Obliczenie TCO w przypadku IT nie jest łatwe. W tak dynamicznie rozwijającej się branży jak teleinformatyka, trudno przewidzieć przyszłe koszty utrzymania, konserwacji i wspomagania procesu IT. Umiejętność zapanowania nad wydatkami i oszacowanie kosztów w oparciu o finansowe dane historyczne to wykonanie zasadniczego zestawienia kosztów, które może pomóc w podjęciu decyzji o outsourcingu.

Wewnątrz firmy

Podstawą określenia TCO jest oszacowanie kosztów działania własnego działu teleinformatycznego. Zasadnicze koszty funkcjonowania działu IT są związane z utrzymaniem infrastruktury. Są to wydatki zarówno na sprzęt, jak i na oprogramowanie. Ich zestawienie może wyglądać następująco:

Sprzęt – stacje robocze, serwery, zestawy komputerowe, urządzenie drukujące, akcesoria komputerowe, urządzenia przenośne, urządzenia do backupu i archiwizacji danych, telefony, opłaty za dzierżawę/wynajem sprzętu komputerowego.

Oprogramowanie (licencje) – oprogramowanie systemowe, platformy baz danych, oprogramowanie biurowe, biznesowe (klasy CRM, ERP itd.), oprogramowanie zapewniające bezpieczeństwo informatyczne, oprogramowanie awaryjne, oprogramowanie doinstalowywane w czasie serwisu/upgrade'ów, oraz rozszerzenia i aktualizacje.

Wydatki ponoszone z tytułu utrzymania sieci – związane ze wszystkimi urządzeniami sieciowymi, (routery, huby, urządzenia podtrzymywania napięcia w sieci, zasilacze, modemy, okablowanie itp.), ich serwisowaniem oraz ceną powiązanego oprogramowania. W czasach mobilności pracowników, firmowe oprogramowanie może zawierać elementy umożliwiające bezprzewodową komunikację, np. telefony komórkowe, palmtopy. W takim przypadku należy uwzględnić także koszt instalacji i utrzymania bezprzewodowej sieci oraz opłat dla operatora sieci.

Na TCO składają się także koszty całościowej pomocy technicznej (również zewnętrznej) w ramach działu IT. Konieczne jest też oszacowanie kosztów integracji systemu, ponieważ większość aplikacji firmowych korzysta z danych z bardzo różnych źródeł, które wymagają ujednolicenia oraz kastomizacji (z ang. customization) – czyli dostosowania oprogramowania firmowego do wymagań i charakteru konkretnego przedsiębiorstwa.

Poważnym kosztem funkcjonowania wewnętrznego działu IT są zawsze okresowe szkolenia. Oczywiście, grupa wydatków związanych z tzw. czynnikiem ludzkim jest znacznie większa: to wynagrodzenia, premie i nagrody, koszty zwolnień chorobowych, redukcji personelu (odprawy), rekrutacji, a także proporcjonalnie koszty administracyjne pracowników działu personalnego, księgowości, zarządu czy specjalistów zewnętrznych, np. audytorów.

Kolejną rzeczą wymagającą uwzględnienia w TCO jest cena przejścia, czyli sytuacji, kiedy firma kupuje i wdraża nowy system IT. Wydatki poniesione z tytułu takiej operacji nie zawierają się zwykle tylko w kosztach wdrożenia.

Często pomijanym punktem w szacowaniu TCO są koszty związane z pomieszczeniami zajmowanymi przez dział IT (w tym serwerownie i centra przetwarzania/archiwizacji danych) i ich wyposażeniem (np. meble, wentylatory itp.). Na koniec warto także wziąć pod uwagę opłaty za energię zużywaną przez systemy informatyczne.

Poza firmą

W obecnym klimacie ekonomicznym zmniejszenie nakładów kapitałowych stanowi zasadniczy obszar troski każdego przedsiębiorstwa. Niższe koszty całkowite postrzega się jako jedną z naczelnych korzyści, jakie daje outsourcing. Można wyeliminować konieczność inwestycji w zużywające się elementy infrastruktury, dzięki czemu koszt całkowity zmniejsza się przy zwiększającej się wydajności. Następuje tu również zmniejszenie wydatków przedsiębiorstwa ponoszonych na składowanie lub zbywanie nadwyżkowych elementów sprzętu komputerowego. Outsourcing upowszechnia ponadto precyzyjne zarządzanie majątkiem, za sprawą zapewnienia jednego źródła odpowiedzialności za wszystkie elementy sprzętu i usługi związane z operacjami IT.

Outsourcing nie jest jednak tani. Oczywiście, powinien przynieść oszczędności w ramach wydzielonego na zewnątrz procesu, należy jednak liczyć się z wysokimi kosztami obsługi kontraktu. Już samo bezpośrednie przygotowanie firmy do outsourcingu wymaga dużych nakładów. Są to koszty przygotowania strategii outsourcingowej, powołania odpowiednich zespołów dedykowanych obsłudze kontraktu, zmian organizacyjnych (przeszeregowanie pracowników, redukcja etatów, szkolenia). Jest to tak zwana cena przejścia lub zmiany. W przypadku outsourcingu danego rozwiązania, procesy biznesowe w firmie mogą zmienić się dramatycznie, a koszty takiej zmiany należy uwzględnić w analizie TCO.

Kosztem jest także proces wyboru partnera outsourcingowego. Jednym z ważniejszych elementów oceny usługodawcy jest jego stabilność finansowa. Większość dużych firm znajduje się w obrocie publicznym (giełdowym), więc ma obowiązek publikacji danych finansowych. O wiele trudniej jest poddać ocenie firmy mniejsze. W ich przypadku dopiero wykonanie badania na własną rękę pozwoli stwierdzić, czy bez względu na okoliczności outsourcer zapewni nam bezpieczeństwo i prawidłowe funkcjonowanie wydzielonego na zewnątrz procesu.

Decydując się na outsourcing, należy liczyć się z kosztami zarządzania relacjami z klientem i zarządzania samym kontraktem. To zadanie musi realizować oddelegowana do tego specjalnie osoba lub zespół ludzi, którzy będą odpowiadać za płynność relacji z outsourcerem. Jeśli firma, której zleciliśmy outsourcing, znajduje się za granicą, musimy także liczyć się z dodatkowymi kosztami podróży delegowania tam od czasu do czasu lub nawet utrzymania na miejscu pracowników nadzorujących wdrożenie kontraktu.

O finansowym sukcesie outsourcingu mogą zadecydować koszty wdrożenia. Ich optymalizacja wymaga wielu spotkań z zespołem osób ze strony dostawcy usług i szczegółowego ustalenia harmonogramu oraz warunków wdrożenia outsourcingu. Należy dopilnować, aby koszty na poszczególnych etapach zgadzały się z ustalonymi wcześniej.

Punktem wyjścia do oszacowania TCO jest analiza danych księgowych. Kolejny etap to modelowanie i analiza ekonomiczna procesów biznesowych. Na każdą z wymienionych grup kosztów składa się wiele parametrów i czynników, które należy wziąć pod uwagę i które nie zawsze jest łatwo pozyskać. Już zatem samo przygotowanie analizy TCO jest kosztem outsourcingu. Jest on jednak konieczny i niewspółmierny, biorąc pod uwagę skalę problemów, jakie może nieść za sobą zbagatelizowanie tej kwestii. W najlepszym przypadku może skończyć się to zakupem usługi po zawyżonej cenie, w najgorszym – doprowadzić do poważnych strat finansowych i zagrozić funkcjonowaniu całej firmy.

Filip Michalak
Outsourcing Magazine