Bezpieczeństwo

Jeden z większych problemów w administracji kadrowo-płacowej dotyczy interpretacji przepisów prawnych z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych czy podatków, regulujących kwestie wynagrodzeń oraz kadry. Rośnie ilość niezbędnej sprawozdawczości, a nieustanne zmiany w gąszczu przepisów wymuszają na pracodawcach konieczność ciągłego ich śledzenia i dostosowywania do nich własnych procedur. Konieczne są również szkolenia specjalistów oraz bieżące aktualizowanie oprogramowania kadrowo-płacowego do nieustannie zmieniającego się otoczenia. Coraz więcej czasu kadry menedżerskiej pochłania merytoryczna kontrola dokumentacji i kalkulacji. Wszystko to jest kosztowne, czasochłonne, narażone na ryzyko pomyłki i wiąże się z ogromną odpowiedzialnością – zarówno prawną, jak i materialną.

Innym istotnym problemem tego obszaru funkcjonowania przedsiębiorstwa jest zachowanie poufności. Większość z nas miała zapewne okazję zetknąć się ze skutkami jej naruszenia. I nie chodzi wyłącznie o ryzyka związane z naruszeniem zapisów ustawy o ochronie danych osobowych, ale również o aspekt zarządzania zasobami ludzkimi w firmie.

Firmom outsourcingowym, ze względu na efekt ekonomii skali i specjalizację, na której opierają swoją strategię, opłaca się inwestować w nowoczesne technologie, gwarantujące merytoryczną poprawność oraz poufność dokumentów i danych oraz zatrudniać i stale szkolić personel o najwyższych kwalifikacjach.

Ponadto dostawcy tych usług przejmują ryzyko za popełnione przez siebie ewentualne błędy w listach płac, deklaracjach podatkowych czy ZUS. Jest to możliwe między innymi dzięki posiadanym przez outsourcerów wysokim polisom ubezpieczeniowym od odpowiedzialności cywilnej, na których wykupienie, prowadząc kadry czy płace wewnętrznie, zazwyczaj się nie decydujemy.

Przekazując na zewnątrz dane płacowe i kadrowe, minimalizujemy również ryzyko ich ujawnienia wewnątrz firmy, które, jak wiadomo, może prowadzić do problemów w zarządzaniu zasobami ludzkimi, a w szczególności rodzić konflikty interpersonalne.

Opłacalność

Oceniając potencjalną opłacalność wykorzystania outsourcingu kadrowo-płacowego, powinniśmy brać pod uwagę różne parametry i aspekty tego przedsięwzięcia. W związku z tym zaleca się dokonywanie szczegółowej analizy potencjalnych korzyści, które zamierzamy osiągnąć. Wśród nich wyróżnić można między innymi: oszczędności finansowe, poprawę jakości funkcjonowania działu personalnego czy redukcję ryzyk na określonych płaszczyznach. Oczywiście możliwe jest założenie osiągnięcia tylko jednego z tych celów lub wszystkich jednocześnie. Uzależnione jest to zarówno od branży, w której działalność prowadzi określony podmiot, jak i od jego struktury wewnętrznej, sytuacji finansowej i planowanej na przyszłość strategii rozwoju, w tym „cięcia” kosztów stałych, zmniejszających środki na ewentualne inwestycje.

Potrzeba ograniczenia kosztów funkcjonowania jest wciąż jeszcze najczęściej spotykanym powodem zainteresowania firm usługami outsourcingowymi, a finansowe korzyści z ich wdrożenia najłatwiej jest wyliczyć.

Zlecając na zewnątrz kadrowo-płacowe funkcje przedsiębiorstwa, należy przeanalizować całkowity koszt wykonywania ich we własnym zakresie. W praktyce firmy często porównują koszt outsourcingu wyłącznie z kosztem zatrudnienia własnych specjalistów zajmujących się daną dziedziną. Tymczasem na koszty własne, poza kosztami wynagrodzeń, składają się również: koszty ZUS, koszty choroby, koszty urlopów wypoczynkowych, macierzyńskich czy wychowawczych, koszty rekrutacji, szkoleń, materiałów merytorycznych (ustawy, interpretacje, specjalistyczna prasa), konsultacji i opinii prawnych, a także koszty związane z zakupem i eksploatacją systemu komputerowego oraz specjalistycznego oprogramowania, zakup sprzętu IT, koszty obsługi IT, koszty czynszu zajmowanej powierzchni biurowej i opłaty za media, materiały biurowe (papier, toner itp.), koszt telefonów, alokacja kosztów administracyjnych na dział kadr i płac, koszty zarządzania działem kadr i płac – czas kadry managerskiej.

Jednocześnie, badając opłacalność wdrożenia outsourcingu kadrowo-płacowego, należy zwrócić szczególną uwagę na to, aby uniknąć często popełnianego błędu, polegającego na wyborze dostawcy oferującego bardzo niską cenę za swoje usługi. Takie nie do końca przemyślane postępowanie może okazać się pułapką. Klient, który przy wyborze dostawcy usług outsourcingowych kieruje się jedynie, bądź przede wszystkim, kryterium najniższej ceny, często jest później skazany na ponoszenie dodatkowych opłat, o których w ofercie nie było mowy, i których nie przewidywał. Musi także liczyć się z tym, że najtańsza usługa będzie najprawdopodobniej niskiej jakości i nie spełni celów stanowiących pierwotnie podstawę jej zakupu. W konsekwencji, w skrajnych przypadkach, taki wybór może spowodować znaczne zwiększenie kosztów zamiast ich redukcji, a zatem opłacalność całego przedsięwzięcia staje pod dużym znakiem zapytania.

Wygoda

Wielu menedżerów w swojej codziennej pracy boryka się z problemem braku łatwego dostępu do danych umożliwiających sprawne zarządzanie zespołem.

Outsourcer, posiadając nowoczesne narzędzia, na przykład informatyczne, jest w stanie wykazać się dużą elastycznością, dopasowując na bieżąco oferowane przez siebie usługi do zmieniających się potrzeb i oczekiwań klientów.

W efekcie przedsiębiorstwo zyskuje łatwiejszy dostęp do informacji o lepszej jakości – gwarantowana przez dostawcę ekspercka wiedza, dane kadrowo-płacowe on-line, dedykowane raporty w Excelu czy automatyczne rozksięgowywanie list płac.

Wdrożenie outsourcingu kadrowo-płacowego skutkuje również uproszczeniem struktury działu personalnego firmy oraz uwolnieniem czasu managementu, co z pewnością prowadzi do poprawy jakości zarządzania i pozwala skupić się na kluczowych aspektach jego działalności.

Moda?

Dzisiaj outsourcing kadrowo-płacowy nie wydaje się być już jedynie modą. To sposób na optymalizację pewnych procesów zachodzących w każdej firmie.

Świadomość roli właściwego zarządzania kapitałem ludzkim rośnie, lecz wciąż jeszcze nie jest zbyt wysoka. Przejawia się to szczególnie w sposobie myślenia kadry kierowniczej małych przedsiębiorstw. Skoro przez kilka lat sprawami kadrowymi zajmowała się księgowa, wykonując równocześnie swoje normalne obowiązki, i wszystko „jakoś” funkcjonowało, wynajmowanie firmy zewnętrznej tylko po to, aby zajęła się zagadnieniami kadrowo-płacowymi, wydaje się zbędnym luksusem.

Przyjmuje się, że zlecenie funkcji personalnej na zewnątrz wcale nie eliminuje kłopotów z zarządzaniem personelem. Menedżerowie nadal bowiem muszą wykonywać swoje kierownicze obowiązki. Równocześnie w przedsiębiorstwie powinna być osoba odpowiedzialna za kontakty z firmą outsourcingową. Monitorowanie usług realizowanych przez outsourcera, dostarczanie danych na temat zmieniających się uwarunkowań, przekazywanie informacji zwrotnych dotyczących współpracy – bez działań tego typu trudno wyobrazić sobie sukces outsourcingu. Ta konieczność bywa uważana przez kadrę kierowniczą wielu przedsiębiorstw za argument przeciwko zlecaniu zadań na zewnątrz. Outsourcing w gruncie rzeczy niczego nie załatwia – i tak będziemy musieli zajmować się sprawami personalnymi – ta opinia, choć rzadko wypowiadana głośno, jest obecna w sposobie myślenia osób zarządzających przedsiębiorstwami.

Jednakże wybierając outsourcing, otrzymujemy szereg korzyści, niemożliwych do osiągnięcia w inny sposób, które w znacznym stopniu ułatwią zarządzanie najcenniejszymi zasobami firmy – kapitałem ludzkim.

Czy można to nazwać trywialnie „modą”? Na to pytanie każdy powinien odpowiedzieć sobie sam...

Barbara Kochańska-Mierzejewska
dyrektor HR w FPA Group

www.outsourcing.com.pl