyczące danych – czy to w postaci dokumentacji papierowej, czy elektronicznej – cały czas rosną. Jednym z najsmutniejszych przykładów tego trendu jest tragedia World Trade Center. Duża część mających tam siedziby firm trzymała kopie danych dla bezpieczeństwa w... sąsiedniej wieży. Dzisiaj najpoważniejszymi klientami w zakresie zabezpieczania swoich żywotnych informacji są banki i towarzystwa ubezpieczeniowe. Stąd też wewnętrzne przepisy niektórych firm wymagają, by kopie zapasowe najważniejszych danych były przechowywane co najmniej pięć kilometrów od centrali. A na jedną tego typu instytucję przypada setki metrów bieżących dokumentacji i terabajty danych elektronicznych.

Przedsiębiorca, który staje się klientem firmy outsourcingowej, może spokojnie korzystać ze swoich dokumentów, na ogół sprawniej, niżby przechowywał je w swej siedzibie. Co więcej, u dostawcy usługi są o wiele bezpieczniejsze. Współczesne archiwum dokumentów to często twierdza. Kilkadziesiąt różnego rodzaju zabezpieczeń i alarmów, limitowany dostęp do przechowywanej dokumentacji i ściśłe procedury powodują, że np. kradzież wybranych, istotnych informacji, nawet uwzględniając złą wolę pracownika usługodawcy, jest bliska zeru. Dokumentacja w archiwach wyspecjalizowanych firm jest segregowana elektronicznie, a dane umożliwiające odnalezienie konkretnych informacji przechowane są w systemie informatycznym, do którego dostęp jest również ściśle reglamentowany. Dla bezpieczeństwa tych danych na ogół komputer, na którym umieszczone są dane, jest izolowany od otoczenia – nie jest podłączony do żadnej sieci wewnętrznej, a tym bardziej Internetu.

Udostępnianie przechowywanych w takim systemie dokumentów zapobiega ich zaginięciu. Każde wypożyczenie i zwrot sa rejestrowane. Dostęp do nich mają tylko osoby, które klient uprawni do korzystania z nich. Również kanały dostępu (jeżeli dokumenty są pobierane elektronicznie) zapewniają tajność przepływu danych, np. połączenia szyfrowane, sieci wewnętrzne. Umożliwia to stałą kontrolę obiegu informacji, zachowanie ich poufności także w stosunku do własnych pracowników klienta.

Szczególnie newralgiczne i strategiczne z punktu widzenia klienta dokumenty są na ogół przechowywane w specjalnych sejfach. Po pierwsze, dostęp do nich ma na ogół tylko jeden pracownik, który w dodatku musi współpracować z operatorem zawiadującego wszystkimi komputerami. Sejf wielkości małego pokoju zabezpieczy dokumenty nawet podczas pożaru lub powodzi. Jest w stanie uchronić zawartość, nawet jeśli przez ponad godzinę będzie narażony na temperaturę ponad 1000 stopni Celsjusza lub zalanie do głębokości kilku metrów. Wewnętrzna klimatyzacja, pracująca w obiegu zamkniętym, dba o optymalną temperaturę i wilgotność dla taśm i dyskietek. Wewnętrzne zasilacze gwarantują utrzymywanie prawidłowego chłodzenia także po utracie zewnętrznego zasilania. Całość ekranuje promieniowanie elektromagnetyczne, co zabezpiecza dane zgromadzone na nośnikach magnetycznych przed zdalnymi próbami zniszczenia informacji.

Ostatnim etapem związanym z zarządzaniem dokumentami i danymi, jest ich niszczenie. Błędów, jakie na tym etapie popełniają nawet duże instytucje finansowe czy rządowe, nie trzeba opisywać. Na ogół szczegóły można znaleźć w mediach. Outsourcing pozwala na skorzystanie z profesjonalnych usług w tym zakresie. Dokumenty zostają zmielone, podobnie jest z nośnikami typu CD-ROM czy taśmami do streamerów. Dane ze starych dysków twardych czy podobnych, zewnętrznych nośników pamięci są kasowane specjalnym impulsem elektromagnetycznym. Po tym zabiegu w odczytaniu starych danych, które zawierały, nie pomoże nawet cud.

Dzisiaj firmy wiedzą, że nawet jeden dokument, który trafi w niepowołane ręce, może mieć krytyczne znaczenie dla istnienia całej firmy. Dlatego też coraz rzadziej pozostawiają kwestie zarządzania informacją w firmie przypadkowi.

Sebastian Kanikuła
Outsourcing Magazine

"Zainteresowanie usługami – zarówno w sferze masowych wydruków, jak i elektronicznego zarządzania dokumentami – ciągle rośnie. Częściowo jest to spowodowane wzrostem gospodarki i biznesu naszych klientów, ale również jest wynikiem zwiększenia świadomości, że są takie usługi na rynku i można z nich bezpiecznie korzystać.

Zauważalnym trendem 2007 było poszukiwanie tańszych, szybszych i bezpieczniejszych metod dystrybucji masowej korespondencji. Dotyczy to szerokiego spektrum usług między tradycyjną Pocztą Polską a zwykłym e-mailem. Zaczęli świadczyć usługi alternatywni operatorzy pocztowi, coraz więcej firm interesuje się e-fakturami, e-dokumentami, e-archiwami. Jest to nadal związane z obniżką kosztów operacyjnych, ale też coraz częściej ze strategiczną decyzją unowocześnienia i przyspieszenia kontaktów z odbiorcami swoich usług. Niestety, polskie prawo niezbyt mocno wspiera te inicjatywy, a obawy klientów koncentrują się bardziej na bezpieczeństwie kontaktów z urzędami skarbowymi niż nad bezpieczeństwem przetwarzania informacji, które jest zwykle wysokie.

Obserwując rynki rozwinięte w krajach europejskich o mniejszej czy równej populacji, nietrudno zauważyć, jak dużo jeszcze nam brakuje do ich poziomu wykorzystania outsourcingu. Zarówno potrzeby takich usług, jak i świadomość rosną, a outsourcerzy są coraz lepiej przygotowani do ich świadczenia. Tak więc patrzymy w przyszłość z optymizmem."

Mirosław Błaszczak
prokurent – COO/CIO
BusinessPoint SA