Przed podjęciem decyzji o outsourcingu procesów związanych z zarządzaniem należnościami warto rozważyć kilka istotnych kwestii.
1. Dokonać identyfikacji i klasyfikacji kontrahentów jako obecnych lub potencjalnych dłużników
Jako kryteria możemy zastosować dla przykładu: formę prawną, wolumen czy udział w obrotach, historię współpracy i rokowania na przyszłość, oferowane warunki sprzedaży itp.
Warto również określić, które grupy klientów chcemy obsługiwać własnymi siłami, a wobec których jesteśmy gotowi na zdecydowane działania podejmowane przez zewnętrzną firmę windykacyjną.
2. Pogrupować należności
Tu za wyznacznik podziału możemy przyjąć: terminy wymagalności, wartość zadłużenia (w tym należności główne, odsetki i inne, poboczne – jak koszty sądowe itp.), sposób zabezpieczenia (weksel, zastaw rejestrowy itp.), etap windykacji (mediacje, postępowanie sądowe czy egzekucyjne).
3. Wybrać model windykacji dla określonych wyżej kategorii klientów i rodzajów należności
– Wewnętrzny – ten model zwykle wierzyciel chce prowadzić w stosunku do klientów strategicznych, z którymi negocjuje indywidualne warunki i terminy zapłaty przeterminowanych należności.
– Zewnętrzny – stosowany głównie w przypadku należności masowych, konsumenckich albo z niskimi i średnimi wartościami obrotów.
– Mieszany – w takim modelu początkowy etap windykacji realizowany jest wewnątrz firmy, a w przypadku braku oczekiwanych rezultatów, sprawy kierowane są na zewnątrz. Warto ustalić jednolite kryteria (czas, wartość należności, reakcja dłużnika itp.) decydujące o momencie przekazania spraw do firmy windykacyjnej. Niezmienność zasad współpracy wpływa mobilizująco na dłużników i wywołuje poczucie uprzywilejowania naszych należności.
4. Wytypować uczestników procesu po stronie własnej organizacji
W zależności od tego, jaką strukturę ma firma, zaangażowane w proces mogą być działy: księgowości, windykacji, handlowy i prawny. Warto przy tej okazji ustalić dla nich: kompetencje, zasady sprawozdawczości oraz kryteria oceny.

Wybór windykatora
Zanim przystąpimy do wyboru partnera, który pomoże nam odzyskiwać należności, dobrze jest szczegółowo opisać procedury wewnętrzne we własnej firmie. Najlepiej zacząć od zdefiniowania czynności, które będą realizowane samodzielnie i tych, które przekażemy outsourcerowi. Kolejnym krokiem powinno być określenie zakresu działań, np. czy ma być to: monitoring, windykacja przedsądowa, postępowanie sądowe, egzekucja, postępowanie upadłościowe, sprzedaż wierzytelności na rynku. Po etapie przygotowań wewnętrznych, mając zdefiniowany przedmiot zlecenia (grupy wierzytelności) oraz sprecyzowane oczekiwania wobec zleceniobiorcy, możemy przystąpić do jego wyboru. Warto kierować się wyliczonymi niżej kryteriami.

Doświadczenie, historia na rynku, referencje
Wielość i różnorodność firm windykacyjnych funkcjonujących na rynku powoduje, że trudny może okazać się wybór partnera optymalnego dla naszych potrzeb. Aby zminimalizować ryzyko, warto poznać specyfikę firmy, a w szczególności:

• dotychczasowych klientów (referencje, historia współpracy), 
• branże, w jakich specjalizuje się firma,
• kompleksowość usług (mediacje, postępowania sądowe, egzekucyjne itp.; usługi doradcze, szkolenia), 
• model współpracy z partnerskimi kancelarii prawniczymi, 
•  zasięg terytorialny (struktury terenowe czy negocjatorzy telefoniczni).

Metodologia działania
Oceniając metody i procedury działania firmy windykacyjnej, trzeba zwrócić uwagę na aspekty wpływające na bezpieczeństwo naszych należności oraz wizerunek nas jako wierzyciela i zleceniodawcy (patrz tabela).

Tabela. Aspekty bezpieczeństwa należności

prawne	- działania zgodne z przepisami (m.in. ustawą o ochronie danych osobowych) - ochrona przed przedawnieniem zleconych wierzytelności - odpowiedzialność za powierzone dane i informacje
finansowe	- odpowiedzialność za środki przyjmowane od dłużników przez firmę windykacyjną (o ile decydujemy się na takie rozwiązanie) - ubezpieczenie działalności outsourcera/ubezpieczenie transakcji - jasne warunki cenowe usług i model rozliczeń
techniczne	- jakość elektronicznych aplikacji obsługi procesu windykacyjnego (zgodne ze standardami GIODO) - bezpieczeństwo wymiany danych i sieci, szyfrowanie transmisji - dostęp do systemów tylko dla autoryzowanych pracowników
przebieg procesów u outsourcera	- przejrzyste i spójne procedury, konkretnie zdefiniowane pojęcia - kompetencje personelu - systemy szkoleń - monitorowanie zmian w prawie - systemy ISO i certyfikacje - sprawozdawczość i raportowanie

Dobrze wyszkolony zespół windykatorów będzie miał umiejętność kreatywnego łączenia pozyskanych danych i informacji, co spowoduje osiąganie lepszych wyników. Zabezpieczenie windykowanych roszczeń oraz ochrona przed przedawnieniem ma decydujące znaczenie dla zaspokojenia należności w kolejnych etapach procesu windykacyjnego. Istotnym elementem współpracy z firmą zewnętrzną może być zachowanie wpływu na przebieg procesu dochodzenia należności. Istotne jest, żeby outsourcer nie tylko informował nas o kolejnych istotnych krokach, ale również konsultował z nami działania jakie zamierza podjąć, szczególnie w przypadku czynności generujących koszty po stronie wierzyciela. Rozkładanie zadłużenia na raty, zmiana terminów płatności, preferowane formy zabezpieczeń – to tylko przykłady obszarów, w których wierzyciel może chcieć zachować prawo głosu lub pozostawić swobodę decyzji windykatorowi.

Ustalanie ceny
Negocjując warunki cenowe z firmą windykacyjną, trzeba pamiętać, że działania skuteczne to zwykle działania kosztowne. Czasy zaliczek, opłat wstępnych czy ryczałtów to przeszłość. Należy więc zadbać o dokładne określenie wyliczonych niżej parametrów.
1. Możliwie szczegółowy katalog czynności, do których zobowiązuje się outsourcer
Czy będą to monity listowne, telefoniczne czy wizyty osobiste. Procesy z wykorzystaniem windykacji terenowej, gdzie negocjowanie programu spłat z dłużnikiem odbywa się w jego miejscu prowadzenia działalności gospodarczej lub miejscu zamieszkania, są o wiele wartościowsze w stosunku do komunikacji pocztą czy telefonicznej.
Jaki ma być zakres gromadzonych informacji i rodzaje pozyskiwanych dokumentów, które mogą być bardzo ważne w postępowaniu sądowym albo egzekucji komorniczej.
2. Składniki ceny usługi
Szczegółowo sprecyzujmy, od których składników i w jaki sposób będziemy liczyć wynagrodzenie (od wyegzekwowanych należności głównych, odsetek, kosztów pobocznych).
3. Sposób naliczania wynagrodzenia
Wynagrodzenie powinno być proporcjonalne do uzyskanego rezultatu. Regułą stało się stosowanie zróżnicowanych zasad wynagradzania uzależnionych od kategorii zleconych wierzytelności. Optymalny może być model tabeli prowizyjnej, gdzie procentowa wysokość wynagrodzenia jest określona na podstawie:
 liczby i wartości należności,
 wiekowania, czyli czasu, jaki minął od daty wymagalności roszczenia,
 zakresu działań windykacyjnych, które wierzyciel wykonał dotychczas,
 sposobu zabezpieczenia należności.
Wierzyciel musi mieć pełen obraz kosztów usługi, które będzie ponosił na każdym etapie prowadzonych działań windykacyjnych.

Kontrola wyników
Dobrą praktyką jest dokonywanie podsumowań po dwóch lub trzech miesiącach od wdrożenia outsourcingu. Ich celem jest wykonanie korekt w mechanizmach procesów u zleceniodawcy i firmy zewnętrznej oraz sprawdzenie, czy zbliżamy się do założonych celów – szczególnie wzrostu ściągalności i pomniejszenia kosztów ogólnych windykacji (w porównaniu do ponoszonych w poprzednim okresie).
Z otrzymywanych raportów można wyczytać po części metodologię działania outsourcera oraz zweryfikować, jak jego zespół realizuje powierzone zadania. W naszej praktyce notujemy przykłady sytuacji, w których zleceniodawca osiągał zwiększenie sprzedaży danego produktu na rynku przez oferowanie bardziej liberalnych warunków handlowych, mając za wsparcie silną i sprawdzoną windykację zewnętrzną. Ale to subtelna gra, którą mogą prowadzić menadżerowie z dużym doświadczeniem w danej branży. Oczywiście, wiele procesów biznesowych w firmie zleceniodawcy może zyskać, gdy zostanie dobrze przygotowana i wdrożona polityka zarządzania wierzytelnościami.
Wybór firmy windykacyjnej i prawidłowe uformowanie współpracy jest więc przedsięwzięciem dość skomplikowanym oraz wymagającym znajomości trendów na rynku tego typu usług.
Coraz więcej firm umieszcza w swojej ofercie usługę organizacji wewnętrznych systemów zarządzania należnościami u klientów. Systemy takie z definicji przewidują możliwość outsourcingu całego procesu zarządzania należnościami lub tylko wybranych podprocesów.

Sylwester Górski, prezes Parytet