Dokument to nie tylko papier. Jeśli zaginą plany banku, nie oznacza to tylko utraty dokumentów. Są one bowiem nośnikiem informacji – nierzadko o ogromnym dla przedsiębiorstwa znaczeniu.
– Jeżeli potrafimy określić wymierną wartość posiadanej informacji, to potrafimy także określić poziom strat, jakie poniesiemy, gdy nasza informacja zostanie skradziona, przechwycona, zmieniona lub usunięta – argumentuje Łukasz Kister, ekspert ds. bezpieczeństwa informacji w BOSSG Information Security. – Zabezpieczenie tajemnic biznesowych musi więc być podstawową zasadą zarządzania firmą.
Informacja przybiera wiele postaci. Może być przechowywana w komputerach, przesyłana w sieciach, drukowana lub pisana na papierze oraz przekazywana w rozmowach. Tak więc zarówno sama informacja, jak również elementy systemu informacyjnego są aktywami o żywotnym znaczeniu dla funkcjonowania przedsiębiorstwa. Właśnie dlatego należy podjąć działania zmierzające do jej ciągłego zabezpieczania, niezależnie od formy i nośnika. Wydaje się, że najlepszym wzorcem tworzenia polityki bezpieczeństwa informacji w przedsiębiorstwie są zalecenia i procedury zawarte w międzynarodowych normach ISO/IEC 27001:2005 i ISO/IEC 17799.
Jednak samo posiadanie i gromadzenie informacji nie miałoby dla przedsiębiorców żadnego znaczenia bez możliwości wykorzystywania ich w odpowiednim czasie: przetwarzania, selekcjonowania, przesyłania, czyli zarządzania nimi.
– Wśród kadry zarządzającej rośnie obecnie świadomość istoty dostępu do informacji i obiegu informacji – zauważa Dorota Szajek, dyrektor handlowy i pełnomocnik zarządu w firmie PrimeSoft Polska. – Dlatego niezbędne jest dostarczenie pracownikom narzędzi wspierających gromadzenie, odpowiednie wykorzystanie i dystrybucję informacji, w taki sposób, aby wszyscy odczuli korzyści. Kluczowym narzędziem w tym procesie stają się systemy workflow/DMS (DMS z ang. Document Management System) służące gromadzeniu i wykorzystaniu odpowiedniej informacji w firmie i poza nią. Każdy wdrożony system klasy workflow/DMS może pełnić funkcję centrum zarządzania wiedzą.

Dokumenty pod ręką
Zaawansowane oprogramowanie przyczynia się przede wszystkim do usprawnienia procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Zdaniem Małgorzaty Koźmińskiej, product managera ECM/BPM w firmie Comarch, w procesach biznesowych związanych z przetwarzaniem dokumentów wykorzystuje się najczęściej dwa rodzaje oprogramowania.
Pierwsze rozwiązanie, typu EDI (ang. Electronic Data Interchange), obsługuje wyłącznie wymianę danych strukturalnych takich dokumentów handlowych i finansowych, jak zamówienia, awiza wysyłki czy faktury. Przejście z wersji papierowej dokumentów biznesowych i logistycznych na wersję elektroniczną zapewnia firmie optymalizację procesów, poprawę jakości danych, redukcję kosztów związanych z obróbką dokumentów papierowych i wiele innych korzyści.
Drugi rodzaj oprogramowania przechwytuje i przetwarza dokumenty udostępniane w dowolnej formie niestrukturalnej. Pozwala obsługiwać nie tylko skany czy elektroniczne wersje edytorów tekstów, ale również faksy (papierowe i elektroniczne), e-maile, obrazy, grafiki, pliki pakietów biurowych (arkusze kalkulacyjne, prezentacje), pliki narzędzi do projektowania, nagrania audio i wideo oraz raporty pochodzące z różnych systemów (np. ERP, biling).
– W każdej organizacji funkcjonuje jeszcze bardzo wiele procedur biznesowych, które nierozerwalnie związane są z przechwytywaniem i przetwarzaniem dokumentów – zauważa Małgorzata Koźmińska. – Wynika to z przepisów prawa, przeszkód technicznych oraz nawyków kontrahentów i klientów, na które zwykle ma się ograniczony wpływ. W przypadku, gdy wolumeny dokumentów zaczynają być duże, a dane w nich zawarte są krytyczne dla procesów biznesowych, ich sprawna digitalizacja i ekstrakcja danych stają się dla firmy niezmiernie istotne.
Nie mniej ważna pozostaje również kontrola nad dalszym obiegiem papierowej wersji zdigitalizowanych dokumentów, które powinny być zarchiwizowane i udostępniane w miarę potrzeb upoważnionym osobom (np. kontrolerom urzędu skarbowego lub audytorom). Aby obsłużyć pełen obieg dokumentów w takich przypadkach, potrzebne jest zatem nie tylko nowoczesne i wydajne oprogramowanie, ale również cały szereg usług logistycznych i infrastrukturalnych, które firmy mogą albo obsłużyć we własnym zakresie, albo powierzyć ich realizację podmiotom zewnętrznym w ramach outsourcingu.

Papierowa konieczność
Trzeba jednak pamiętać, że nie wszystkie dokumenty można generować i przechowywać w formie elektronicznej. Umowy, faktury (przy braku wymiany EDI), formularze bankowe, dokumentacja medyczna, akta sądowe – muszą być przechowywane w formie papierowej. Sztandarowym przykładem takiej papierowej dokumentacji jest kartoteka pracownicza.
– Zgodnie z polskimi przepisami, pracodawca musi dla każdego pracownika prowadzić teczkę osobową, o zawartości ściśle określonej wymogami prawa, a odpowiednie dokumenty przechowywać nawet przez pięćdziesiąt lat – wyjaśnia Ireneusz Hołowacz, dyrektor Centrum Wsparcia Aplikacji w firmie GAVDI Polska. – W wielu przedsiębiorstwach taka dokumentacja archiwizowana jest wyłącznie w wersji papierowej. Obecne polskie przepisy nie pozwalają na prowadzenie i przechowywanie akt osobowych pracowników wyłącznie na nośnikach elektronicznych.
Wymogi określone przez Ministerstwo Pracy nakładają na firmę obowiązek przechowywania przynajmniej niektórych dokumentów, składających się na teczkę osobową pracownika, w formie pisemnej. Okazuje się, że takie dokumenty, jak np. umowa o pracę, o zakazie konkurencji czy wnioski o udzielenie urlopu wychowawczego, chociaż mogą występować w formie elektronicznej, muszą mieć także swój papierowy oryginał.
Oczywiście zarządzanie taką papierową dokumentacją można powierzyć zewnętrznej organizacji. Firmy outsourcingowe poddają dokumenty procesom skanowania, indeksowania i przechowywania. W tak przygotowanej usłudze właściciel dokumentów pracuje na profesjonalnie przygotowanej informacji z dokumentu. Obraz dokumentu dostępny jest on-line, a same dokumenty w formie papierowej trafiają do archiwum outsourcera. Dzięki usłudze outsourcingu kwestia przechowywania dużej ilości dokumentów przestaje być dla przedsiębiorcy problemem.
– W ten sposób przedsiębiorstwo optymalizuje swoje procesy główne, zmniejszając ogólne koszty prowadzenia działalności – argumentuje Iwona Wałach, dyrektor ds. rozwoju w firmie Iron Mountain Polska, i dodaje: – Outsourcing eliminuje nakłady inwestycyjne i koszty związane z utrzymaniem wiedzy oraz udoskonala proces zarządzania organizacją, nawet przy zmieniających się wolumenach dokumentów. Powierzona usługa jest dla outsourcera procesem głównym. Wykonana jest więc profesjonalnie, przy użyciu najlepszych narzędzi pracy i z zachowaniem wszelkich rygorów bezpieczeństwa.
Firmy outsourcingowe zajmują się najczęściej zarządzaniem wszelkimi umowami, korespondencją, dokumentami księgowymi, kadrowymi, handlowymi, związanymi z ISO 9000, dokumentacją techniczną, jak również wspieraniem procesów biznesowych.

Marcin Sobolewski