Części wspólne budynku (lub nieruchomości) definiowane są na potrzeby umów najmu i co do zasady są to części niesłużące najemcom na zasadach wyłączności. W budynku biurowym są to miejsca dostępne dla wszystkich osób znajdujących się w tym obiekcie, dla innych najemców oraz ich gości. Z reguły składają się na nie: lobby z recepcją, korytarze, hole windowe, schody, poczekalnie i ogólnodostępne toalety.
Ważne jest, aby dobrze zrozumieć koncepcję oferowanej na rynku nieruchomości powierzchni, a szczególnie przy umowach najmu w biurowcach z wieloma najemcami. Powierzchnie biur oferowane są najczęściej jako ilość metrów kwadratowych powierzchni, a wysokości czynszów w Polsce (miesięczne) prezentowane są jako stawka za 1 m2 powierzchni. Rzadziej można spotkać się z czynszem za konkretny lokal biurowy. Miesięczny czynsz najmu jest zatem kalkulowany jako iloczyn powierzchni przeznaczonej do wynajmu i miesięcznej stawki czynszu. Zazwyczaj w budynkach z wieloma najemcami oferowana powierzchnia zawiera w sobie część powierzchni wspólnych budynku. Powierzchnię wspólną obiektu wprowadza się do umowy najmu (lub dzierżawy) za pomocą koncepcji „współczynnika powierzchni wspólnych”, znanego także jako „współczynnik korytarzowy” lub z angielskiego: add-on factor. Współczynnik powierzchni wspólnych odnosi się do straty w ogólnych powierzchniach budynku z punktu widzenia najemcy (straty, gdyż nie jest on w stanie maksymalizować jej wykorzystania) lub przedstawia powierzchnię dodatkową do tej użytkowanej na wyłączność, określaną zazwyczaj procentowo. Powierzchnia przeznaczona do wyłącznego korzystania przez najemcę jest tą, którą on zajmuje i w pełni kontroluje. W budynkach wielonajemcowych jest ona jednak mniejsza. Powierzchnia wspólna, opisywana współczynnikiem add-on, jest różnicą pomiędzy powierzchnią użytkową i powierzchnią najmu budynku biurowego, a współczynnik powierzchni wspólnych wyrażony jest jako procent (część) powierzchni przeznaczonych do wynajęcia. Współczynnik ten wyraża udział w powierzchni najmu (za którą najemca płaci czynsz) takiej powierzchni, co do której nie może on czerpać pełnych korzyści, np. wspólnych korytarzy, szybów windowych i szachów teletechnicznych, ścian konstrukcyjnych, klatek schodowych, lobby itp.

Co oznacza współczynnik powierzchni wspólnych?
Współczynnik powierzchni wspólnych to iloraz liczby metrów kwadratowych powierzchni użytkowej przeznaczonej do wynajmu w budynku biurowym i liczby metrów kwadratowych powierzchni przeznaczonej do wyłącznego wynajęcia dla najemców w danym budynku.
W przypadku budynku biurowego z jednym najemcą powierzchnia przeznaczona do wynajmu dla tego najemcy to cała powierzchnia budynku, którą na rynku można zaoferować do wynajmu. Wtedy lobby, powierzchnie przy windach i inne powierzchnie w budynku są użytkowane i wynajęte przez jednego najemcę i może on nimi dysponować zgodnie z zapotrzebowaniem np. swoich pracowników.
W przypadku budynków z wieloma najemcami część powierzchni musi być udostępniona na zasadzie wspólnego korzystania przez wielu najemców, gdyż są to części dzielone z innymi lokatorami budynku. Chodzi tu o hole, korytarze, klatki schodowe, windy i toalety lub części budynku zajmowane przez elementy konstrukcyjne (np. słupy, ściany).
W źle zaprojektowanym budynku powierzchnie wspólne mogą stanowić dość duży udział w całości powierzchni przeznaczonej na wynajem. Wtedy to zazwyczaj właściciele budynków decydują się na sztuczne obniżanie współczynnika powierzchni wspólnej tylko po to, aby nie dyskwalifikować oferty najmu i budynku na wstępnym etapie rozpatrywania jej przez potencjalnych najemców.
Aby uatrakcyjnić budynek na tle rynku w przypadku celowego obniżenia współczynnika powierzchni wspólnych przez właściciela, wynajmujący świadomie rezygnuje z częściowych wpływów z czynszu. Ale nawet wtedy, gdy współczynnik jest zaniżony, najemca na podstawie standardowych zapisów w umowach najmu partycypuje we wszystkich kosztach utrzymania wszystkich powierzchni wspólnych (np. sprzątania holi windowych, ogrzewania i oświetlenia itp.).
Na etapie przystąpienia do zakupu lub zarządzania budynkiem biurowym warto wyjaśnić kwestię współczynnika powierzchni wspólnych, aby kontakty z obecnymi lub przyszłymi najemcami układały się pomyślnie. Wysoki faktyczny współczynnik powierzchni wspólnych to oczywiście wyższy koszt najmu powierzchni dla najemców, gdyż wynajmują i płacą oni za obszary, które nie są dla nich użyteczne. Oznacza to, że przy takiej samej powierzchni najmu ilość miejsca dostępnego na działalność biurową w budynku o niższym współczynniku add-on będzie większa niż w budynku z wyższym tym współczynnikiem. Potencjalni najemcy używają więc współczynnika powierzchni wspólnych jako swoistego papierka lakmusowego, który pomaga im porównywać umowy najmu i dzierżawy, a także same budynki i ustalić, które z nich oferują najlepszą wartość.