Oferta usług XOS (Xerox Office Services) dla sektora średnich i małych firm pozwala całkowicie zapomnieć o problemach związanych z posiadaniem, użytkowaniem i zarządzaniem infrastrukturą niezbędną do tworzenia i przekazywania dokumentów. W skład takiej oferty wchodzi m.in.: wynajem lub sprzedaż sprzętu, stały zdalny monitoring urządzeń, pełna opieka serwisowa (naprawa, przeglądy, materiały eksploatacyjne), regularna opieka dedykowanego pracownika, szkolenia użytkowników, raportowanie stanu środków trwałych pod względem księgowym, a nawet zarządzanie materiałami eksploatacyjnymi i papierem.

Wyobraźmy sobie świat idealny:

– przychodzi nowy pracownik do biura;

– na stronie WWW znajduje plan rozmieszczenia urządzeń drukujących i kopiujących;

– wybiera to urządzenie, które jest dla niego najbliższe lub najwłaściwsze (np. ze względu na druk w kolorze);

– automatycznie instalowany jest sterownik;

– użytkownik przekierowany jest na stronę WWW, zawierającą kurs korzystania z urządzenia lub zostanie mu zaproponowany najbliższy termin szkolenia;

– użytkownik wie, do kogo może zadzwonić w przypadku kłopotów;

– urządzenie ulega awarii. To tylko drobny problem – automatyczne zgłoszenie urządzenia do naprawy z pełną historią awarii skraca czas naprawy, a użytkownicy dostają maila z informacją o wyłączeniu urządzenia z eksploatacji. W najlepszym przypadku mogą nawet nie zauważyć problemu. W przypadku przedłużającej się naprawy pula urządzeń zastępczych pozwala na wymianę zepsutego urządzenia;

– skończył się toner, papier – dedykowany pracownik uzupełnia materiały eksploatacyjne, dokłada papier, usuwa drobne uszkodzenia;

– korzystanie z zaawansowanych systemów Output Management pozwala na odebranie drukowanych dokumentów na dowolnym z zainstalowanych urządzeń (awaria pojedynczego urządzenia przechodzi niezauważona).

A wszystko to bez zaangażowania pracowników firmy użytkującej rozwiązanie i zawarte w cenie wydruku i kopii. Firma płaci za to, co rzeczywiście wykonała.

Z rozwiązań tego typu korzystają w Polsce, spośród firm średniej wielkości, głównie firmy sektora finansowego (ubezpieczyciele) i doradczego. Dla przykładu można podać firmę AMPLICO SERVICES, z którą Xerox Polska współpracuje od 2003 roku. W ramach kontraktu Xerox dostarczył, zainstalował i wdrożył urządzenia oraz oprogramowanie służące do produkcji dokumentów na żądanie. W ramach wdrożonego rozwiązania dedykowany personel Xerox wykonuje dodatkowe usługi polegające m.in. na raportowaniu, kontroli jakości oraz zarządzaniu maszynami. Takie rozwiązanie sprawia, że klient może całkowicie skoncentrować się na swojej działalności podstawowej.

Co jeszcze może zaproponować outsourcer?

Korzystając z zainstalowanej floty urządzeń w sposób automatyczny tworzona jest platforma dla dokumentu elektronicznego. Możliwość zeskanowania dokumentu i jego opisania bezpośrednio z panelu urządzenia pozwala na zamianę tradycyjnych 5-7 kopii na jeden dokument w wersji elektronicznej. Hostowanie serwera archiwizacji, szybkie i bezpieczne łącza internetowe pozwalają przenieść dokumenty elektroniczne i dane z nimi związane poza firmę.

Korzyści:

– podwyższony poziom bezpieczeństwa danych;

– gwarancja zachowania danych;

– możliwość prowadzenia działalności z dowolnego miejsca na świecie

– wdrożenie i utrzymanie systemu zarządzania dokumentami jest wliczone w cenę dokumentu;

– elastyczność funkcjonowania, zgodnie z zasadą: im więcej osiągam na rynku, tym więcej dokumentów tworzę, tym więcej mogę zapłacić za ich przetwarzanie;

– zamiana dokumentu papierowego na elektroniczny niemal natychmiast zmniejsza koszty funkcjonowania firmy;

– wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów porządkuje działalność i czyni ją bardziej zarządzaną.

Może lepiej zapomnieć o papierze?

Śmiałe pytanie, ale warto je zadać. Outsourcer może zarządzać pocztą przychodzącą i wychodzącą, budując wewnętrzny obieg dokumentów w wersji elektronicznej. Wówczas do firmy trafiają już zadekretowane dokumenty elektroniczne, z jasno zdefiniowanym sposobem dostępu do dokumentów oryginalnych (archiwum fizyczne poza centrami miast zmniejsza znacznie koszty, a 5-letnie archiwum dokumentów w przypadku średniej firmy to setki tysięcy dokumentów). Dokumenty wychodzące, generowane automatycznie przez system obiegu dokumentów lub system automatycznej odpowiedzi, trafiają do centrów usługowych, gdzie korzystając z efektu skali można to zrobić najszybciej, najtaniej i z jakością wyższą od urządzenia biurowego.

Warto wspomnieć na koniec, że obszary outsourcowania działalności uzupełniającej mogą iść znacznie dalej. Posiadając dokumenty przychodzące i wychodzące w wersji elektronicznej, możemy zrealizować obsługę płatności, zarządzając środkami trwałymi firmy możemy pokusić się o prowadzenie obsługi księgowej, a nawet – współpracując z agencjami reklamowymi – możemy zarządzać i prowadzić skomplikowane, wielomedialne kampanie marketingowe.

Dariusz Szwed
Analyst Manager
Xerox Polska