Farutex jest firmą specjalizującą się w dystrybucji żywności dla segmentu HoReCa (biznes hotelarski, restauracyjny i gastronomiczny) w Polsce. Działa na rynku od 1991 r. , ma siedzibę w Szczecinie i oddziały w największych polskich miastach, m.in. w Warszawie, Wrocławiu, Gdańsku, Poznaniu, Krakowie, Lublinie. Świadczy usługi dla takich firm jak Ikea Retail, PKN Orlen, hoteli sieci Accor, Radisson, Qubus, Gołębiewski i restauracji Dominium Pizza.
Oferta firmy obejmuje ponad 3 tys. specjalistycznych produktów: mrożonych, schłodzonych i suchych. Większość przeznaczona jest do gastronomii i niedostępna w ofercie detalicznej. Jako dodatkową usługę dla stałych klientów firma proponuje wynajem specjalistycznych urządzeń gastronomicznych: zamrażarek wyposażonych w roboczy blat, frytkownic oraz witryn do sprzedaży lodów gałkowych.

Coraz więcej operacji
W ostatnich latach Farutex przeżywał dynamiczny rozwój. Wskutek zwiększenia liczby oddziałów i zatrudniania nowych pracowników, w firmie wzrosła liczba dokumentów i ilość danych do przetworzenia. Za zmianami w spółce nie nadążał system informatyczny Navision Financial 2.60 firmy Microsoft, który odpowiadał za zarządzanie finansami. Nie było w nim funkcji wspomagających codzienną pracę sprzedawcy, kupca czy magazyniera. Wraz ze wzrostem liczby operacji spadała również wydajność systemu.
– W 2007 r. doszliśmy do wniosku, że nasz dotychczasowy system osiągnął kres swojej wydajności i, aby zabezpieczyć dalszy rozwój biznesu, musimy ją znacznie zwiększyć – tłumaczy Przemysław Potapowicz, menedżer ds. IT w Faruteksie.
Firma rozpoczęła poszukiwania nowego, jednego systemu ERP do zarządzania całą firmą i wspomagającego wszystkie procesy. Szukała też partnera, który zająłby się wdrożeniem. Wybór padł na IT.integro.
– Zdecydowała bardzo dobra opinia na rynku – mówi Potapowicz. – Podpisując kontrakt z firmą mającą bardzo duże doświadczenie we wdrażaniu konkretnego produktu, mieliśmy pewność co do jakości usług, terminowości oraz że nie zostaniemy potraktowani jak królik doświadczalny – wyjaśnia.
Znaczną część rozwiązań pod indywidualne potrzeby Faruteksu firma IT.integro wdrażała u poprzednich swoich klientów – Praktyka jest w wypadku usług wartością nie do przecenienia – uważa Potapowicz.
IT.integro zaproponowała swojemu klientowi wdrożenie systemu Microsoft Dynamics NAV 4.0 SP3, czyli faktycznie nowszej wersji systemu, który dotąd działał w Faruteksie.
– Naszym zadaniem było przekonanie klienta, iż warto wdrażać system Microsoft Dynamics NAV, mimo że jego stara wersja funkcjonująca w Faruteksie nie była dostosowana do istniejących potrzeb firmy – mówi Mariusz Gościniak, starszy konsultant IT w IT.integro.
Farutex przystał na propozycję, a IT.integro zabrało się do pracy.
– Przed podpisaniem umowy, IT.integro przeprowadziło audyt dotychczasowego rozwiązania. Następnie zdefiniowaliśmy nasze potrzeby i dopiero na tej podstawie doszło do wyceny i sformułowania umowy – zaznacza Potapowicz z Faruteksu.
Wdrożenie rozpoczęło się w styczniu 2008 r. Przełączenie na nowy system zajęło dwa dni i od czerwca klient korzystał z Microsoft Dynamics NAV 4.0.
– Największym problemem przy wdrożeniu była wydajność dotychczasowych systemów informatycznych. Dlatego skupiliśmy się na tym, aby w pierwszym etapie uruchomić jak najwięcej funkcjonalności i procedur optymalizujących oraz automatyzujących przepływ danych i dokumentów – mówi Andrzej Pyzik, konsultant z IT.integro.

Cztery etapy wdrożenia
Projekt został podzielony na etapy realizowane co dwa-trzy miesiące.
W pierwszym z nich IT.integro zajmowało się przepływem danych ze starego do nowego systemu, połączeniami z systemami zewnętrznymi (np. klientów Faruteksu). Firma wdrożyła także automatyczne księgowanie i wydruk dokumentów.
W drugim etapie integrator przeprowadził ewidencję magazynową sprzętu gastronomicznego, a także umożliwił automatyczne wystawienie faktur jego najmu.
– Do tego celu wykorzystaliśmy standardowy moduł serwisu Microsoft Dynamics NAV. Umożliwia on ewidencjonowanie umów serwisowych i ich cykliczne fakturowanie. Wymaganiem Faruteksu było uzależnienie obliczania stawek najmu od wysokości obrotów z danym nabywcą w danym okresie i to też uczyniliśmy – mówi Mariusz Gościniak.
Trzecim etapem było wdrożenie WMS (warehouse management system), czyli systemu zarządzania magazynem oraz uruchomienie modułu wspomagającego pracę kupca.
Moduł kupca pozwala na dokładne planowanie dostaw, które są kolejno dystrybuowane do klientów. W ostatnim etapie IT.integro wdrożyło funkcjonalności wspomagające.
– To rozwiązania opracowane przez naszą firmę i wdrożone wcześniej z powodzeniem u wielu klientów – tłumaczy Mariusz Gościniak.
I tak Electronic Banking pozwala na łatwą wymianę danych między firmą Farutex a bankami, a EDI umożliwia wymianę faktur z kontrahentami w standardzie ECOD XML (standard zapisu dokumentów).

Wydajność, nie oszczędność
IT.integro wdrożył także system Business Intelligence, który ułatwił szybszą i precyzyjniejszą kontrolę wyników działalności firmy (koszty, obroty, zyski).
– Business Intelligence daje możliwość łatwiejszego niż do tej pory wykonywania analiz na podstawie danych zgromadzonych w systemie. Poza tym automatycznie tworzy niektóre raporty – mówi Przemysław Potapowicz.
To tylko jedna z korzyści po wdrożeniu nowego systemu. Nowa wersja Microsoft Dynamic NAV przede wszystkim ułatwiła i przyspieszyła sprzedaż w firmie. – Działania, które do tej pory musieli wykonywać pracownicy, zostały zautomatyzowane – mówi Przemysław Potapowicz. – Osiągnęliśmy większą wydajność, a osoby zajmujące się sporządzaniem dokumentów sprzedaży mają mniej pracy.
Mniej obciążeni są także księgowi dzięki temu, że system usprawnił działanie niektórych procesów, np. ewidencję środków trwałych. Wdrożono także automatyczne księgowanie wyciągów bankowych, a także Intrastat (system statystyki obrotów handlowych między państwami członkowskimi Unii Europejskiej).
Według menedżera IT z Faruteksu, system ułatwił także zarządzanie magazynem, usprawnił proces dokonywania zakupów, a moduł zarządzający sprzętem użyczanym klientom za sprawą automatycznego tworzenia faktur umożliwił prostsze niż do tej pory zarządzanie mieniem firmy.
– System sam pilnuje warunków użyczenia sprzętu klientowi – zapewnia Potapowicz. Menedżer z Faruteksu zaznacza, że cel, jaki przyświecał jego firmie przy wdrożeniu systemu Microsoft NAV nie wiązał się z oszczędnością.
– Wdrożenie nie miało na celu redukcji jakichkolwiek kosztów. Chcieliśmy zwiększyć wydajność systemu, by można było obsłużyć wciąż rosnącą sprzedaż. Zostało to zrealizowanie przez inwestycje sprzętowe. Teraz mamy lepsze serwery, a wiele procesów realizowanych jest szybciej – tłumaczy Potapowicz. – Obecnie większość czynności wykonuje się automatycznie bez konieczności angażowania pracowników.
Przedstawiciele IT.integro są zadowoleni ze współpracy z Faruteksem.
– Zespoły projektowe, składające się z kadry zarządzającej firmy Farutex i naszych konsultantów, mogły pracować etapami, bez konieczności wyłączania na długo wielu osób z funkcjonowania firmy. Wdrażanie kolejnych etapów było coraz bardziej efektywne, ponieważ nasz klient miał coraz większą wiedzę o systemie i weryfikował swoje wcześniejsze wymagania – mówi Mariusz Gościniak z IT.integro. Przekonuje, że samo wdrożenie w Faruteksie było także bardzo cennym doświadczeniem dla jego firmy.
– Zdobyliśmy nową wiedzę o specyfice branży. Musieliśmy maksymalnie wykorzystać narzędzia, które daje Dynamics NAV w celu optymalizacji procesów zachodzących w firmie dystrybucyjnej. Rozłożenie w czasie wdrożenia i praca niemalże na żywym organizmie wymogły na nas perfekcyjne przygotowanie – mówi.
I choć główne wdrożenie zostało już skończone, wciąż trwają pracę nad udoskonaleniem systemu.

Dariusz Kopeć