Każdy proces wdrożenia systemu informatycznego składa się z kilku etapów, choć ich nazewnictwo, w zależności od firmy wdrażającej, może być różne. Pierwsze z nich polegają na rozdzieleniu ról, uzgodnieniu wstępnego harmonogramu wdrożenia, analiz wymagań klienta oraz rozpoznaniu procesów biznesowych. Informacje zebrane podczas analiz mapowane są następnie w nowym systemie, a efekty przedstawiane i dyskutowane z klientem. Potem przychodzi czas na projektowanie i wykonanie modyfikacji systemu w oparciu o wcześniejsze ustalenia z procesu sprzedaży, czyli dostosowanie systemu do organizacji i wymagań klienta (czasami to procesy biznesowe klienta dopasowywane są do nowego systemu). Po tych wszystkich działaniach odbywa się cykl szkoleń użytkowników, a przed samym startem przeprowadzane są jeszcze różnego rodzaju testy, między innymi funkcjonalności, wydajności.

Na każdym z tych etapów rodzą się problemy. Właściwie mogą się one ujawnić jeszcze przed wyborem dostawcy usług, a część z nich pojawia się już w momencie podjęcia decyzji o zakupie nowego systemu IT.

Często firmy wdrażają nowy system, ponieważ chcą działać lepiej, efektywniej, oszczędniej. Takie podejście pomstuje jednak w kolejnych etapach wdrożenia. Podejmując decyzję o zakupie i wdrożeniu nowego systemu IT, często zapomina się o wyznaczeniu key performance indicators, które mają być osiągnięte. Jeśli są one sformułowane zbyt ogólnie, to w praktyce nie ma ich w ogóle. W efekcie nie można po wdrożeniu zmierzyć, co udało się osiągnąć.

Cel powinien być wyrażony w sposób mierzalny i realny, np. zmniejszenie wartości zapasów o określony procent lub zwiększenie sprzedaży. W ten sposób jesteśmy w stanie sprawdzić, czy uruchomienie nowego systemu pozwoliło nam w danym okresie osiągnąć cel.

Oczywiście wyznaczone cele muszą być realne, zarówno jeśli chodzi o wartość wskaźnika, który będzie sprawdzany, jak i o czas, w którym wartość ma ulec zmianie. Oczekiwanie zwiększenia sprzedaży o 100% po 3 miesiącach od startu systemu, może się bowiem okazać niewykonalne. Jeśli firma ma problem ze stanami magazynowymi produktów (np. często zdarzają się niedobory lub nadwyżki są zbyt duże) i wybiera system, który ma specjalny moduł do zarządzania zapasami, to celem może być np. zmiana wartości wskaźnika rotacji zapasów.

Oprócz ogólnego celu wdrożenia ważne są także te, związane z poszczególnymi fazami wdrożenia. Świadomość tego, czego oczekujemy i co chcemy osiągnąć w trakcie danego etapu projektu znacząco wpływa na efektywność. Na przykład po szkoleniach użytkownicy powinni umieć samodzielnie wykonać określone zadania w systemie. Stwierdzenie to jest w większości przypadków celem szkolenia, ale nie zawsze faktycznie sprawdza się, czy użytkownicy potrafią zrobić określone działania. Aby zweryfikować poziom wiedzy użytkowników po szkoleniach, czasami stosuje się „egzaminy”: pracownicy dostają zadania do wykonania w systemie samodzielnie. (...)

Cały artykuł dostępny w "Outsourcing Magazine" 1(21)/2010