Razem czy po kolei?

2010-03-26 11:50

Wdrożyć razem czy po kolei?

Wdrożenie systemu IT w firmie posiadającej oddziały jest bardzo skomplikowane i wymaga dużego zaangażowania klienta oraz jeszcze większego doświadczenia dostawcy. Wątpliwości pojawiają się już na etapie podejmowania decyzji, czy wdrożyć system jednocześnie we wszystkich filiach czy stopniowo. A to dopiero czubek góry lodowej.

Wdrożenie systemu informatycznego w przedsiębiorstwie o strukturze wielooddziałowej znacznie różni się od wdrożenia w firmie nieposiadającej oddziałów. Większe są wymagania wobec systemu, który musi integrować przepływ danych pomiędzy oddziałami oraz odwzorowywać zależności między filiami i centralą. Takie wdrożenie jest także bardziej skomplikowane ze strony organizacyjnej. W poszczególnych fazach projektu trzeba bowiem skoordynować nie tylko jedną jednostkę organizacyjną, ale często kilkadziesiąt filii. Również start systemu jest w takim przypadku dużo większym wyzwaniem.

Przykładem może być ogólnopolska sieć hurtowni, która posiada centralę i magazyn centralny oraz kilkanaście czy kilkadziesiąt filii, z których każda ma lokalny magazyn. Filie są podległe centrali, która zaopatruje magazyny w oddziałach. Najczęściej mają one mocno ograniczone uprawnienia i wiele czynności w systemie może być wykonywanych tylko przez centralę. Taka organizacja wymusza większe wymagania wobec systemu. Istotna jest możliwość zarządzania zapasami, aby móc sterować stanami magazynowymi we wszystkich magazynach i optymalizować przepływy towarów między oddziałami. Wydruki oraz raporty we wszystkich oddziałach muszą być zgodne ze standardami przedsiębiorstwa.

Wszyscy naraz

Kiedy system ma być wdrożony w wielu oddziałach, różny może być też udział dostawcy w projekcie. Może on na przykład prowadzić projekt we wszystkich jednostkach przedsiębiorstwa lub tylko w centrali, a wdrożenie w oddziałach jest wtedy kontynuowane wewnętrznie przez klienta.

W pierwszym przypadku użytkownicy kluczowi z oddziałów od początku uczestniczą w projekcie. Jeśli firma ma kilkadziesiąt filii, oczywiście nie ma potrzeby, żeby na każdym spotkaniu wdrożeniowym byli obecni przedstawiciele wszystkich. W zależności od rodzaju spotkania wystarczy obecność użytkowników reprezentujących regiony lub nawet tylko jednego pracownika, odpowiedzialnego za pracę oddziałów. Skoordynowanie spotkań to w takim przypadku skomplikowanie zadanie logistyczno-organizacyjne.

Konsultanci wdrożeniowi nadzorują prace dotyczące zarówno centrali, jak i oddziałów. W szkoleniach uczestniczą użytkownicy kluczowi z wszystkich jednostek. Ci z kolei szkolą użytkowników końcowych w swoich oddziałach. Taki model jest często stosowany w przypadku ogólnopolskich sieci hurtowni czy sklepów.

Zaletą w tym wypadku jest niewątpliwie dużo mniejsze ryzyko niepowodzenia czy wystąpienia problemów z funkcjonalną stroną, ponieważ nad zadaniami czuwają doświadczeni eksperci. Za wadę uznawane są zwiększone koszty: stawki konsultantów są najczęściej wyższe niż stawki własnych pracowników. Zagrożeniem mogą być także problemy z komunikacją. Konsultanci z zewnątrz nie znają specyfiki i zwyczajów firmy tak dobrze, jak jej pracownicy. Ponieważ problemy z komunikacją między użytkownikami a konsultantami występują w przeważającej większości wdrożeń, należy mieć świadomość tego zagrożenia i od początku starać się je zminimalizować.

Cały artykuł dostępny "Outsourcing Magazine" 2(22)/2010

Marta Nowak