Zgodnie z powyższą zasadą, można by sądzić, że posiadanie przez firmę własnego działu księgowego czy finansowego jest najbardziej optymalne. Jeżeli jako menedżerowie firm stwierdzimy, że na księgowości znamy się lepiej niż wyspecjalizowana firma zewnętrzna, potrafimy księgować taniej i sami zrobimy to szybciej i z mniejszą liczbą błędów, to warto to robić samemu. Praktyka pokazuje jednak, że dzięki outsourcingowi koszty księgowości można zredukować nawet do 40%. Kwalifikacje kilkudziesięciu osób pracujących w firmie zewnętrznej są zdecydowanie wyższe niż naszej jednej głównej księgowej, a wskaźnik efektywności jest 2–3-krotnie wyższy. Niedawno podczas badania satysfakcji naszych klientów, jeden z nich użył argumentu na „nie”, ponieważ jeden przelew bankowy został źle wykonany. Współpracując z tym partnerem wykonaliśmy ok. 10 tys. przelewów, co daje wskaźnik błędu na poziomie 0,01 %. Zobowiązuje nas to jednak do ciągłej poprawy jakości naszych usług.

Outsourcing finansów czy księgowości jest przeważnie wykorzystywany przez małe firmy, rozpoczynające swoją działalność i nie stać ich na własną księgową, lub duże korporacje, które oszczędzają w ten sposób na kosztach. Zdecydowana większość małych i średnich firm, mimo oczywistych korzyści outsourcingu, ma własne działy księgowe.

Firmy, które z małych przerodziły się w większe, zrezygnowały z usług zewnętrznych przede wszystkim z powodu braku kompetencji, jakich nie mogły tam znaleźć. Oczekiwania i potrzeby rosły w miarę rozwoju ich biznesu, natomiast serwis otrzymywany z firm zewnętrznych nie zmieniał się. Powstała luka i potrzeba zbudowania czegoś własnego, co zaspokoiłoby ich rosnące wymagania. Okazało się jednak, że zatrudnienie we własnej firmie księgowej nie rozwiązało problemu. Działo się tak, gdyż problemem często była nie osoba, a brak kompetencji.

Dziś na rynku można kupić wiele kompetencji. Nikt nie wyobraża sobie wdrażania systemów informatycznych bez udziału firmy zewnętrznej, nikt sam nie projektuje budynków – robi to wyspecjalizowana firma zewnętrzna. Dziś można także kupić kompetencje księgowe – mamy na rynku wiele biur rachunkowych. Można też kupić kompetencje finansowe albo połączyć jedno i drugie. Finanse i księgowość to nie to samo. Porównanie finansisty i księgowego to jak porównanie inżyniera od budowy mostów i inżyniera systemów elektronicznych. Mimo że obydwaj są inżynierami, to jednak zakres ich kompetencji zasadniczo się od siebie różni.

Kilka lat temu firmy podobne do FinGroup wyszły z założenia, że małym i średnim firmom potrzeba kompetencji dużych korporacji. O ile korporacje stać na zakup drogich kompetencji, o tyle dla małych i średnich firm jest to niemożliwe. Powstała idea stworzenia podmiotu, który byłby w stanie sam kupić kompetencje i dzielić je między kilku mniejszych klientów. Firma miałaby dostęp do nich, zaś ich koszt byłby znacznie niższy. Pracownicy pozyskani z banków, firm leasingowych czy korporacji przeznaczaliby swój czas jednocześnie dla 2-3 klientów. Ja sam dziś jestem dyrektorem finansowym w kilku firmach. To tak, jakbym był jednocześnie zatrudniony w kilku miejscach. Dziś takie firmy jak FinGroup sprawują rolę dyrektora finansowego, głównego księgowego i nadzorują pracę całych działów księgowych i finansowych. Pozyskują finansowanie, zarządzają operacjami walutowymi, porządkują procesy księgowe i finansowe, dostarczają informacji zarządczych. Dysponując dobrze wyszkolonym zespołem, kilkuletnim doświadczeniem, jesteśmy w stanie spowodować nie tylko obniżenie kosztów pracy, ale także poprawę jakości, efektywności i wyników firmy.

Outsourcing księgowości to najczęściej outsourcing pracy – wykonywania ściśle określonych czynności i zadań. Outsourcing finansów to przede wszystkim outsourcing kompetencji. Kombinacja tych dwóch elementów niweluje lukę w potrzebie pozyskania odpowiedniej informacji zarządczej.

Dzięki takim rozwiązaniom, firmy, które dziś już stać na własne działy księgowe i finansowe, nie rezygnują z outsourcingu. Jednocześnie, rozwiązania proponowane przez nowoczesne firmy outsourcingowe powodują, że klienci coraz częściej decydują się na outsourcowanie tego, co do niedawna robili sami. Pewnym novum jest to, że systemów informatycznych czy ksiąg rachunkowych nie trzeba fizycznie przenosić w inne miejsce. Nierzadko zdarza się, że praca wykonywana jest u klienta, na jego systemach informatycznych i równie często przez te same osoby, ale już pod nadzorem firmy zewnętrznej. Dzięki takim rozwiązaniom, klient ma dostęp on-line do swoich zasobów księgowych. Taki dostęp jest również zapewniony poprzez cały system raportów czy dostęp internetowy nawet w przypadku zmiany miejsca,.

Podobnie jak od pracowników wysoko wykwalifikowanych, firma może się również wiele nauczyć od firm zewnętrznych. Firmy wyspecjalizowane w jednej dziedzinie często dysponują wzorcami, procedurami lub technologią, które warto podpatrzeć, a przede wszystkim z tych zasobów skorzystać.

Jarosław Tuczko
CFO w FinGroup Polska Sp z.o.o
jaroslaw.tuczko@fingroup.com.pl
www.fingroup.com.pl

Komentarz

Stanęliśmy przed koniecznością reorganizacji swojej działalności z powodu tendencji do obniżania się marż na rynku . Wprowadziliśmy dwie zasadnicze zmiany w naszym modelu biznesowym. Po pierwsze, zdecydowaliśmy się na outsourcing finansów i księgowości, włączając w to funkcje zarządcze i strategiczne. Do współpracy wybraliśmy firmę FinGroup. Outsourcing spowodował obniżenie o ponad 50% kosztów funkcjonowania tych działów w porównaniu do okresu, kiedy robiliśmy to sami. Z uwagi na sezonowość naszej sprzedaży zmuszeni byliśmy utrzymywać stan etatów odpowiadający ich zapotrzebowaniu w szczytowych okresach, choć przez pozostałą cześć roku etaty te nie były w pełni wykorzystywane. Ponosiliśmy koszty gotowości do pracy, a nie samej pracy. Firma zewnętrzna miała większe możliwości efektywnego wykorzystania etatów niż my sami. Zmieniły się procesy, w tym procesy obsługi księgowej. Know-how wniesione przez firmę, która od lat specjalizowała się w outsourcingu, spowodowało dalszą redukcję etatów.

Drugim krokiem było outsourcowanie kompetencji IT. Śladem doświadczeń z księgowości okazało się, że znacznie więcej płacimy za gotowość ludzi do pracy niż za samą pracę.

Decyzja o wykorzystaniu firm zewnętrznych wymagała od obu stron wzajemnego poznania się, rozpoznania oczekiwań i dotarcia się w wielu obszarach. Nie był to zupełnie bezbolesny proces, co nie zmienia faktu, iż bilans zysków i strat przedstawia się korzystnie. Zdecydowaliśmy się na outsourcing funkcji strategicznych i zarządczych, przede wszystkim ze względu na potrzebę podwyższenia naszych kompetencji. Wyszliśmy z założenia, że firma zewnętrzna zatrudniająca kilkudziesięciu pracowników, w tym wysoko wykwalifikowanych dyrektorów finansowych, wie o finansach więcej niż my sami. W konsekwencji uzyskaliśmy większą kontrolę nad przepływem gotówki, znacznie lepsze kursy walutowe i warunki kredytowe. Udało się znacznie zwiększyć linię kredytową w banku. Wprowadziliśmy wspólnie szereg zmian w raportowaniu informacji zarządczej, w sposobie kalkulacji poszczególnych zleceń. Od pracowników firmy zewnętrznej wymagamy więcej niż od własnych pracowników.

Anna Kochańska-Bernat
wiceprezes zarządu
Lumena SA