Czasami – w ślad za infrastrukturą techniczną – idzie również optymalizacja pozostałych usług, jak np. sprzątania, ochrony, art managementu (sfery związanej z wystrojem biura, zarządzaniem galeriami obrazów, itp.), serwisu medycznego czy obsługi recepcji.
Obsługa facility management w budynkach wysokiej klasy, w tym głównie w biurowcach klasy A, powinna być realizowana przez firmy wyspecjalizowane w świadczeniu tych usług. Przykładem jednej z ostatnich implementacji usług facility management, która doszła do skutku na rynku nieruchomości biurowych, jest kontrakt realizowany przez firmę HSG Zander w budynku Andersia Tower w Poznaniu.
Andersia Tower to jeden z najwyższych poznańskich budynków, zbudowany w 2007 r. Łączy on funkcję hotelową (niższe kondygnacje zajmuje czterogwiazdkowy hotel IBB Andersia) oraz biurową. Powierzchnia użytkowa obiektu wynosi ponad 35 tys. mkw., przy czym biura zajmują 10,5 tys. mkw. Budynek dysponuje garażem podziemnym na 200 miejsc parkingowych. Wzniesiono go stosując nowoczesne technologie, materiały i urządzenia, co klasyfikuje Andersia Tower jako obiekt klasy A. Zaprojektowali go architeci z Pracowni Architektonicznej Ewy i Stanisława Sipińskich, a inwestorami są Von der Heyden Group oraz miasto Poznań.
Na szczególną uwagę zasługują ciekawe rozwiązania konstrukcyjno-budowlane, m.in. słupy rozmieszczone są jedynie na obrysie ścian zewnętrznych budynku. Zastosowano również technologię uzdatniania wody basenowej - dzięki elektrolizie soli - co pozwala uniknąć nieprzyjemnego zapachu chloru. Bezpieczeństwo i komfort użytkownikom budynku zapewniają systemy: ochrony przeciwpożarowej, nagłośnienia budynku, monitoringu, elektrycznego dozoru kluczy oraz wiele innych nowoczesnych rozwiązań technicznych.
Aranżacja powierzchni biurowej odbyła się indywidualnie - zgodnie z wymaganiami poszczególnych najemców.

Obsługa prewencyjna
Nowoczesny budynek, którym niewątpliwie jest Andersia Tower, musi być zarządzany przez doświadczonego zarządcę nieruchomości. Aby najemcy mogli skoncentrować się na prowadzeniu swojej działalności biznesowej, należy prowadzić obsługę prewencyjną, czyli trafnie diagnozować pierwsze symptomy, które mogą prowadzić do wystąpienia awarii na obiekcie. Andersia Tower jest zarządzana przez firmę Knight Frank, która ma bogate doświadczenie w zarządzaniu nieruchomościami komercyjnymi. Z kolei Knight Frank korzysta ze wsparcia HSG Zander przy technicznej obsłudze części biurowej budynku.
Istotną rolę w każdym kontrakcie na obsługę facility management odgrywa skład zespołu wdrażającego. Dobór kompetentnych osób - z odpowiednimi kwalifikacjami zarówno w obsłudze technicznej, jak i posiadających zdolności interpersonalne - jest kluczową kwestią dla całego wdrożenia. Skład zespołu świadczącego usługi facility management w Andersia Tower został skonsultowany z firmą Knight Frank. Dzięki temu obie strony mogą liczyć na wzajemne wsparcie przy obsłudze budynku – wiedzą, kto pracuje w obiekcie, oraz z kim mają się kontaktować w w nagłych zdarzeniach.
Wdrożenie powinno być wykonanie płynnie. Ten warunek został spełniony w Poznaniu - implementacja przebiega zgodnie z ustalonym harmonogramem. Ułożono go w taki sposób, aby maksymalnie wykorzystywać czas, w którym obłożenie obiektu jest najmniejsze.
Proces wdrożenia rozpoczął się od stworzenia list kontrolnych poszczególnych zakresów prac. Kolejną kwestią było ujęcie tych czynności w harmonogramie, co w następnym kroku pozwoliło na przygotowanie budżetu wdrożenia. Szereg zawartych w nim pozycji związany jest z działalnością operacyjną. Dlatego, po wdrożeniu, przekształci się on w budżet operacyjny.

System pomaga zarządzać
Niezbędnym elementem implementacji jest wykorzystanie systemów informatycznych, które w znaczący sposób pomagają w prawidłowej obsłudze obiektu. HSG Zander stworzył na te potrzeby własny program autorski ASI, który służy do zarządzania techniką nowoczesnych obiektów. Jest on zawsze integrowany z pozostałymi systemami funkcjonującymi w budynku i daje możliwość przeprowadzenia analizy sytuacji w dowolnym momencie. ASI pozwala na kontrolę procesów, optymalizację kosztów utrzymania ruchu urządzeń oraz usprawnia pracę osób zajmujących się tą sferą. Jednym z modułów systemu jest Help Desk, który umożliwia szybką rejestrację zgłoszeń od najemców, zarządcy bądź ochrony obiektu.
W ramach implementacji przygotowano harmonogram szkoleń ekipy technicznej oraz szkoleń prowadzonych przez producentów i serwisy fabryczne.
Kluczową kwestią, która weryfikuje wiedzę i doświadczenie firmy facility management, jest przegląd i przejęcie dokumentacji obiektu. W Andersia Tower protokolarnie przejęto książkę obiektu budowlanego, książkę UDT, protokoły przeglądów budowlanych i pozostałe dokumenty. Po ustaleniu planu przejęcia obiektu, przyszedł czas na stworzenie systemu KPI (Key Performance Indicators - Kluczowe Wskaźniki Efektywności) oraz systemu pomiarów. Ostatnim zadaniem zespołu jest stworzenie i zweryfikowanie budżetu operacyjnego.
Nadzór nad zakończonymi pracami kończy się przygotowaniem raportów. Dostarczają one cennych informacji nie tylko zarządcy obiektu, ale także samej firmie usługowej. Każdy nowy kontakt jest w HSG Zander traktowany jako doświadczenie, dzięki któremu know-how pracowników staje się bogatsze. Oprócz raportów wymagane jest przeprowadzenie analiz, m.in. wpływu wdrożenia na środowisko, zdrowie, bezpieczeństwo.
Usługi facility management w Andersia Tower są realizowane bezpośrednio przez pięcioosobowy dział implementacji HSG Zander. Grupę tę wspierają inne działy outsourcera zajmujące się m.in. sprawami finansowymi, prawnymi, nadzorującymi właściwe wypełnianie procedur i założeń budżetowych, obsługą dodatkowych zleceń, raportowaniem, zmianami prowadzącymi do mniejszego zużycia energii i innych mediów.

Małgorzata Bachara, Polskie Stowarzyszenie Facility Management

komentarz
Jerzy Szulc, członek zarządu HSG Zander Polska
Obsługa techniczna obiektu Andersia Tower jest bardzo ciekawym doświadczeniem, szczególnie ze względu na samą specyfikę tej nieruchomości. Połączenie funkcji biurowej z funkcją hotelową w obiekcie najwyższej klasy wymaga od zarządcy nieruchomości i firmy facility management dużego doświadczenia w obsłudze różnych typów obiektów komercyjnych. Podczas każdej implementacji facility management, kluczową kwestią jest właściwy dobór członków zespołu. Przy realizacji kontraktu w Andersia Tower wyselekcjonowaliśmy pięciu wykwalifikowanych pracowników naszej firmy z kompetencjami odpowiednimi do obsługi tego obiektu.