Statystyki, pokazujące jak znacznym obciążeniem dla budżetu firmy może być drukowanie oraz cała towarzysząca mu sfera, są porażające. Eksperci analizujący procesy związane z drukiem szacują, że zajmowanie się sprawami dotyczącymi tej sfery może pochłaniać pracownikom działu IT nawet do 15% czasu ich pracy. Nie lepiej jest w sferze finansów, ponieważ większość kadry zarządzającej dostrzega tylko 10% kosztów generowanych przez drukowanie. Nie ma natomiast często pojęcia o tym, ilu drukarek i urządzeń drukujących używa firma ani czy sprzęt ten jest wykorzystany optymalnie.
Zwłaszcza w dużych koncernach i korporacjach, przy dużej liczbie urządzeń, które drukują dziesiątki tysięcy stron, brak zarządzania drukiem i przetwarzaniem obrazu staje się dużym obciążeniem finansowym. Można jednak zaradzić takiej sytuacji korzystając z Managed Print Services (MPS), czyli usług zarządzania drukiem.
MPS zazwyczaj polega na outsourcingu urządzeń drukujących (drukarek, maszyn wielofunkcyjnych, kopiarek) oraz związanych z nimi czynności. Firma świadcząca tego rodzaju serwis nie tylko dostarcza klientowi optymalny z punktu widzenia potrzeb sprzęt, ale także dba o zaopatrzenie w materiały eksploatacyjne, zapewnia serwis sprzętu i pomoc techniczną.

Ekologiczne pobudki
Z raportów firm analitycznych Gartner i Quocirca wynika, że nie tylko obniżenie kosztów jest głównym motywem skłaniającym przedsiębiorstwa do sięgnięcia po MPS. Drugim czynnikiem jest chęć zmniejszenia szkodliwości dla środowiska. Na tym polu firmy oferujące usługi zarządzania drukiem mają dużo do zaoferowania, zwłaszcza zmniejszając zużycie energii.
– Wszyscy wiemy, że drukarka jest urządzeniem podłączonym do prądu cały czas. Co więcej, żeby w chwili, gdy zatwierdzimy polecenie druku, maszyna od razu była gotowa do pracy, musi być rozgrzana. To, niestety, sprawia, że maszyna przez cały dzień pożera znaczne ilości energii – mówi Henry Blum, dyrektor ds. marketingu MPS w Hewlett-Packard.
Rozwiązaniem tego problemu może być specjalne oprogramowanie, które będzie automatycznie wyłączało drukarkę w godzinach, kiedy w biurze nikt nie pracuje. Może się wydawać, że nie warto zadawać sobie trudu dla nieco mniejszego zużycia prądu.
– Przy odpowiednio dużej skali, tego typu działania przynoszą jednak nadspodziewanie pozytywne rezultaty. W przypadku koncernu 3M, który podpisał z nami pięcioletni kontrakt dotyczący oddziałów w 82 krajach, dzięki MPS udało się ograniczyć zużycie energii o 79%. W skali koncernu dało to oszczędność miliona dwustu pięćdziesięciu tysięcy dolarów – wylicza Blum.
Tylko pierwsze dwa lata współpracy z HP dały firmie 3M oszczędności z tytułu wprowadzenia MPS rzędu 3 mln dolarów. Natomiast koszt wydruku jednej strony spadł w skali koncernu o 90%!
Innym spektakularnym przykładem zastosowania usług zarządzania drukiem jest wdrożenie w Swiss Post. Gdy szwajcarska poczta, która ma 2921 placówek, nawiązała współpracę z HP, korzystała z 17 tys. urządzeń drukujących różnych producentów, a w skład floty drukarek wchodziło 140 modeli. Zastosowanie MPS radykalnie odmieniło sytuację. Liczbę maszyn zredukowano do 6 tys., a liczbę typów – do sześciu. Dzięki tym zmianom, Swiss Post zyskało rocznie 5 mln franków szwajcarskich oszczędności.

Najpierw audyt
Żeby outsourcing zarządzania drukiem zaowocował tak pozytywnymi wynikami, musi być odpowiednio przygotowany. Pierwszym krokiem poprzedzającym zasadnicze działania, powinien być audyt. Trzeba ustalić, jakimi urządzeniami drukującymi klient dysponuje, ile jest modeli, w jakim wieku i stanie jest sprzęt. Przydatne są również informacje o liczbie użytkowników i generowanej przez nich przeciętnej liczbie wydruków oraz ich typie (czarno-białe, kolorowe, format A4 i inne). Tego rodzaju informacje pozwolą lepiej zdefiniować cel, w którego osiągnięciu ma pomóc MPS. Z kolei spis sprzętu ułatwia analizę finansową (kwestia amortyzacji poszczególnych maszyn) oraz optymalizację rozmieszczenia drukarek w biurze.
Przed wdrożeniem klient w porozumieniu z outsourcerem powinien także wytypować te drukarki, które nadal będą używane do czasu, kiedy ich dalsza eksploatacja stanie się nieopłacalna.
– Obecnie koszty wstępnego audytu ponosi klient. Jeszcze parę lat temu polscy przedsiębiorcy niechętnie za to płacili, ale teraz rozumieją, że ten wydatek nie obliguje ich do zawarcia kontraktu na właściwe usługi zarządzania drukiem – mówi Joanna Zdrzałka-Zalewska, ekspert MPS z HP.
Z globalnych badań opublikowanych w ubiegłym roku przez firmę Photizo wynika zresztą, że prawie połowa osób decydujących o wyborze dostawcy usług wybiera innego partnera, nie tego, który przeprowadził wstępny audyt.
Wracając do polskiego rynku, to – wedle wyliczeń HP – koszt przeciętnego audytu zależny jest od liczby urządzeń, którymi dysponuje klient (zazwyczaj dostawcy MPS liczą sobie od 25 do 100 zł za sztukę). W naszym kraju umowy na outsourcing zarządzania drukiem zawierane są przeważnie na 3 do 5 lat. Inaczej jest tylko w przypadku klientów z sektora państwowego i publicznego, którzy niechętnie podpisują dłuższe kontrakty.
Jeśli chodzi o rozliczenie, to dostawcy usług proponują kilka metod. Klient może płacić miesięczny ryczałt za założoną w umowie liczbę stron. Inny sposób to niższa od ryczałtu stała miesięczna opłata oraz rozliczenie za liczbę sztuk wydruków po uzgodnionej cenie (model mieszany). Istotą trzeciej możliwości jest limit: firma płaci stałą cenę za stronę wydruku, a po przekroczeniu ustalonego limitu stron – niższą stawkę.
– Po zawarciu umowy, dla klientów ważne jest także zagospodarowanie floty dotychczas używanych urządzeń. Staramy się zawsze racjonalnie wykorzystywać taki sprzęt, choć jest to dla nas pewien problem. W czasie trwania kontraktu musimy bowiem serwisować obce drukarki korzystając z oryginalnych materiałów, które kupujemy na rynku – przyznaje Joanna Zdrzałka-Zalewska.
HP prowadzi taką politykę, by w okresie obowiązywania, np. pięcioletniej, umowy przejść całkowicie na własne urządzenia. Początkowe niedogodności związane z obsługą drukarek konkurencji rekompensuje zwykle to, że klienci rzadko rezygnują potem z MPS.

Skanery oszczędzają czas
Outsourcing zarządzania drukiem i przetwarzaniem obrazu może dać nie tylko oszczędności finansowe i mniejsze zużycie energii, ale także inne, trudniejsze do oszacowania, korzyści. Przykładem z polskiego rynku jest współpraca banku BGŻ z HP.
BGŻ chciał usprawnić proces rozpatrywania wniosków kredytowych swoich klientów. Przed skorzystaniem z pomocy HP, procedura analizowania wniosków była czasochłonna. Klient starający się o kredyt mógł złożyć w dowolnej filii banku wniosek i wymagane dokumenty. Ich analizą zajmowały się jednak tylko główne oddziały. Pracownicy przyjmujący wniosek kserowali więc dokumenty i wysyłali je pocztą lub faksem. Dokumentacja taka była nawet kilka razy kopiowana, wędrując między działami mającymi wpływ na decyzję o przyznaniu pożyczki. Zanim klient, ubiegający się np. o kredyt konsumpcyjny, otrzymał odpowiedź, mijało od dwóch do pięciu dni. A gdy wniosek klienta był niekompletny, czas rozpatrzenia wydłużał się jeszcze bardziej.
Rozwiązaniem, które HP zaproponowało, by zmniejszyć straty czasu, było wyposażenie w skanery cyfrowe placówek BGŻ przyjmujących wnioski kredytowe. Pracownik obsługujący klienta starającego się o kredyt od razu skanuje dokumenty dołączone do wniosku i wysyła je mailem bezpośrednio do analityka finansowego lub siecią na serwer archiwizujący. Dzięki temu, analityk może praktycznie natychmiast zweryfikować wniosek i, np. gdy brakuje aktualnego zaświadczenia o zarobkach kredytobiorcy, wysłać informację z prośbą o uzupełnienie. A gdy wniosek jest kompletny, rozpatrzenie następuje znacznie szybciej niż wtedy, gdy bank stosował poprzednią procedurę.
– Skracając czas potrzebny do analizy wniosku kredytowego, BGŻ zyskał mocny argument w walce o klientów. Trudno to przeliczyć, ale na pewno stał się bardziej konkurencyjny – komentuje Joanna Zdrzałka-Zalewska.
BGŻ zmniejszył także znacznie wydatki na papier – bank archiwizuje tylko jedną kopię papierową wniosku i dokumentów, druga ma postać elektroniczną.

Bartosz Wawryszuk