Przedsiębiorstwa posługujące się w biznesie samochodami są zmuszone angażować środki i pracę wielu ludzi do administrowania własnym, często bardzo rozbudowanym, parkiem pojazdów. Sposobem na minimalizację kosztów związanych z utrzymaniem aut w firmie jest outsourcing floty, czyli właśnie wynajem długoterminowy (full service leasing). Usługa ta skierowana jest, przede wszystkim, do firm z dużą liczbą aut, zainteresowanych obniżeniem kosztów administracyjnych i traktujących samochody jako narzędzie pracy podlegające okresowej wymianie.
– Dzięki full service leasingowi, budżet firmy może być przeznaczony na inwestycje w główne gałęzie działalności, stwarzając możliwość osiągnięcia dodatkowych zysków. Brak opłat inicjalnych, rozłożone w czasie koszty – w przeciwieństwie do jednorazowych dużych wydatków związanych z zakupem – korzystnie wpływają na zachowanie płynności finansowej naszych klientów – mówi Grzegorz Czarnecki, dyrektor ds. sprzedaży korporacyjnej, Masterlease Polska.
Firmy, które już zdecydowały się na wybór takiej formy, wśród największych zalet wynajmu wymieniają m.in. szereg korzyści czysto finansowych, które w czasie spowolnienia gospodarczego są bardzo istotne:
– zerowe początkowe zaangażowanie kapitału własnego,
– możliwość częściowego odzyskania środków już zamrożonych poprzez zakup samochodów przez firmę,
– poprawa wskaźników oceny zdolności kredytowej klienta,
– niższe ceny pojazdów i usług eksploatacyjnych,
– korzyści podatkowe.
Bardzo istotna jest również precyzyjna kontrola wszelkich kosztów utrzymania floty, ułatwiająca podejmowanie racjonalnych decyzji, także odnośnie wyboru marek pojazdów, okresów ich eksploatacji, budżetów przewidzianych w polityce flotowej.
– Dodajmy do tego przejęcie przez nas obsługi serwisowej i uciążliwego procesu likwidacji szkód komunikacyjnych oraz znacznie mniej formalności związanych z zakupem – wylicza Grzegorz Czarnecki.
Zależnie od polityki flotowej danej firmy, samochody służbowe są wymieniane po osiągnięciu określonego przebiegu i/lub okresu użytkowania. W większości firm polityka przewiduje użytkowanie pojazdów nie starszych niż cztery lata. Korzyści skali, które przedsiębiorstwo uzyskuje dzięki usługom FSL, najlepiej opisać na przykładzie.

Jedna grupa – kilka flot
Jednym z pierwszych korporacyjnych klientów Masterlease, który w 2000 r. zaczął korzystać z FSL, była Grupa Siemens, posiadająca wówczas łącznie flotę kilkuset samochodów, jednak o bardzo zróżnicowanej strukturze.
Firma składała się z kilku wyodrębnionych biznesowo części, trudno było więc o egzekwowanie spójnej polityki flotowej. Natomiast obsługą samodzielnych decyzyjnie działów zajmowała się rozbudowana komórka administracyjna.
Wraz z rozwojem grupy oraz doskonaleniem organizacji, wzrastały potrzeby użytkowników. Zaczęto też wnikliwie przyglądać się kosztom generowanym przez floty. Siemens podjął decyzję o skorzystaniu z kart paliwowych, co znacznie uprościło procedury rozliczeniowe i pozwoliło ograniczyć liczbę dokumentów. Następnym krokiem było wprowadzenie systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie flotą, co znacznie ułatwiło analizę kosztów i wyciąganie wniosków na podstawie analizy systemowej kosztów generowanych przez flotę (w tym kosztów administracyjnych).
Wówczas zapadła decyzja o skorzystaniu z usług wyspecjalizowanych firm FSL. Eliminując ryzyko uzależnienia się od jednego dostawcy, Siemens wybrał dwóch partnerów. Jednym z nich był Masterlease Polska, który dziś obsługuje łącznie flotę ponad 16 tys. aut w wynajmie i jest liderem rynku car fleet management.

Przejęli obowiązki
Siemens stopniowo zaczął wymieniać flotę, zastępując dotychczasowy park nowym, finansowanym przez Masterlease. Specjaliści outsourcera przejęli szereg zadań i obowiązków, tj. negocjacje związane z zamawianiem i zakupem samochodów (zakupy te były korzystniejsze dzięki wypracowanym z racji wolumenu u producentów stawkom rabatowym). Centrum Techniczne Masterlease, które współpracuje z ponad tysiącem punktów serwisowych w kraju, zajęło się obsługą techniczną, umawianiem wizyt w serwisach, wymianą opon, likwidacją szkód.
W przełożeniu na bezpośrednie krótkoterminowe korzyści, klientowi udało się uwolnić środki finansowe zamrożone w zakupionych autach (samochody używane zostały odkupione przez Masterlease i całość floty przeszła na wynajem). Klient uzyskał również istotną poprawę wyników – dochd ze sprzedaży pojazdów – a także poprawę wskaźników rentowności kapitału.
– Usługa full service leasingu przyniosła również konkretne korzyści długoterminowe – podkreśla Andrzej Kapa, który koordynował przejście na FSL ze strony Siemensa, a obecnie koordynuje obsługę floty Nokii Siemens Networks. Wśród nich wymienia trwałą poprawę wskaźników rentowności oraz uproszczenie procesów decyzyjnych (cenniki aut zostały umieszczone w intranecie, kierownictwo działów może z łatwością dokonać wyboru pojazdu, stosownie do budżetu dla danego stanowiska).
Radykalnie zredukowano również ilość dokumentów w obiegu: początkowo jedną fakturę główną + nieliczne uzupełniające, obecnie dwie faktury główne (finansowa i serwisowa) + faktury uzupełniające.
Długofalowa współpraca z Masterlease Polska przynosi również większą skuteczność działań kontrolnych oraz koordynację floty przez mniejszy zespół, mimo dalszego wzrostu liczby pojazdów i złożoności potrzeb.
Ostatecznie klientowi udało się również przejść na elektroniczne księgowanie kosztów: dane od outsourcera co miesiąc wysyłane drogą elektroniczną, w rozbiciu wg wskazanych dla poszczególnych aut miejsc powstawania kosztów, są automatycznie importowane do systemu Siemensa i w ten sposób księgowane jako koszty poszczególnych działów i spółek Grupy.
– Dzięki Platformie Masterfleet, mamy dostęp do bieżącej informacji dotyczącej eksploatacji naszych pojazdów, raportów i analiz kosztów – mówi Dariusz Deuszkiewicz, specjalista ds. administracyjnych w Siemensie. Użytkownicy platformy mogą także we własnym zakresie dokonywać pewnych zmian, np. związanych z przesunięciami miejsc powstawania kosztów, zmianami kierowców czy miejsca eksploatacji.

Dorota Sutor
dyrektor ds. marketingu, Masterlease Polska

komentarz
Grzegorz Czarnecki, dyrektor ds. sprzedaży korporacyjnej, Masterlease Polska
Wynajem długoterminowy to rozwiązanie finansowe zarówno dla średnich firm, które dopiero rozwijają skrzydła, jak i dla stabilnych korporacji od lat obecnych na rynku. Często żartujemy, że dzięki usłudze FSL menedżer floty może wydostać się spod góry faktur i nam zostawić rolę urzędnika weryfikatora, a samemu zająć się podejmowaniem decyzji strategicznych. Oznacza to przejście z poziomu analizy kosztów wymiany klocków hamulcowych w pojeździe x do decyzji o wyborze marek samochodów dla pracowników na danych stanowiskach. Naszymi sojusznikami są też często dyrektorzy finansowi, dla których ważną zaletą FSL jest możliwość precyzyjnego budżetowania kosztów floty. Raty są bowiem stałe w całym okresie eksploatacji, zarówno w zakresie finansowania, jak i obsługi serwisowej.