Automatyzacja procesów zarządzania nieruchomością staje się coraz powszechniejsza. Coraz więcej firm decyduje się na implementację systemów CAFM do obsługi swoich własnych obiektów, jak i do nieruchomości, którymi zarządza. W pierwszej kolejności dotyczy to firm posiadających stosunkowo duże portfolio zarządzanych obiektów. Nie ma przy tym znaczenia, czy jest to obiekt przemysłowy, centrum handlowe, siedziba firmy usługowej, lotnisko czy też obiekt użyteczności publicznej, taki jak szpital i szkoła. Systemy CAFM zapewniają kompleksowy nadzór zarówno nad technicznym, infrastrukturalnym, jak i finansowym zarządzaniem nieruchomością.
Trzeba jednak przyznać, że pomimo stałego rozwoju branży i rosnącej liczby zainstalowanych systemów, ciąży na nich negatywna opinia. Dlaczego? Pokutuje np. pogląd, że systemy CAFM mają sens jedynie w wypadku dużych firm czy zarządców wielu nieruchomości. I rzeczywiście, do niedawna tak właśnie było. Systemy nie spełniały bowiem oczekiwań zarządców i kierownictwa firm, ponieważ wprowadzane były na rynek bez niezbędnego przygotowania i wystarczającego poziomu obsługi. Aktualizacja danych okazywała się bardzo kosztowna, a sam system nie ułatwiał podejmowania strategicznych decyzji. Bywało też, że dokonywano złego wyboru oprogramowania, które już na starcie nie spełniało oczekiwań nabywcy, przede wszystkim ze względu na brak przejrzystości procesów u klienta, złego doradztwa przy doborze systemu czy błędów w czasie jego implementacji. Trzeba bowiem mieć świadomość, że CAFM, jak każde narzędzie, spełni swoją funkcję i przyniesie spodziewany efekt tylko wtedy, gdy zostanie odpowiednio i sensownie użyty.
Jednak w ostatnich latach producenci systemów, doradcy branżowi, jak i zarządcy nieruchomości wiele nauczyli się na temat CAFM i obecnie technikę tę wykorzystują z powodzeniem coraz mniejsze firmy, a nawet podmioty komunalne. Wyciągnięto wnioski z przeszłości i dzięki owocnej współpracy udało się stworzyć standardy gwarantujące efektywną implementację. W Niemczech powstały np. normy branżowe, które je definiują. Istnieją pierwsze certyfikaty jakości, przyznawane najczęściej używanym modułom systemów CAFM. Polepszyła się też współpraca systemów w ramach środowisk IT (zarówno hardware, jak i software). W przypadku zarządzania nieruchomością dotyczy ona przede wszystkim współpracy pomiędzy systemami CAFM i ERP w zakresie zlecenia prac, rozliczenia ich czy przyporządkowania budżetu, np. z systemem SAP. Producenci integrują też interfejsy systemów CAFM do różnych systemów IT, dbając o zwiększanie mobilności procesów. Wiele zadań z zakresu FM wykonuje się przecież obecnie w drodze.

Co do czego
System CAFM ma przede wszystkim aktywnie zarządzać urządzeniami technicznymi w budynku i wspomagać codzienne procesy pracy. Nie jest to jednak możliwe bez realnych danych o zastosowanej w budynku technice. Tylko ich połączenie pozwala bowiem ograniczyć ingerencję człowieka, tak aby zaoszczędzić zasoby, czas i skoncentrować się na działaniach strategicznych. Typowym przykładem jest konserwacja obiektów technicznych, zarządzanie awariami czy energią.
Co ważne, systemów CAFM nie należy mylić z systemami do zarządzania automatyką budynku – BMS. Jest to częsty i dość powszechny błąd. System CAFM jest zorientowany na procesy i odzwierciedla rutynowe czynności w zarządzaniu nieruchomością – wspiera zarządzanie, przygotowanie dokumentacji i analizę różnych procesów. (...)

Florian Becker – Business Development Manager dla jednego z czołowych niemieckich producentów oprogramowania z zakresu zarządzania nieruchomościami
Bronisław Wieruszewski – architekt i facility manager, od ponad 10 lat pracujący w Niemczech, gdzie kierował m.in. projektami budowlanymi i dużymi organizacjami FM. (fotka: brwieruszewski.jpg)

Cały artykuł dostępny w Facility Manager 3(44)/2010