Błędy popełniane przez menedżerów nie są w żaden sposób uszeregowane, ponieważ ich waga uzależniona jest od momentu, w którym są popełniane. Musi ich jednak unikać każdy decydent.

1. Nie przerzucaj wadliwego działania na dostawcę. Czasami podczas realizacji projektu outsourcingowego menedżerowie stwierdzają, że wskazana funkcja w przedsiębiorstwie sprawia kłopoty organizacyjne. Nie mogą sobie jednak pozwolić na zmiany w jej funkcjonowaniu ze względu na koszty, brak czasu czy umiejętności. Decydują się wtedy powierzyć problemy outsourcerowi.
Takie podejście jest możliwe tylko wtedy, gdy dostawca jest rzeczywiście zdolny do naprawy sytuacji. Przesuwanie problemów z jednej firmy do drugiej wcale ich bowiem nie rozwiązuje, a jedynie odkłada ich rozstrzygnięcie. Firmy nadal otrzymują usługi słabej jakości, tyle że od nowego dostawcy, a dodatkowo nie mają nad nimi kontroli. Ponoszą wtedy nie tylko koszty bieżącego prowadzenia usługi, ale także transformacji i wdrożenia koniecznych zmian. Efekt: płacą jeszcze więcej.
Jak uniknąć takiej sytuacji? Przede wszystkim analizując wątpliwości oraz założenia i decyzje outsourcingowe. Outsourcer nie rozwiąże bowiem automatycznie wszystkich problemów. Trzeba uporządkować funkcje, oddzielić zakres zadań realizowanych w firmie, od tych przekazanych do realizacji i dopiero wtedy zlecić je outsourcerowi. Należy mu się jednak dokładnie przyjrzeć i dowiedzieć, jak chce usługę zrealizować.

2. Podejmuj przemyślane decyzje. Bywa, że menedżerowie podejmują decyzję o przekazaniu zadań w outsourcing zbyt pochopnie, nieprofesjonalnie, np. podczas spotkań towarzyskich. Nie zastanawiają się, czy strategia firmy zakłada taki tryb zakupów. Nie poświęcają wystarczająco dużo czasu na przygotowanie dobrej umowy i opierają się na gentelman agreement, co może skutkować wieloma problemami. Przede wszystkim brakiem przygotowania się do realizacji kontraktu.
Decydując się na outsourcing, menedżerowie powinni zadać sobie pytanie, co chcą osiągnąć i w jaki sposób będą weryfikować cel – za pomocą wielkości liczbowych czy miarą jakościową. Profesjonalny outsourcer powinien pomóc menedżerom w definiowaniu parametrów, które pozwolą na obserwację stopnia realizacji strategicznych celów. Sprawdzanie, czy outsourcing idzie w wyznaczonym kierunku jest podstawą. Nie należy zakładać, że będzie on zawsze najlepszym rozwiązaniem.

3. Nie koncentruj się tylko na kosztach. Często zdarza się, że firmy decydują się na outsourcing, ponieważ ceny za przekazanie usługi na zewnątrz wyglądają bardzo atrakcyjnie. Menedżerowie przeskakują wówczas kilka szczebli procesu decyzyjnego i skupiają się na analizie usług oferowanych przez dostawcę, celach, jakie chcą osiągnąć, powierzanych zadaniach czy przekazywanych odpowiedzialnościach. Zapominają rozważyć, czy outsourcer ma odpowiednie kompetencje do wykonania powierzonej mu pracy i dysponuje odpowiednio przygotowanym zespołem pracowników. Nie analizują, czy kultura organizacyjna dostawcy i kupującego jest dopasowana. Oficjalnie deklarują chęć podniesienia jakości procesów czy funkcji, a w praktyce skupiają się tylko na atrakcyjnej cenie i złożeniu podpisów pod umową. Kierują się tylko kryteriami kosztowymi, a nie jakościowymi.
Menedżer powinien przede wszystkim opierać się na swoich pierwotnych celach. Co pewien czas musi się też upewniać, czy ich nie zmienił. Jeśli nie uda mu się ich utrzymać, informuje o tym outsourcera. Może się bowiem okazać, że outsourcing nie jest dobrym rozwiązaniem w osiąganiu nowo nakreślonego celu. Ten błąd, nazywany „your mess for less”, można określić jako „problem klienta na koszt dostawcy”. Jeśli usługi wymagają faktycznej naprawy, trzeba w nie zainwestować. Nie da się rozwiązać problemów organizacyjnych, jednocześnie oszczędzając wydatki. Trzeba dokładnie przeanalizować koszty realizowania usługi i potencjalne oszczędności, które mogą powstać w wyniku outsourcingu. Poza tym niezbędne będzie opracowanie szczegółowych analiz dokumentujących wnioski i efekty. Warto wtedy zapytać o zdanie outsourcera i uwzględnić jego spostrzeżenia.