Korzyści z outsourcingu

Dodatkowe korzyści płynące z outsourcingu,które należy wymienić, to:

• ograniczenie ryzyka w prowadzeniu ksiąg rachunkowych,
• korzystanie z programu księgowego dostawcy bez ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z utrzymaniem
  systemu,
• elastyczne dostosowanie rozwiązań outsourcera w zakresie świadczonych usług, terminów, materiałów i raportów do struktury organizacyjnej oraz wewnętrznych regulacji klienta,
• możliwość korzystania z know-how i doświadczenia profesjonalnego dostawcy usług outsourcingowych, podniesienie wiarygodności sprawozdań finansowych,
• gwarancja terminowości, zgodności z prawem oraz merytorycznej poprawności dokumentacji,
• zapewnienie całkowitej poufności przekazywanych danych (korzystanie z zewnętrznego dostawcy usług ogranicza ryzyko ujawnienia informacji osobom nieupoważnionym wewnątrz organizacji klienta).

Outsourcing usług księgowych to również nowoczesne rozwiązania informatyczne, takie jak dostęp online do dokumentów księgowych w systemie outsourcera. W dowolnym momencie osoby uprawnione mogą sprawdzić bieżące dane finansowe lub zdefiniować raport bez konieczności kontaktowania się z dostawcą. Pełne bezpieczeństwo danych zapewniają m.in. procedury odtwarzania danych, oprogramowanie antywirusowe, procedury zarządzania prawami dostępu, firewall czy szyfrowanie.

Posłaniec w siedzibie klienta
Innym rozwiązaniem może być usługa „OnSite”, która jest świadczona bezpośrednio w siedzibie klienta poprzez oddelegowanie do niej pracownika lub zespołu outsourcera w uzgodnionym czasie oraz zgodnie z obowiązującą polityką firmy. To niezwykle atrakcyjne rozwiązanie gwarantuje m.in.:

• szybkie wdrożenie pracowników,
• dostępność do wysokiej klasy specjalistów,
• ciągłość świadczenia obsługi (brak fluktuacji pracowników),
• brak kosztów związanych z rekrutacją i szkoleniem pracownika,
• elastyczne godziny pracy,
• brak ryzyka związanego z wynagrodzeniem za czas choroby lub innych zdarzeń losowych oraz konieczności zapewnienia zastępstwa,
• brak kosztów bezpośrednich związanych z utrzymywaniem stanowiska pracy.

Wybór dostawcy
Jak zatem znaleźć dostawcę oferującego nowoczesny outsourcing usług księgowych? Na co powinniśmy zwrócić uwagę przy jego wyborze? Przede wszystkim należy sprawdzić doświadczenie firmy, zasoby, wiedzę, zaplecze technologiczne, potencjał, odpowiednie certyfikaty oraz jak długo prowadzi ona swoją działalność. Ważne są też opinie o jakości świadczonych przez outsourcera usług oraz relacje z jego obecnymi jak również byłymi klientami. W celu weryfikacji oceny pomóc może lista referencyjna. Inne ważne kwestie, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze takiego partnera, to ubezpieczenie i odpowiedzialność usługodawcy. Należy sprawdzić, czy jego polisa jest aktualna oraz jaki obszar usług świadczonych przez outsourcera ona obejmuje. Dostawca powinien bez oporów okazać chociażby kopię lub skan takiego dokumentu. Jeśli z jakichkolwiek powodów unika przedstawienia polisy/polis, powinno być to dla nas ostrzeżeniem. Profesjonalny dostawca usług outsourcingowych poziom świadczonych rozwiązań określa za pomocą odpowiednich wskaźników, np. SLA (Sernice Level Agreement), a wydajność usługi mierzy, wykorzystując wskaźniki KPI (Key Performance Indicators). Na poziom wskaźników wpływ mają:

• badanie satysfakcji klienta,
• dostępność usługi,
• doskonalenie procesów księgowych,
• rozwój narzędzi informatycznych.

Ważną kwestią jest również sytuacja finansowa dostawcy. Należy zwrócić szczególną uwagę na firmy, które oferują najtańsze usługi, a co za tym idzie – najniższy poziom jakości świadczonych usług. Współpraca z takim dostawcą może się okazać krótkotrwała i może nie przynieść firmie oczekiwanej optymalizacji kosztów. Stabilizacja finansowa firmy outsourcingowej jest głównym czynnikiem optymalnego działania przedsiębiorstwa, które inwestuje w rozwój zaplecza technologicznego, jak również w ciągłe podwyższanie jakości świadczonych usług np. poprzez rozwój pracowników (szkolenia, studia podyplomowe).

Zakres usług szyty na miarę
Firmy działające w tej samej branży mogą się różnić między sobą np. innymi obowiązkami podatkowymi z racji posiadanych aktywów czy regulacjami związanymi z rachunkowością zarządczą.
Dlatego istotnym elementem jest elastyczne i indywidualne podejście dostawcy do potrzeb klienta. Zanim outsourcer przedstawi swoją ofertę, powinien przeanalizować specyfikę i politykę danej firmy. Bazując na swoim doświadczeniu, powinien stworzyć dla niej najbardziej korzystne i optymalne rozwiązanie.

Wybrane elementy usług księgowych

• Przetwarzanie transakcji m.in. dekretowanie dokumentów zgodnie z ustalonym planem kont, uzgadnianie zobowiązań z główną księgą, zarządzanie kontem księgi zobowiązań, ewidencja środków trwałych, prowadzenie gospodarki magazynowej, rozliczanie kas fiskalnych.
• Usługi podatkowe, m.in. deklaracje VAT-7, rejestr VAT, deklaracje Intrastat.
• Sprawozdawczość, m.in. przygotowywanie rachunków zysków i strat, bilansu, sprawozdania z przepływu środków pieniężnych, przygotowywanie sprawozdań statystycznych, zestawień obrotów i sald, sprawozdań finansowych.
• Rachunkowość zarządcza, m.in. sprawozdania oraz raporty ad-hoc, które ułatwiają podjęcie wielu decyzji biznesowych oraz spełniają potrzeby wewnętrznej sprawozdawczości organizacji.
• Kontrola, m.in. kwartalne kalendarze zawierające terminy składania
  wszystkich ustawowych i podatkowych dokumentów oraz raportów.
• Rejestracje działalności, m.in. pomoc firmom rozpoczynającym działalność w Polsce, pomoc w interpretacji naszego prawa i w rejestracji w Urzędzie Skarbowym itp.
  

Czy zatem podjęcie decyzji o wprowadzeniu outsourcingu usług księgowych jest dobrym pomysłem na nowoczesną księgowość? Zdecydowanie tak, ale tylko, gdy oddajesz ją w dobre ręce!

Katarzyna Stachniuk

Sales Manager w firmie PayrollCenter Sp. z o.o.

UCMS Group EMEA