W branży Facility Management często podkreśla się różnice pomiędzy zarządcami nieruchomości a facility managerami. Ci pierwsi to osoby, które uzyskały licencję, czyli mają wyższe wykształcenie, skończyły kurs przygotowawczy (studia podyplomowe), odbyły niezbędną praktykę i zajmują się głównie codzienną administracją nieruchomości. Ci drudzy mają za zadanie nie tylko bieżącą obsługę nieruchomości i wykonywanie zadań zgodnych z bilateralną umową z właścicielem budynku czy wynikających z przepisów prawa. To, co wyróżnia facility managera od zwykłego zarządcy nieruchomościami, to zorientowanie na potrzeby użytkowników nieruchomości. Mówi się nawet, że facility maganager „wytwarza i sprzedaje udogodnienia”. Jego zadaniem jest takie działanie, które poprawia jakość, a w rezultacie i efektywność funkcjonowania biznesu użytkowników nieruchomości.

Konsekwencją zorientowania się na użytkownika nieruchomości jest również elastyczne podejście do jego potrzeb i wymagań. Co prawda, jak zostało to powiedziane już na samym początku, ramy prawne tego zawodu – ze względu na ciążącą odpowiedzialność – są dość sztywne i surowe. Niemniej jednak, poruszając się w tym otoczeniu prawnym, jakie mamy, facility manager powinien dostosowywać swoje usługi pod konkretnego użytkownika nieruchomości i być otwarty na wprowadzanie innowacyjnych usług. Jednocześnie facility manager nie może zapominać, że jest podmiotem koordynującym, pewnego rodzaju pośrednikiem między właścicielem nieruchomości a jej użytkownikami. Tak więc nie posiada on pełni władzy dyskrecjonalnej, a co za tym idzie – musi potrafić płynnie poruszać się miedzy tym, czego wymagają od niego klienci, a tym, czego oczekuje użytkownik – co często nie jest prostym zadaniem.

 

Chociaż licencja zawodowa to nie wszystko, jest ona niezbędnym elementem wykonywania zawodu. Zgodnie z art. 184 ust. 3 ustawy o gospodarce nieruchomościami, prowadzenie działalności w zakresie zarządzania nieruchomościami na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej jest możliwe w przypadku, gdy czynności z zakresu zarządzania nieruchomościami będą wykonywane przez zarządców nieruchomości. Licencję zawodową w zakresie zarządzania nieruchomościami nadaje się osobie, która m.in. nie była karana za przestępstwa przeciwko mieniu, posiada wyższe wykształcenie oraz ukończyła studia podyplomowe w zakresie zarządzania nieruchomościami i odbyła praktykę zawodową. Dla facility managera to nie wszystko. Po uzyskaniu niezbędnych uprawnień musi być zdeterminowany do pogłębiania swojej wiedzy i umiejętności. Zgodnie z art. 186 ust. 2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, każdy zarządca jest zobowiązany do stałego doskonalenia kwalifikacji zawodowych.

 

Nieruchomości są obiektami o niezwykle dużym poziomie skomplikowania, w których zachodzą procesy potencjalnie niebezpieczne dla mieszkańców, najemców i samych zarządców (ich natężenie rośnie szczególnie w okresie zimowym, czego przykładem są liczne w ostatnim czasie katastrofy wynikające z nieodśnieżonych dachów obiektów wielkopowierzchniowych). Z tego powodu rzetelność i odpowiedzialność to cechy będące warunkiem sine qua non profesjonalnego facility managera. Musi on sobie zdawać sprawę z tego, że dostęp do tego zawodu jest reglamentowany ze względu na ogromną odpowiedzialność za mienie i życie użytkowników nieruchomości. Ustawa o gospodarce nieruchomościami oraz ustawa prawo budowlane przewidują konkretne sankcje dla zarządców za nieprzestrzeganie obowiązków związanych z utrzymaniem odpowiedniego stanu budynku (np. utrata licencji zawodowej). Tak więc zarządca nieruchomości, który wykonuje swoje czynności osobiście lub przy pomocy innych osób, które jednak działają pod jego bezpośrednim nadzorem i za które zarządca ponosi konkretną odpowiedzialność zawodową, musi być osobą w pełni świadomą ciążącej na nim odpowiedzialności.

 

Niektóre nieruchomości, np. nowoczesne biurowce, wymagają od facility manager koordynacji wielu procesów. Z tego powodu powszechną praktyką wśród menedżerów jest wykorzystywanie programów informatycznych, które pomagają w bieżącej kontroli czynszów i płatności. Jednocześnie nieruchomość jest „żywym obiektem”, który wymaga dużej liczby prac konserwacyjnych i remontowych. Facility manager staje się wtedy koordynatorem (zleceniodawcą) tych wszystkich prac i to na nim spoczywa odpowiedzialność za wyszukanie profesjonalnej ekipy remontowej czy zlecenia wymaganych prawem inspekcji instalacji kominowych czy klimatyzacji. To z kolei niekiedy wymaga również umiejętności działania i podejmowania decyzji pod wpływem stresu i pod presją czasu.