Podstawą do wskazania obszarów, gdzie możliwe są cięcia lub ograniczenia kosztów i wydatków, jest krytyczne spojrzenie na własną firmę. Analiza jej funkcjonowania – zwłaszcza wybranego modelu dystrybucji i sprzedaży oferowanych produktów – może wskazać źródła oszczędności. Wielu przedsiębiorców wyjmuje wtedy z szuflad zakurzone kontrakty, dawno zawarte ze swoimi partnerami, aby sprawdzić, czy z nim coś da się zrobić. Często okazuje się bowiem, że zakres usług świadczonych przez dostawcę był dopasowany do naszych potrzeb sprzed kilku lat, a teraz nie jest już tak adekwatny do naszych celów biznesowych. Po co więc płacić za coś, co nie jest nam potrzebne? W takich okolicznościach rodzi się myśl – a może by tak renegocjować umowę?

Równowaga daje komfort
Kontrakty outsourcingowe są specyficznymi umowami; wiele cech wyróżnia je na tle innych tradycyjnych umów zawieranych w obrocie gospodarczym. Chciałbym skupić się jednak na tym, że z reguły zawierane są na długie okresy. Przedsiębiorcy, podpisujący umowy outsourcingowe, zakładają przeważnie dłuższą współpracę – co najmniej 3-5-letnią. Dlatego oprócz tego, co zostało literalnie zapisane w kontrakcie, bardzo ważna jest atmosfera prowadzonych negocjacji oraz długofalowe i strategiczne traktowanie partnera.
Jak skonstruować taki kontrakt, który – z jednej strony – będzie zabezpieczał nasze interesy biznesowe, a z drugiej – zapewni komfort naszemu kontrahentowi?
Taka umowa powinna być wyważona, w myśl zasady win-win. Jeżeli, na przykład, decydujemy się na wprowadzenie kar umownych za opóźnienia w dostawie usług, to dla równowagi wprowadźmy też bonus dla wykonawcy za realizację zadań przed terminem. Jeżeli nakładamy bardzo szczegółowe obowiązki na partnera biznesowego i czas ich wykonania precyzujemy w harmonogramie, to wskażmy też, jakie są nasze obowiązki, za co nasze przedsiębiorstwo odpowiada. Stwórzmy taki kontrakt, w którym wzajemna współpraca stanowi podstawowy obowiązek stron.

Przedmiot umowy
Przy sprzedaży samochodu albo wynajmie mieszkania, strony bardzo precyzyjnie ustalają, co jest przedmiotem umowy – sprzedaż konkretnego auta lub też wynajem danego lokalu. W umowach outsourcingowych, i to niezależnie od branży, często się zdarza, że strony nie potrafią na początku wzajemnej współpracy szczegółowo określić przedmiotu umowy. Czy jest w tym coś złego? Czy świadczy to o braku dostatecznego przygotowania stron do wzajemnej współpracy?
Absolutnie nie. Wielokrotnie spotykam się, przy przygotowaniu umów outsourcingowych dla klientów z branży logistycznej lub IT, z tym, że przedmiot umowy określony jest bardzo szeroko. Często też doradzam swoim klientom: jeżeli w chwili podpisywania umowy z partnerem biznesowym nie wiadomo dokładnie, świadczenia jakich usług się oczekuje, by klauzula określająca przedmiot kontraktu była przygotowana w taki sposób, aby strony w trakcie trwania umowy mogły doprecyzować, jakie usługi mają być świadczone.

Wniosek o dokonanie zmian
Czy jest zatem możliwe, aby zmienić lub doszczegółowić przedmiot umowy outsourcingowej bez potrzeby dokonywania zmian umowy w formie aneksu?
Aneksowanie umowy wymaga często kolejnych negocjacji, żmudnych spotkań, a na koniec podpisów „wszystkich świętych” pod treścią porozumienia.
Tymczasem wystarczy wprowadzić kilka prostych mechanizmów, które pozwolą doprecyzować lub rozszerzyć zakres świadczonych usług bez potrzeby zmiany umowy w formie aneksu. Temu służą przede wszystkim procedury dokonywania zmian oraz porozumienia na poziomie osób, które są odpowiedzialne za wykonywanie danego kontraktu.
Otóż można ustalić, iż pewne obszary objęte kontraktem mogą zostać zmienione zgodnie z ustaloną w kontrakcie procedurą przez upoważnione do tego jednostki lub powstałe specjalnie ciała projektowe. Przykładowo, strony mogą ustalić, iż osoba piastująca stanowisko dyrektora departamentu spedycji ma prawo zgłosić do wyznaczonej osoby ze strony dostawcy usług wniosek o dokonanie zmiany przedmiotu umowy. Nasz hipotetyczny wniosek może więc zakładać, z jednej strony, rozszerzenie przedmiotu umowy o doradztwo logistyczne i obsługę celną, z drugiej zaś – rezygnację z transportu krajowego. Wykonawca, analizując go, stwierdza, w jaki sposób zmieni się (o ile ma to zastosowanie) wynagrodzenie i akceptuje. Tym samym przedmiot umowy ulega zmianie bez potrzeby formalnego aneksowania całego kontraktu outsourcingowego.
Strony mogą również wprowadzić do umowy mechanizm pozwalający im, np. co pół roku poddawać analizie cenę ustaloną w kontrakcie za świadczone usługi. Jeżeli – stosownie do okoliczności rynkowych oraz atmosfery wzajemnej współpracy – uznają, że wynagrodzenie dostawcy powinno ulec zmianie, to dokonują odpowiedniego zwiększenia lub zmniejszenia albo pozostawiają jego wielkość bez zmian. W myśl zasady, że do tanga trzeba dwojga.
Umowa powinna wprowadzać też możliwość – w przypadku braku zgody co do tego, czy wynagrodzenie ma wzrosnąć, czy nie – wypowiedzenia przez jedną lub obie strony. Szczegóły dotyczące warunków i sankcji za takie wypowiedzenie zależą w znacznej mierze od specyfiki danego kontraktu, branży, z którą mamy do czynienia i sposobu wypowiedzenia (w trybie natychmiastowym czy też po upływie wyznaczonego okresu).

Pacta sund servanda
Jak widać na powyższym przykładzie, żeby dokonać zmian kontraktu outsourcingowego, np. w zakresie jego przedmiotu lub też wynagrodzenia należnego wykonawcy, wcale nie trzeba tworzyć aneksu do umowy. Zmiana w formie aneksu, będąca rezultatem renegocjacji kontraktu, powinna być ostatecznością.
Jedna z podstawowych zasad prawa umów brzmi: umów należy dotrzymywać (pacta sund servanda). Zasada ta jest znana przede wszystkim prawnikom, ale dobrze by było, aby coraz więcej przedsiębiorców brało ją sobie do serca i stosowało w praktyce.
Co to oznacza w kontekście zawierania umów outsourcingowych? Przede wszystkim odpowiedzialne i mądre konstruowanie umów w taki sposób, aby mechanizmy w nich zawarte pozwalały stronom na elastyczne zarządzanie kontraktem, chociażby przez możliwość zmiany zakresu umowy oraz wynagrodzenia za świadczone usługi. Wzorcowa umowa outsourcingowa powinna być owocem pracy nie tylko prawnika, ale też osoby, która będzie odpowiedzialna za jej wykonywanie na co dzień, oraz osób zajmujących się pilotowaniem kontraktu od strony finansowej. Dopiero efektywna współpraca tych ludzi, podparta ich zawodowym doświadczeniem i znajomością specyfiki i zasad obowiązujących w danej firmie i w branży, jest gwarantem powstania dobrego kontraktu.

Bartosz Tomaszewski, prawnik w Kancelarii Prawnej Baker & McKenzie Gruszczyński i Wspólnicy