Prawdą jest, że małe i średnie floty w Polsce, decydując się na wykorzystanie wynajmu długoterminowego, oddają zwykle lwią część procesu do firmy leasingowej (od tej pory wymiennie używać będę tego określenia z „CFM” – wynajmem), która staje się niemal „dwunastym zawodnikiem” na firmowym boisku. Jest to rozwiązanie wygodne, a obciążenie klienta jest wówczas minimalne – zgodnie z ideą outsourcingu.

„Out” czyli redukcja

Outsourcing prowadzi do redukcji lub – szczególnie w przypadku wspomnianych małych i średnich firm – likwidacji działu floty, którego pracownicy są przesuwani do innych komórek lub opuszczają firmę.

Jest to źródłem oszczędności firmy i jednym z celów outsourcingu. Z dostawcą od tego momentu kontaktuje się zwykle księgowa, niemająca większego rozeznania w realiach rynku motoryzacyjnego i flotowego, a współpraca z dostawcami leasingu (wynajmu), jak z innymi dostawcami firmy, wymaga stałej kontroli i podejmowania decyzji ze strony klienta.

Im większa flota, tym większego znaczenia nabiera koordynacja procesu w środowisku wynajmu długoterminowego.

Nowe wyzwanie

Sprawna obsługa użytkowników i serwis samochodów, których oczekujemy od firmy CFM, wymagają stworzenia warunków dla takiego dostawcy. Oznacza to oddelegowanie osoby, czasem całego działu lub też specjalistycznej firmy zewnętrznej zajmującej się komunikacją z dostawcą.

W firmach, które mają większe doświadczenie z tą formą finansowania i zarządzania samochodami, kwestia koordynacji działań dostawców wygląda dużo lepiej. Dobry przykład płynie też z zachodnich, rozwiniętych rynków leasingowych. One przechodziły fazę „zachłyśnięcia się” tzw. pełnym outsourcingiem kilkanaście lat temu i wzięły z niej lekcję. Nikogo nie trzeba przekonywać do konieczności zarządzania dostawcami w zorganizowany sposób. Słowem, dobra wiadomość dla administratorów flot: wynajem długoterminowy nie oznacza utraty stanowiska, choć na pewno zmienia się profil wykonywanych zadań – w stronę kreowania procesów, zarządzania dostawcami i dbałości o satysfakcję użytkowników.

Trzeba tylko, aby zarządy firm decydujących się na outsourcing operacyjnej części zarządzania oraz poszczególnych ryzyk dostrzegły korzyści z utrzymania komórki koordynującej leasingodawców (CFM). Również dostawcy wynajmu powinni uczciwie podejść do kwestii przejmowania zadań od klienta. Pozostawienie osoby lub firmy w funkcji administratora floty po stronie klienta gwarantuje lepszą komunikację i możliwość wykazania swojej wartości w codziennej współpracy!

Przyjrzyjmy się, jakie zadania na różnych etapach cyklu życia samochodu należą w środowisku wynajmu długoterminowego do firmy leasingowej, a jakie powinny pozostać w rękach zarządzającego z ramienia klienta. Skupimy się tutaj na modelu zalecanym dla firm posiadających średnie lub duże floty.

Przed startem

Etap wstępny (Tabela 1) obejmuje te działania, które poprzedzają podpisanie umowy indywidualnej na finansowanie i zarządzanie. W zasadzie czynności te odbywają się równocześnie z innymi etapami, jeśli klient wymienia pojazdy transzami (nie jednorazowo).

Najważniejszym zadaniem zarządzającego flotą z ramienia klienta jest określenie potrzeb flotowych, zazwyczaj opisanych przez politykę flotową (wymaga często aktualizacji). Ważne jest także przygotowanie dokładnej specyfikacji samochodu i zapytania ofertowego do firmy CFM, poprzedzone bezpośrednimi negocjacjami warunków handlowych z importerem samochodów i dealerami.

Tabela 1

Zamawiamy

Na etapie zamówienia i zakupu (Tabela 2) stosunkowo często zadanie poszukiwania samochodu oraz dostawcy (dealera) jest powierzane firmie leasingowej. Jest jednak wiele korzyści utrzymywania kontaktu z wybranymi dealerami przez administratora floty. Klient ma wówczas wpływ na ostateczną konfigurację samochodu, a coraz częściej także na jego cenę, pomimo wciąż zalecanej unifikacji cen w sieciach dealerskich. Dodatkowo, utrzymywanie relacji z dealerami pozwala klientowi na realny kontakt z rynkiem. To także administrator floty klienta powinien na tym etapie gromadzić informacje na temat terminów określonych w zamówieniu, koordynować proces realnego rozpoczęcia kontraktu oraz wydania pojazdu.

Tabela 2

Auto żyje

Na etapie eksploatacji pojazdu (Tabela 3), trwającym najdłużej, zadań dla administrującego działu lub zewnętrznej firmy zarządzającej jest najwięcej. Bo też najwięcej jest tu momentów możliwego pojawienia się nieuzasadnionych kosztów i nadużyć.

Administrator floty jest punktem kontaktu dla dostawców w drobnych kwestiach codziennych, sytuacjach krytycznych, jak i decyzjach strategicznych. Koordynacja ta ma szczególne znaczenie w modelu współpracy z kilkoma dostawcami CFM i innych usług. Współpraca ta jest bardziej angażująca, jednak pozwala na utrzymanie mocnej pozycji wobec dostawców, co gwarantuje stałą konkurencję jakością usług i cenami.

To również komórka lub firma administrująca z ramienia klienta kontroluje na bieżąco regularne faktury (czynsz, paliwa) otrzymywane od dostawców CFM oraz te dotyczące kosztów dodatkowych (franszyzy, koszty ponadnormatywnego zużycia, szkody nieusunięte z polisy). Rośnie również rola kontroli wykonania limitów przebiegów kilometrów ustalonych w kontraktach przez użytkowników oraz związanych z nimi rekalkulacji umów (tj. zmiany parametru przebiegu w kontraktach na poszczególne auta). Optymalizacja parametrów jest popularną metodą obniżania kosztów na rynkach zachodnich (uniknięcie dopłaty za nadprzebieg).

Administrator floty jest także łącznikiem pomiędzy działem kadr firmy, mającym określone potrzeby wyposażania zmieniających się i awansujących pracowników w pojazdy, co ma wpływ na poziom samochodów przypisanych do stanowiska konkretnej osoby. Lista zadań administratora jest oczywiście dłuższa.

Tabela 3

Happy end

Tak, troskliwe pańskie oko klienta również kontroluje etap zwrotu pojazdu (Tabela 4). Szczególnie, jeśli zwrot następuje w wyniku kasacji lub wypowiedzenia umowy, bądź gdy zdany samochód jest zniszczony, zużyty bardziej, niż wynikałoby to z tzw. normalnego użytkowania (przy założonym limicie przebiegu i czasie). Kontrakty leasingowe przewidują bowiem odpowiednie kary umowne, mające zrekompensować firmie CFM poniesione straty lub niewypracowane marże na danym pojeździe z powodu wcześniejszego zakończenia kontraktu i ponadnormatywnego zużycia. Z punktu widzenia biznesowego kary są naturalną konsekwencją takiej sytuacji, ale nadzorowi powinna podlegać zasadność kar oraz ich wysokość.

Tabela 4

Strategia w cenie

Poza opisanymi powyżej, bardziej operacyjnymi zadaniami administratora floty, jest również szereg działań o charakterze strategicznym, zmieniających zasadniczo dotychczasowy profil i zadania osoby zarządzającej firmową flotą (Tabela 5).

Samochód staje się coraz ważniejszym elementem motywacji pracownika oraz wizerunku firmy.

Nowe znaczenie w warunkach wynajmu długoterminowego ma także optymalizacja kosztów. To kolejne ważne zadanie administratora, niepolegające, jak wcześniej, głównie na kontroli zakresu i cen usług serwisowych, a raczej na zarządzaniu relacjami z dostawcami, wspomnianej wcześniej optymalizacji parametrów umów leasingowych czy odpowiedniego doboru samochodów, gwarantującego optymalną relację ceny (wartości rezydualne, koszty serwisu) do jakości.

Zwolniony z całej masy czynności oddanych firmie CFM administrator floty w nowym modelu poświęcić może więcej energii na zarządzanie ryzykiem (wartości rezydualnych, bezpieczeństwa, stworzenie Programu Bezpieczeństwa) czy na też zagadnienia „ekologicznej” floty (strategia paliw, oszczędnej jazdy).

Tabela 5

Zarządzać zewnętrznymi usługami zarządzania?

Jak widać, tylko od strony językowej trudno to wytłumaczyć. Koszty i jakość dostarczanych usług full service leasingu mogą wymknąć się kontroli klienta, jeśli owa kontrola nie została powierzona kompetentnej osobie lub firmie. Kto „zagospodaruje” wyżej wymienione zadania?

Wygodę zewnętrznego zarządzania codziennymi operacjami związanymi z eksploatacją pojazdów warto zestawić z jej ostatecznym kosztem. A to wymaga właśnie aktywnego zarządzania przez klienta firmy CFM. Dla dobra obu stron.

Ireneusz Tymiński
dyrektor Fleet Logistics Poland

www.fleetlogistics.com

Outsourcing Magazine