Zarządzanie przepływem i składowaniem dokumentacji jest sporym wyzwaniem, które sprawia szczególnie wiele problemów pracownikom działów księgowych i administracyjnych. Przechowywanie takiej dokumentacji jest również kłopotliwe ze względów logistycznych, gdyż w miarę rozwoju firmy trzeba zapełniać kolejne pomieszczenia tonami archiwizowanych dokumentów, co tylko zwielokrotnia koszty.

Szczególnie dużym problemem dla pracodawców jest składowanie dokumentacji pracowniczej (piszemy o tym w artykule „Akta opłaca się wyprowadzić z firmy”). Jak szacuje PKPP Lewiatan, roczny koszt zakupu artykułów biurowych związanych z prowadzeniem dokumentacji kadrowo-finansowej w 16 dużych przedsiębiorstwach, które zatrudniają łącznie ponad 145 tys. pracowników, wynosi 1,5 mln zł. Są to ogromne koszty, które można jednak zmniejszyć nawet o kilkadziesiąt procent za pomocą elektronicznej archiwizacji dokumentów.

Natalia Lewandowska z firmy PrimeSoft Polsk mówi, iż przy założeniu, że miesięcznie procesowanych jest 6000 dokumentów, czas ich wyszukiwania w formie papierowej zajmuje nawet 295 godzin miesięcznie. W przypadku posiadania bazy dokumentów w formie elektronicznej pracownicy nie muszą już przekopywać się przez grube tomy akt i wyszukiwać faktur czy korespondencji w sposób ręczny. Firma uzyskuje pełną kontrolę nad dostępem do archiwizowanych dokumentów i może monitorować, kto i w jakim czasie z nich korzystał. Dodatkowo, za każdym razem mamy dostęp nie tylko do wersji elektronicznych dokumentów, ale także do ich wersji źródłowych, które możemy swobodnie drukować z systemu, a nawet dodawać do nich komentarze.

 

Przed podjęciem decyzji o przechowywaniu dokumentów w formie elektronicznej, tak jak przed każdym procesem outsourcingowym, należy dokładnie sprecyzować swoje oczekiwania i możliwości, a także określić, w jakim czasie chcemy tego dokonać. Dobre przygotowanie się do tego procesu ma decydujące znaczenie dla dalszej współpracy między firmą zlecającą archiwizację a firmą świadczącą taką usługę.

Potwierdza to Marcin Gąszczak, prezes zarządu SAF SA – firmy, która wdraża elektroniczną archiwizację dokumentów: – Odpowiednio przygotowany system archiwizacji oraz kompetencja pracowników za niego odpowiedzialnych minimalizują ryzyko wystąpienia problemów w jego działaniu oraz umożliwiają szybką reakcję w przypadku jakiejkolwiek awarii – opowiada prezes Gąszczak.

– W pierwszej kolejności firma musi zdecydować się na zastosowanie określonego formatu elektronicznej archiwizacji dokumentów, a także sprecyzować zawartość tych dokumentów oraz sposób ich przesyłania – tłumaczy Bartłomiej Wójtowicz, kierownik rozwoju produktów Comarch ECOD. – Najczęściej firmy decydują się na dokumenty formatu EDI (np. XML, EDIFACT), które są bezpośrednio eksportowane z ich systemów. Możliwa jest także wymiana plików podpisanych elektronicznie bądź w formacie PDF. Po przesłaniu tych plików są one następnie dostępne w Comarch ECOD Archiwum, do którego dostęp jest możliwy poprzez stronę internetową – mówi Wójtowicz.

– Każdy dokument trafiający do przedsiębiorstwa w formie papierowej poddawany jest procesowi rejestracji – mówi Natalia Lewandowska z firmy PrimeSoft Polska. Dodaje też, iż istnieją dwie drogi rejestracji dokumentu.

Pierwsza to automatyczne rozpoznawanie tekstu OCR, czyli proces skanowania, w którym system sam pobiera dane zawarte na dokumentach i wprowadza je do systemu. Druga polega na ręcznej rejestracji poprzez wypełnienie w systemie indeksów (pól opisujących dany dokument), następnie oklejenie dokumentu kodem kreskowym i poddanie zarejestrowanych dokumentów procesowi skanowania. System umożliwia skanowanie całych paczek dokumentów i dzięki opcji kodów kreskowych automatycznie dopasowuje obrazy dokumentów do już wcześniej zarejestrowanych.

 

Przeniesienie firmowego archiwum dokumentów do elektronicznej ewidencji w przypadku podmiotów, które działają na rynku od kilku albo i kilkunastu lat, nie jest jednak procesem prostym. Wielu właścicieli firm przeraża sama myśl o skomplikowaniu logistycznym takiego przedsięwzięcia i w rezultacie rezygnują z outsourcingu na rzecz samodzielnej archiwizacji.

Tymczasem archiwizacja dokumentów jest wbrew pozorom procesem bardzo szybkim. Jedyny problem natury logistycznej, jaki się w jego trakcie pojawia, to kwestia przetransportowania dokumentacji. Dzięki użyciu nowoczesnych urządzeń firma archiwizująca jest w stanie skanować nawet do 350 tys. kartek na dobę. Większym problemem jest jednak brak odpowiedniej kadry. Nie zawsze w firmie znajdziemy pracowników, którzy będą w stanie archiwizować dokumenty w postaci elektronicznej w sposób profesjonalny – i co najważniejsze – zgodny z wymogami prawa.

Nie należy również zapominać, iż częstokroć przekazywane do archiwum dokumenty zawierają dane poufne (kontrakty handlowe, dane osobowe pracowników, dane o wynagrodzeniach). Przed outsourcingiem tego procesu na zewnątrz należy się więc upewnić, czy usługodawca zapewnia wystarczającą ochronę danych osobowych i czy stosuje odpowiednie procedury przeciwdziałające „wyciekowi” danych na zewnątrz.

Firma archiwizująca powinna zapewnić nam reglamentowany dostęp do aplikacji, dzięki której mamy wgląd do naszej dokumentacji. Bartłomiej Wójtowicz mówi, że dostęp do archiwizowanych dokumentów powinien być możliwy od razu po zalogowaniu się do aplikacji. Osoba z prawami administratora w danej firmie zakłada konta kolejnym użytkownikom w firmie, określając ich rolę i zakres dostępu (np. do dokumentów z określonego okresu czy dotyczących konkretnego partnera biznesowego). Dodatkowo administrator ma podgląd do wszystkich operacji przeprowadzanych na archiwizowanych dokumentach, wraz z określeniem daty operacji oraz IP komputera, na którym daną operację wykonywano.

 

Cena archiwizacji dokumentów rośnie wraz z ilością dokumentacji. Doświadczenie firm, które zdecydowały się na ten proces, pokazują jednak, że warto to zrobić. – Przeciętnie koszt archiwizacji jednego dokumentu umieszczonego w archiwum to kilkadziesiąt groszy, a finalna cena całej operacji zależy od wolumenu – mówi Bartłomiej Wójtowicz. I dodaje: – Szacuje się, że eliminacja dokumentów papierowych i zastąpienie ich elektroniczną formą pozwala zaoszczędzić 60-80% środków potrzebnych na obsługę dokumentów papierowych. Oszczędności pojawiają się również w późniejszym etapie, gdyż dokumentów w wersji elektronicznej nie trzeba np. kserować. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez PrimeSoft Polska Sp. z o.o., codzienne kserowanie dokumentów kosztuje pracodawcę nawet 1300 zł miesięcznie, bez wliczania w to kosztów przechowywania czy niszczenia dokumentów.