Centrala firmy Monini zlokalizowana jest w Spoleto w prowincja Umbria (170 km na północny wschód od Rzymu). Po osiemdziesięciu latach istnienia spółka obecna jest na około pięćdziesięciu rynkach i cały czas pozostaje w rękach rodziny Monini. W Polsce jej produkty sprzedawane są od 10 lat. Aktualne dane AC Nielsen wskazują, iż oliwa extra vergine Monini ma 15-procentowy udział w rynku w Polsce (wartościowo).
Zwiększające się wymagania dotyczące dystrybucji produktów w Polsce, ambitne plany oraz dynamicznie zmieniająca się rzeczywistość skłoniły producenta do zmiany koncepcji i zadecydowały o założeniu spółki Monini Polska.
– Już na samym początku wiedzieliśmy, iż kluczem do sukcesu jest dobrze przeprowadzony outsourcing w dziedzinie finansów i logistyki. Po roku działalności jesteśmy pewni, że było to dobre posunięcie – mówi Michał Gurzyński, operation manager w Monini Polska.
Głównym zadaniem Monini Polska, nowo powstałej spółki, jest szeroko pojęta dystrybucja produktów spółki matki. Firma musiała skupić się na stronie logistycznej procesu sprzedaży i zapewnić produktom niezbędny marketing. Oprócz przejęcia na początku 2009 r. dystrybucji dotychczasowego portfolio produktów, Monini Polska konsekwentnie powiększa swoją ofertę o nowe produkty – octy winne i sok z cytryn.
Monini Polska potrzebowała kompetentnego i rzetelnego partnera, który zabezpieczyłby jej księgowe i podatkowe aspekty funkcjonowania oraz podołałby wyzwaniom pojawiającym się wraz z dynamicznym rozwojem. Podstawowym założeniem współpracy była zdalna praca firmy outsourcingowej na oprogramowaniu będącym własnością klienta. Takie rozwiązanie pozwala wykorzystywać w trybie on-line efekty pracy dostawcy usług w celu zaspokojenia własnych potrzeb informacyjnych oraz analiz. Właścicielom spółki zależało na tym, aby plany kont spółki matki i Monini Polska były kompatybilne. Dlatego też należało zmapować plan kont będący podstawą sprawozdawczości obowiązującej w Polsce z planem kont używanym w grupie kapitałowej Monini.
Zarząd polskiej spółki niespełna rok temu jako outsourcera rachunkowości wybrał firmę Grant Thornton Frąckowiak. Decydujące znaczenie przy wyborze miało kilkunastoletnie doświadczenie ekspertów Grant Thornton Frąckowiak poparte referencjami oraz ogromny kapitał wiedzy stanowiące zabezpieczenie interesów Monini Polska.

Księgi u outsourcera
Koniec roku 2008 upłynął na wdrożeniu usługi księgowej w nowo założonej spółce i na rejestracji jej pierwszych dokumentów księgowych, początkowo w programie będącym własnością outsourcera.
Równolegle prowadzone były trójstronne konsultacje między klientem, dostawcą oprogramowania oraz księgowymi, dotyczące wdrożenia docelowego systemu zintegrowanego zarządzania. System wedle założeń miał zaspokajać m.in. potrzeby informacyjno-analityczne polskiej spółki oraz grupy kapitałowej Monini, a także zabezpieczać wszystkie wymogi księgowe i prawno-podatkowe.
Outsourcer był gotowy prowadzić księgi klienta na swoim programie do czasu, aż wszystkie strony uznają, iż nowy program jest kompletny, gotowy do użytkowania i spełnia wymogi zarówno polskiego prawa bilansowego i podatkowego, włoskich wymogów sprawozdawczych, jak i potrzeb zarządczych w Monini Polska. Klient był w ten sposób zabezpieczony przed negatywnymi skutkami ewentualnego przesunięcia w czasie przyjęcia do użytkowania oprogramowania finansowo-księgowego.

Własny system
Od początku tego roku spółka rozpoczęła sprzedaż na rynku polskim, pracując już we własnym systemie. Również outsourcer przystąpił do pracy, używając tego samego oprogramowania. Nastąpił więc kolejny etap wdrożenia usługi księgowej w zmienionych warunkach systemu zintegrowanego.
Początkowe rozwiązanie informatyczne, czyli księgi prowadzone w siedzibie outsourcera na jego oprogramowaniu, było narzędziem spełniającym wyłącznie potrzeby ustawowe. Ewidencja prowadzona w trybie pracy on-line w module finansowo-księgowym, w której klient realizuje zadania w zakresie funkcji sprzedaży i gospodarki magazynowej, a także ma bieżący dostęp i wgląd do zaksięgowanych dokumentów, nabrała nowego znaczenia. Przekształciła się bowiem w ważne narzędzie operacyjne, informacyjne i kontrolne. Dzięki opracowaniu i wprowadzeniu centrów kosztowych (MPK) klient może samodzielnie przeprowadzać szerokie analizy zarządcze.
W trakcie funkcjonowania spółki klient wspólnie z outsourcerem ma możliwość rozpoznania zasad rachunkowości, które mogą być najbardziej odpowiednie dla firmy. Dlatego też opracowanie oraz aktualizacje polityki rachunkowości odbywały się równolegle z prowadzoną operacyjną działalnością spółki przez opisanie zasad sprawdzonych w praktyce i przynoszących oczekiwane rezultaty. W ten sposób polityka rachunkowości stała się dokumentem, którego zapisy firma stosuje w swojej codziennej działalności w sposób niewymuszony.

Tajemnica wynagrodzeń
W rozwijającej się firmie, kiedy sprzedaż jest absolutnym priorytetem, pomoc doświadczonej kadry księgowej może okazać się niezwykle przydatna. Managerowie marketingu czy logistyki potrzebują wsparcia w windykacji, likwidacji zobowiązań czy też analizie podatkowych konsekwencji pewnych działań. Są to niewątpliwie obszary niezwiązane z działalnością podstawową spółki, jednak wrażliwe na pomyłki, które mogą doprowadzić do postrzegania firmy przez kontrahentów jako niesolidnego partnera. W takich przypadkach outsourcer również może służyć wsparciem i realną pomocą.
Inną, niezwykle delikatną i wymagającą profesjonalnego podejścia sferą w każdej firmie są kadry i płace. Wyodrębnienie ich i wyprowadzenie poza organizację, oprócz korzyści wynikających z outsourcingu każdej usługi, umożliwia zapewnienie tajemnicy wynagrodzeń. Dzięki ulokowaniu całej dokumentacji płacowo-kadrowej i administrującego nią oprogramowania w siedzibie outsourcera nikt niepowołany nie ma do niej dostępu. Również wykonywanie przez firmę zewnętrzną przelewów z tytułu wynagrodzeń bezpośrednio na konta zatrudnionych minimalizuje krąg osób w spółce mających jakiekolwiek informacje na temat wysokości zarobków współpracowników.

Zminimalizować ryzyko
Wzmożone obroty w firmie mogą potęgować potrzeby kontrolne, dlatego tak ważny jest bieżący wgląd klienta we własne księgi rachunkowe. Z drugiej strony, outsourcer jako „dodatkowa para oczu” pomaga wychwycić różne pomyłki zdarzające się w każdej firmie podczas rozliczeń z wieloma kontrahentami czy pracownikami. Jest więc w pewnym sensie zewnętrznym elementem kontroli wewnętrznej przedsiębiorstwa, podnosząc jego wiarygodność.
Niezwykle istotne jest również zwrócenie uwagi klienta na ryzyko podatkowe i jeśli to konieczne, wspólnie z nim podjęcie decyzji o wystąpieniu do ministra finansów lub urzędu statystycznego o interpretację przepisów. Niejasność ordynacji i wielość jej interpretacji może w sposób niezamierzony doprowadzić przeciętnego podatnika do ponadprzeciętnych kłopotów z fiskusem. Wspólne z klientem zidentyfikowanie ryzyk podatkowych i zabezpieczenie się przed ich ewentualnymi negatywnymi konsekwencjami, co umożliwią interpretacje indywidualne wydawane przez odpowiednie organy, mogą zminimalizować zagrożenie nieprzewidzianych obciążeń związanych z postępowaniami podatkowymi.
Rozwój Monini Polska stanowi ciągłe wyzwanie zarówno dla samej firmy, jak i dla outsourcera. Często oznacza zmianę, czyli nową sytuację, w której spółka i prowadzący jej księgi muszą się odnaleźć. To prowadzi do wspólnego poszukiwania takich rozwiązań ewidencyjnych, by dostarczać rzetelnych informacji o procesach zachodzących wewnątrz firmy wszystkim użytkownikom rachunkowości spółki.

Agata Barańska, menedżer Outsourcing Rachunkowości Grant Thornton Frąckowiak