Podstawową korzyścią, którą daje outsourcing prowadzenia magazynów, jest możliwość koncentracji na istotnych elementach własnej działalności. Wystarczy wymienić właściwą organizację dostaw i zarządzanie. Nawiązanie współpracy z outsourcerem umożliwia redukcję zatrudnienia i ogranicza do zera problemy związane z obsługą kadrową i organizacyjną personelu pracującego w magazynie. Co więcej, powierzając prowadzenie magazynu zewnętrznemu partnerowi, klient zyskuje pewność, że usługa będzie realizowana według ustalonych zasad, niezależnie od zmian w intensywności operacji magazynowych.

Zaczęło się od Forda
W branży motoryzacyjnej korzystanie z outsourcingu ma bardzo długą historię. Zaczął ją Henry Ford, który zrewolucjonizował przemysł samochodowy. Jego dewizę: „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu żebyśmy to robili. Powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej” – do dziś z powodzeniem stosują koncerny motoryzacyjne.
– W przypadku koncernów motoryzacyjnych kluczowymi elementami działalności są sprzedaż samochodów i części zamiennych. Nie tylko w warunkach obecnego kryzysu warto więc przemyśleć słowa Henry'ego Forda – mówi Dariusz Zaleś, kierownik działu magazynowania CAT LC Polska. Producent, skupiając się na swoich podstawowych zadaniach ma bowiem szansę zwiększyć wydajność i efektywność, podnieść własną konkurencyjność na rynku, a w rezultacie poprawić rentowność.
Strategię taką od dłuższego czasu prowadzą BMW i Hyundai. Oba koncerny rozpoczęły od outsourcingu dystrybucji części zamiennych, którą powierzyły firmie CAT LC. W przypadku koreańskiego producenta aut współpraca została nawiązana w 1999 r.
Z kolei dla BMW obsługa dystrybucji części zamiennych na terenie Polski zaczęła się w 2002 r. Niemiecki koncern już rok później zdecydował o oddaniu w ręce operatora logistycznego szerszego zakresu działań: dostaw importowych, czyli transportu połączonego z obsługą odpraw celnych (przed przystąpieniem Polski do UE), oraz obsługę Centrum Dystrybucyjnego pod Warszawą.
– Zanim obie firmy zdecydowały się na przekazanie magazynów w outsourcing, wcześniej nasza firma zapewniała im obsługę dystrybucji krajowej. Kompleksowość naszej oferty była jednym z istotnych czynników, które zaważyły na wyborze CAT LC do szerszej współpracy – uważa Dariusz Zaleś.
Outsourcing magazynów prowadzony przez CAT LC dla BMW i Hyundai Motor był wynikiem wygranych przetargów.

Jakość to podstawa
W przypadku BMW prowadzenie magazynów przy pomocy zewnętrznych operatorów logistycznych jest cechą charakterystyczną polityki koncernu. Natomiast Hyundai zmienił swoją koncepcję logistyczną stosunkowo niedawno. W 2008 r. firma zdecydowała się oddać obsługę magazynową operatorowi logistycznemu. Podłożem tej decyzji była chęć zredukowania wszelkich kosztów związanych z prowadzeniem magazynu i koncentracja na kluczowych elementach obsługi sieci dystrybucyjnej.
Współpraca CAT LC z BMW i Hyudai Motor nie ogranicza się jedynie do obszaru Polski.
– Dla BMW prowadzimy również jeden z magazynów części zamiennych we Francji, w miejscowości Tigery, oraz obsługujemy dystrybucję części. Natomiast dla Hyundai Motor, zarówno w Polsce, jak i we Francji, nasza siostrzana firma CAT LV zajmuje się prowadzeniem składu pojazdów oraz ich dystrybucją – wylicza Dariusz Zaleś.
W Polsce niemiecki producent samochodów od 2003 r. korzysta z magazynu operatora zlokalizowanego w Duchnicach. Na powierzchni 2 tys. m2 jest składowanych ok. 26 tys. rodzajów części, a codziennie do 30 odbiorców – autoryzowanych serwisów samochodów i motocykli BMW – wysyła się ponad 2 tys. różnych referencji. Oprócz prowadzenia magazynu, operator odpowiada również za dystrybucję krajową części, w systemie „ekspres nocny” z dostawą do godz. 8 rano, oraz za magazynowanie i dystrybucję motocykli.
– We współpracy z CAT LC szczególnie istotna jest dla nas jakość oferowanych usług – zarówno bezbłędność dostaw, jak i ich terminowość. Klient marki premium oczekuje nie tylko wysokiej klasy samochodu, ale i wysokiej jakości obsługi w stacjach dealerskich. Jeżeli zmuszony jest do wykonania naprawy, to oczekuje od swojego dealera wydania naprawionego samochodu tego samego dnia – mówi Jarosław Baliński, parts manager w BMW Polska.
Oznacza to, że operator logistyczny musi wszelkie procesy realizować w sposób gwarantujący najwyższą jakość obsługi dealera. Analizując całość operacji logistycznych, najważniejszym czynnikiem wzmagającym zaufanie do marki jest niezawodność.
– Jeżeli obiecamy naszym klientom określony zakres usług, to musi być realizowany każdego dnia, przy zastosowaniu typowych i powtarzalnych procesów. Zobowiązując się np. do realizacji zamówienia w ciągu czterech godzin przy poziomie błędów mniejszym niż jeden na tysiąc operacji, operator logistyczny musi być w stanie zrealizować to codziennie. Tylko w ten sposób możemy budować zaufanie naszych klientów – podkreśla Jarosław Baliński.

Cenna terminowość
Magazyn prowadzony dla Hyundai Motor Polska zajmuje ok. 1,4 tys. m2 , a dzienne wysyłki do ponad 60 odbiorców kształtują się na poziomie 500–600 pozycji.
– We współpracy z CAT LC najbardziej cenimy terminowość realizacji zadań w połączeniu z wysokim poziomem jakości. W prowadzeniu magazynu oraz dystrybucji części do naszej sieci dealerskiej terminowość ma ogromne znaczenie, jest czynnikiem decydującym o sensie naszej działalności. Tylko szybkie działanie zgodnie z przyjętym wcześniej harmonogramem zaakceptowanym przez outsourcera daje nam gwarancję uzyskania dobrych wyników w sprzedaży części zamiennych i akcesoriów – mówi Sławomir Kolczyński, specjalista ds. części zamiennych w Hyundai Motor Polska.
Dziesięcioletni okres owocnej współpracy z CAT LC w dystrybucji części zamiennych do sieci Hyundaia był czynnikiem decydującym o rozszerzeniu współpracy na outsourcing obsługi magazynu.
– Już pierwsze pół roku współpracy na tym polu przyniosło nam potwierdzenie wszystkich dotychczasowych pozytywnych doświadczeń zebranych w ostatniej dekadzie. Terminowa realizacja przez CAT LC wszystkich uzgodnionych wcześniej zadań daje nam pewność, że zagwarantowane przez nas terminy dostarczenia części zamiennych do sieci dealerskiej, a w konsekwencji do klientów, będą zachowane – stwierdza Sławomir Kolczyński. – Oczywiście, terminowa realizacja zadań musi iść w parze z dobrą jakością, co w dużej mierze ogranicza liczbę reklamacji zabierających wiele naszego cennego czasu. Mniejsza liczba reklamacji pozwala skupić się na najistotniejszych kwestiach dotyczących sprzedaży – dodaje Kolczyński.
CAT LC, prowadząc operacje pod jednym dachem, każdemu klientowi może zaoferować maksymalny zakres usług magazynowych. – Przemieszczając towary między strefami, rozładowujemy chwilowe spiętrzenia operacji, nawet bez konieczności informowania o tym klientów – tłumaczy Dariusz Zaleś.
W sferze informatycznej obsługi magazynów operator stara się – jeśli tylko jest to możliwe – działać na systemach zleceniodawców. Zarówno BMW, jak i Hyundai udostępniły outsourcerowi własne WMS (warehouse management system). – Dzięki temu, operacje magazynowe mogą być na bieżąco monitorowane przez klienta i nie ma potrzeby transferowania danych między różnymi systemami. Obsługę zamówień i kontrolę stanów magazynowych klienci zostawili pod swoją kontrolą – podsumowuje Dariusz Zaleś.

Nagroda od BMW
Podczas corocznego spotkania menedżerów wszystkich regionalnych magazynów części zamiennych BMW na świecie, magazyn prowadzony przez CAT LC Polska w Duchnicach otrzymał nagrodę Bronze Award za działalność w 2008 r. (w globalnej klasyfikacji ujęto kilkadziesiąt magazynów). Pod uwagę brane były m.in.: jakość, wydajność, wyniki inwentaryzacji, koszty logistyczne, oraz innowacyjność wprowadzanych rozwiązań.

Bartosz Wawryszuk

komentarz
Dariusz Zaleś, kierownik działu magazynowania CAT LC Polska
Wymierną zaletą outsourcingu magazynów części zamiennych jest spadek kosztów logistycznych. Firmy oszczędzają, gdyż operator, prowadząc w jednym obiekcie kilka magazynów klientów, wykorzystuje efekt synergii. Mając większą grupę pracowników, może przenosić ich do obsługi danego magazynu, gdy wzrasta natężenie operacji. Wspólne są również urządzenia: wózki czołowe, wózki boczne, regały. Ponadto outsourcer elastycznie zarządza powierzchnią magazynową.
Inną ważną korzyścią jest wzrost satysfakcji końcowego odbiorcy. Dzieje się tak ze względu na poprawę czasu obsługi. Operator logistyczny z reguły proponuje późniejszy cut-off time (czyli najpóźniejszy czas składania zamówień przez dealerów), co wynika z eliminacji zbędnego transportu między magazynem koncernu motoryzacyjnego a hubem operatora.