Pewnego dnia odwiedził mnie biznesmen prowadzący własną spółkę, zajmującą się organizowaniem cyklicznych spotkań między polskimi i zagranicznymi firmami. Uczestnicy takich spotkań przelewali zawczasu środki, np. „tytułem spotkania w hotelu X w dniu xyz”. Po spotkaniu, wspomniany biznesmen wystawiał im faktury za usługi marketingowe. W końcu, zdaniem prezesa, to była usługa marketingowa. Niestety, po jednej z kontroli, urząd skarbowy nakazał opodatkować wpłaty za „spotkania w hotelu X”, niezależnie od wystawionych faktur za usługi marketingowe. Według urzędu skarbowego, spotkanie to spotkanie, a usługa to usługa i urząd nie podzielił zdania prezesa, że oba pojęcia są tożsame. Okazało się, że kwota dodatkowego zobowiązania podatkowego była na tyle wysoka, że spółka utraciła płynność i biznesmen zmuszony był do złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości firmy. Takie zakończenie historii nie byłoby jeszcze takie złe, gdyby nie syndyk, który zażądał od wspomnianego biznesmena znacznej kwoty tytułem zwrotu należności do spółki. Skąd te należności? Ów przedsiębiorca dokonywał różnego rodzaju wydatków, korzystając z firmowej karty kredytowej. Dostarczał (lub nie) różne paragony i rachunki do swojego działu księgowości. Okazało się, że nie wszystkie dokumenty przez niego składane były dowodem księgowym w świetle polskiej ustawy o rachunkowości i nie mogły być zaksięgowane. W świetle ustawy, wydatek był, a dokumentu nie było, zatem z czasem uzbierała się całkiem spora suma do zwrotu. Syndyk również nie podzielał zdania prezesa co do prawdziwości składanych przez niego oświadczeń. W opinii prezesa, wszystkie wydatki były prawidłowe, a zatrudniona w firmie księgowa nigdy nie informowała go, że procedura ta odbywa z naruszeniem prawa.

To smutna, ale prawdziwa historia. Jednakże powstaje pytanie: dlaczego tak się stało? Ale zanim pechowy biznesmen zadał to pytanie, zapytał, czy jego księgowa może odpowiedzieć za swoje niedociągnięcia i błędy. Jego zdziwienie było ogromne, gdy okazało się, że niewiele może księgowej zarzucić. Po pierwsze, jej odpowiedzialność była znikoma. Zatrudniona na umowę o pracę odpowiadała do wysokości trzykrotności wynagrodzenia, w sytuacji, gdy zobowiązania spółki liczyło się w setkach tysięcy. Po drugie, jak sama twierdziła – nie zrobiła nic złego. Z formalnego punktu widzenia miała rację. Wszystkie faktury i wyciągi bankowe były zaksięgowane. Wszystkie dokumenty niespełniające wymogów prawa nie były zaksięgowane. Zatem: dlaczego firma zbankrutowała, a biznesmen zubożał o spore kwoty?

Krąg domysłów

Powodem problemów był brak odpowiedniej komunikacji. Księgowa myślała, że prezes wie, że wpłaty otrzymuje za spotkania, a faktury wystawia za usługi. I myślała też, że prezes zdaje sobie sprawę z faktu, że jeśli nie dostarczy dokumentu lub nie będzie on mógł być zaklasyfikowany jako dokument księgowy, to – zgodnie z prawem – ona nie może go zaksięgować. Jej zdaniem, prezes powinien poinformować ją, że byłoby rozsądnie, gdyby tytuły wpłat były choćby zbliżone do tych widniejących na fakturach. W końcu ustawa o rachunkowości wyraźnie mówi, że prezes, jako kierownik jednostki jest za wszystko odpowiedzialny i jako osoba odpowiedzialna powinien znać się na księgowości. Prezes był przekonany, że księgowa poinformuje go o błędach. Jeśli nie mówiła, przyjął, że wszystko było zgodne z jego wyobrażeniem – czyli prawidłowo. W końcu ten zamknięty krąg domysłów rozstrzygnął urząd skarbowy. Spółka przestała istnieć, księgowa znalazła inną pracę, a prezes stracił mnóstwo pieniędzy.

Podobne historie można mnożyć. Niecały rok temu przejęliśmy do obsługi księgowość nowego partnera. Skontaktowaliśmy się tym razem z jego poprzednim biurem rachunkowym z prośbą o podanie aktualnych danych finansowych. Biuro oznajmiło, że to niemożliwe, bo od kilku miesięcy dokumenty nie są księgowane. Okazało się, że nie wszystkie dokumenty księgowe zostały przez firmę dostarczone, ponieważ te, które otrzymali, nie były prawidłowo opisane. Uniemożliwiało to również ich prawidłowe zaksięgowanie. Historia się powtórzyła. Prezes firmy ponownie był przekonany, że w razie dostarczenia nieprawidłowo opisanych dokumentów do biura księgowego, zostanie o tym natychmiast powiadomiony. Pracownicy biura byli przekonani, że prezes wie o brakach w dokumentacji, ponieważ zaraz po jej otrzymaniu wysłało do niego wiadomość z prośbą o kontakt i uzupełnienie. Prezes jako człowiek zajęty zapomniał o tym powiadomieniu. Stan ten trwał kilka miesięcy i dopiero zmiana właściciela spółki i przeniesienie kompetencji księgowych i finansowych do innej firmy wyjaśniło całe nieporozumienie. W tym wypadku nie skończyło się bankructwem, ale koszty doprowadzenia ksiąg do stanu rzeczywistego pochłonęły spore koszty nieujęte w budżecie firmy. Kto zatem był winien? Biuro miało rację. Dokumenty nie były kompletne, a i informacja o tym była wysłana. Prezes też się nie poczuwa do winy, bo przecież oczekiwał znacznie więcej od biura rachunkowego.

Doświadczenie pokazuje, że większość barier, dotyczących współpracy z zewnętrznym kontrahentem, ma swoje korzenie w obawie przed brakiem prawidłowej komunikacji. W szczególności dotyczy to tak czułego obszaru, jakim są finanse i księgowość. W czasie wstępnych rozmów z potencjalnymi partnerami, często można usłyszeć pytanie: czy klient może mieć dostęp do systemu finansowo-księgowego? Tak naprawdę klient pyta nie o to, ale o dostęp do informacji. Opisane przykłady pokazują, że braki we wzajemnej komunikacji mogą wystąpić w obydwu przypadkach. I może stać się to niezależnie od tego, czy firmę obsługuje wewnętrzny dział księgowości, czy firma zewnętrzna.

Problemy to codzienność

Z podobnymi problemami firmy zewnętrzne oferujące swoje usługi na rynku spotykają się niemal codziennie. Dlatego też niektóre, m.in. FinGroup, opracowały takie metody komunikacji, które wręcz uniemożliwiają zaistnienie takich sytuacji opisanych powyżej. Pracownicy outsourcera mają obowiązek cotygodniowych spotkań z klientami. Co więcej, system raportowania finansowego zmusza dostawcę do prowadzenia spraw księgowych w czasie rzeczywistym. Co tydzień jest wysyłany do klienta tzw. raport NZ, który pokazuje wszelkie dane dotyczące rozrachunków klienta. Klient raz w miesiącu otrzymuje wszelkie dane bilansowe i rachunek wyników w klasycznej formie i formach zarządczych. Na podstawie takiego raportu wspólnie z klientem podejmuje się decyzje o płatnościach, które w dalszej kolejności są wykonywane przez outsourcera. Co tydzień analiza danych odbywa się na innym niż powszechnie stosowany poziom rachunku wyników. Dzięki takiej formie komunikacji, istnieje możliwość bieżącego przedyskutowania wszelkich niejasnych kwestii i wyjaśniania lub sprawdzania wszelkich operacji wykonanych w danym tygodniu.

Ten system współpracy pozwala na utrzymanie ciągłej komunikacji z klientem, dostarcza mu niezbędnych informacji bez konieczności posiadania bezpośredniego dostępu do systemu finansowo-księgowego oraz wyjaśnia wszelkie niejasności lub nieprawidłowości. I co najważniejsze, system ten uniemożliwia zaistnienie sytuacji opisanych w przykładach.

Jarosław Tuczko
CFO w FinGroup Polska. Sp. z o.o.
jaroslaw.tuczko@fingroup.com.pl