Dobra umowa musi odzwierciedlać cały proces powstawania oprogramowania: analizę wymagań, projektowanie systemu, programowanie, testowanie, wdrożenie i opiekę serwisową. Każdy z tych etapów różni się rodzajem prac do wykonania, efektem końcowym i, co często jest pomijane, rozłożeniem ciężaru obowiązków spoczywających na obu stronach umowy.

Sporządzenie umowy na taką usługę nie jest łatwe jeszcze z jednego powodu. Produkt, który ma dopiero powstać i zaspokoić biznesowe potrzeby zlecającego, jest dopiero wyobrażeniem, koncepcją. Oznacza to, że umowa może ulec zmianie na każdym etapie przekształcania się w system. Jak więc pogodzić to zróżnicowanie usług i nieokreśloność przedmiotu umowy z konieczną precyzją i jednoznacznością przy uzgadnianiu czy interpretacji jej zapisów? Przede wszystkim sytuacja wymaga pewnej dojrzałości obu stron zawierających umowę.

Po pierwsze, znajomości i zrozumienia charakteru pracy nad systemami informatycznymi. Po drugie, świadomości wspólnego celu, jakim jest nie tyle wytworzenie oprogramowania, co zaspokojenie potrzeby biznesowej odbiorcy. I po trzecie, zaufania zbudowanego na solidnych podstawach, czyli jasno sprecyzowanych wymaganiach, właściwie przeprowadzonym procesie wyboru dostawcy usługi oraz przestrzeganiu zasad fair play.

Podjęcie decyzji o zakupie każdego systemu powinno mieć uzasadnienie biznesowe i być poprzedzone analizą istniejących lub projektowaniem nowych procesów, które zostaną zinformatyzowane. Ważne jest też zidentyfikowanie celów, jakie mają zostać dzięki temu osiągnięte oraz zdefiniowanie mierników, określających stopień ich realizacji. Zebrane w ten sposób informacje pozwalają ocenić efektywność przedsięwzięcia. Są też kluczowe na kolejnych etapach realizacji projektu i niezbędne do właściwego sformułowania umowy. W oparciu o nie powinny powstać: specyfikacja systemu (dokumentacja techniczna jako podstawa wykonania i odbioru prac programistycznych), projekt wdrożenia (określający powiązania procesów realizowanych przez nowy system z pozostałymi procesami w organizacji), harmonogram uruchomień poszczególnych modułów i na koniec zakres oraz harmonogram szkoleń użytkowników systemu.