Wśród działających globalnie firm z sektora TSL taki sposób działania to standard. Przykładem może być wywodzący się z Niemiec międzynarodowy operator Dachser, który oferuje szeroki wachlarz usług logistycznych. Firma zajmuje się m.in. transportem ładunków drobnicowych, magazynowaniem i konfekcjonowaniem towarów, przewozem ładunków LTL i FTL oraz zarządzaniem łańcuchem dostaw i doradztwem. Jej klienci z różnych krajów mogą korzystać z jednorodnego systemu informatycznego eLogistics, który sprawia, że wszelkie operacje można lepiej zaplanować i skontrolować. To szczególnie istotne, zwłaszcza w przypadku dużych koncernów, które mają swoje oddziały w różnych państwach. W sytuacji, gdy w grę wchodzi przewiezienie partii produktów z fabryki zlokalizowanej w jednym kraju do magazynów leżących za granicą, tego rodzaju aplikacje okazują się szczególnie przydatne. Jak wygląda to w praktyce – pokazuje dobrze współpraca Dachsera z międzynarodową Grupą Beiersdorf, jednym z największych producentów w branży kosmetycznej.

Najpierw przetarg
Na początku 2008 r. Dachser oraz inni wiodący operatorzy logistyczni zostali zaproszeni przez producenta kosmetyków do udziału w tworzeniu nowego modelu dystrybucji w regionie Europy Środkowo-Wschodniej. Nowa koncepcja zakładała zastąpienie lokalnych sieci dystrybucji modelem dostaw realizowanych bezpośrednio z magazynu centralnego zlokalizowanego w Polsce.
Do przetargu na realizację dostaw stanęło klika największych międzynarodowych firm logistycznych. Po szczegółowej analizie ofert oraz toczących się kilka miesięcy negocjacjach wyłoniona została grupa partnerów logistycznych, którym NIVEA Polska, jedna ze spółek Grupy Beiersdorf zajmująca się m.in. prowadzeniem magazynu centralnego dla całego regionu, powierzyła dostawy produktów do klientów w Polsce, Czechach, na Słowacji i na Węgrzech.
– Dzięki przygotowaniu oferty odpowiadającej zapotrzebowaniu klienta, właściwemu poziomowi zaangażowania, rozbudowanej europejskiej sieci zintegrowanych oddziałów, zastosowaniu nowoczesnych narzędzi IT oraz dobrej komunikacji, wygraliśmy przetarg na obsługę dystrybucyjną rynku węgierskiego, a pierwsze dostawy w ramach tego kontraktu zaczęliśmy realizować w lipcu 2008 r. – mówi Bartłomiej Wolski, Dyrektor Handlowy Dachser Sp. z o.o.
Wymagania klientów dotyczące czasu dostaw były bardzo sztywne i czasami trudne do spełnienia.
– Założyliśmy, że pierwsze trzy miesiące będą dla Dachsera czasem uczenia się i dopracowywania świadczonych usług. Zwykle przy podjęciu współpracy z nowym partnerem stosujemy taki właśnie okres, w którym niewielkie odstępstwa od ustalonych w kontrakcie terminów i warunków nie pociągają za sobą poważniejszych konsekwencji – tłumaczy Piotr Bielicki, Dyrektor Logistyki w NIVEA Polska. Outsourcer potrzebował mniej czasu, żeby osiągnąć standardy założone w umowie. – Po roku wspólnej pracy mogę stwierdzić, że jesteśmy zadowoleni z poziomu serwisu Dachsera. Terminowość zbliża się nam do 100 procent – stwierdza Bielicki.

Monitoring dostaw
W praktyce Dachser odpowiedzialny jest nie tylko za przewóz produktów z Polski do 144 odbiorców na Węgrzech. Operator przyjmując codziennie transfer danych ze zleceniami odbioru towaru (transmisja EDI), weryfikuje także zawarte w nim informacje. Raportuje też do Beiersdorf w Polsce i na Węgrzech jakość realizacji dostaw.
– Raportowanie odbywa się w ramach funkcjonalności jednej z aplikacji eLogistics, umożliwiającej NIVEA kontrolę jakości przez bieżącą analizę terminowości dostaw. Używając jej, nasi zleceniodawcy mogą zobaczyć status przesyłki przez internet już po kilku sekundach od momentu realizacji dostawy w dowolnym miejscu na Ziemi wraz z podpisem odbiorcy oraz informacją o dacie i godzinie przyjęcia towaru – wyjaśnia Bartłomiej Wolski.
Dodatkową kontrolę nad przesyłkami sprawuje system Active Report. Narzędzie to pozwala na kontrolę tego, czy dostawa zaplanowana na dany dzień dotarła faktycznie na czas i czy pojawiły się jakiekolwiek odstępstwa od zaplanowanego procesu obsługi przesyłki. Klient jest więc w stanie codziennie sprawdzić, jak operator wywiązuje się z zadań. Dzięki temu systemowi NIVEA ma również natychmiastowy dostęp do informacji na temat wszystkich niestandardowych zdarzeń związanych z przewozem przesyłki. To umożliwia szybkie reagowanie i ustalanie dalszego sposobu postępowania z wykonywanym zamówieniem.
Zamówienia węgierskich klientów realizowane są w ciągu 2 dni roboczych od ich złożenia, a operator administruje również procesem wymiany palet oraz obrotem dokumentów zwrotnych.
Potwierdzenie dostawy w formie papierowej – dokument WZ załączony do każdej przesyłki i podpisany przez odbiorcę dostarczany jest przez Dachser&Liegl (oddział Dachser na Węgrzech) do biura Beiersdorf na Węgrzech. Takie są wymogi rynku i Dachser sprawnie realizuje również taką usługę dodaną.

Przewóz racjonalny
Warto wspomnieć też o tym, że kooperacja Beiersdorf z Dachserem opiera się na zdroworozsądkowym podejściu do przewozu. Zleceniodawca dopuszcza konsolidacje swoich ładunków z przesyłkami innych klientów operatora. Oznacza to, że w sytuacji, gdy na Węgry trzeba dostarczyć np. tylko pięć palet kosmetyków, Dachser może dopełnić pojazd dowolnymi ładunkami. Dla klienta istotne jest przede wszystkim, by produkty dotarły na czas do odbiorców. Takie podejście pozwala outsourcerowi racjonalnie wykorzystywać środki transportu i unikać sytuacji, gdy np. połowa wysłanej w trasę ciężarówki jest pusta.

Bartosz Wawryszuk

Komentarze

Piotr Bielicki, Dyrektor Logistyki NIVEA Polska
Początki realizacji dostaw wymagały wielu wysiłków z każdej ze stron. Najróżniejsze wymagania zapisane na papierze często odbiegały od rzeczywistości. Niemniej jednak godziny spędzone na omawianiu problemów i sposobów ich zapobiegania zaowocowały sukcesem w obsłudze rynku węgierskiego. Każda ze stron wiele nauczyła się przez ten rok, który trwa współpraca. Zgodnie możemy podsumować, że pozytywne nastawianie i chęć do rozmów i negocjacji dobrze rokują na przyszłość.

Bartłomiej Wolski, Dyrektor Handlowy Dachser
Zmiana procesu dystrybucji w obsłudze klientów Beiersdorf na Węgrzech wdrożona została z dużą starannością i z uwzględnieniem najdrobniejszych szczegółów mogących przesądzić o powodzeniu tak poważnej zmiany. Wiedzieliśmy, że odbiorcy byli przyzwyczajeni do najwyższego standardu obsługi logistycznej i obniżenie dotychczas obowiązujących norm spotkałoby się z całkowitą dezaprobatą. Po roku od rozpoczęcia współpracy jesteśmy przekonani, że kluczem do sukcesu były partnerskie relacje wytworzone podczas kolejnych etapów projektu, systematyczna kontrola każdego elementu procesu oraz dobra komunikacja zaangażowanych w niego ludzi.