TRW Braking Systems Polska jest producentem układów wspomagania hamulcowego wraz z pompą hamulcową. Zakład w Gliwicach, będący częścią koncernu TRW, działa od 2001 r. Obecnie produkuje ponad dwa miliony układów wspomagania rocznie, z których większość eksportuje. Klientami firmy są takie koncerny samochodowe jak: Daimler, Fiat, GM, NCC (Mitsubishi, Smart), PSA (Peugeot, Citroën), Renault-Nissan, Audi, BMW, Hyundai czy Porsche.

Nowy wymiar komunikacji
Podstawą skutecznej działalności TRW jest sprawna współpraca i komunikacja z dostawcami. Jeszcze do niedawna za zarządzanie tymi kontaktami w firmie odpowiadał system Supply Web. Rozwiązanie jednak dwa lata temu przestało spełniać oczekiwania firmy.
– Poprzedni system zestarzał się, a do tego utrzymywanie serwerów było bardzo kosztowne – tłumaczy Łukasz Cieślik, specjalista ds. logistyki IT w TRW Braking System.
Przedsiębiorstwo postanowiło zmienić system i szukało firmy gotowej wdrożyć nowe rozwiązanie. Wybór padł na spółkę QAD.
– Wybraliśmy ją, między innymi, dlatego, że wcześniej korzystaliśmy z jej usług i byliśmy z tej współpracy zadowoleni. QAD zarządza bowiem u nas systemem ERP – tłumaczy Cieślik. Integrator zaproponował firmie TRW system Supply Visualization. To hostowana strona internetowa pozwalająca partnerom handlowym dzielić informacje. Dzięki niej uczestnicy łańcucha dostaw mogą efektywniej zarządzać zapasami.
– System może udostępniać dostawcy dotyczące go zamówienia jednorazowe, harmonogramy dostaw, stany zapasów oraz sygnały kanban (wizualne informacje o niedoborach w magazynie – red.). Zwrotnie mogą oni potwierdzać zrealizowane wysyłki za pomocą dokumentów ASN (standard zapisu dokumentów – przyp. red.) – mówi Marek Sochacki, konsultant w QAD Polska.
Dla dużych dostawców TRW Braking Systems, którzy korzystają z systemu EDI (elektroniczna wymiana dokumentów), wdrożenie portalu QAD Supply Visualization miało stanowić jedynie poszerzenie istniejących możliwości komunikacyjnych. Jednak dla mniejszych kooperantów nowy system miał zrewolucjonizować ich współpracę z producentem.
– Dotychczas informacje o zapotrzebowaniach materiałowych były przekazywane im za pomocą poczty elektronicznej lub sporadycznie faksu. Uruchomienie portalu QAD Supply Visualization miało całkowicie zautomatyzować ten proces – tłumaczy Sochacki.

Mali dostawcy wolą faks
Uruchomienie komunikacji z dostawcami w oparciu o portal QAD Supply Visualization składało się z trzech podstawowych etapów. W pierwszym specjaliści z QAD zainstalowali oprogramowanie oraz uruchomili połączenia między bazą systemu ERP i portalem internetowym.
Następnie uzgodnili z dostawcami TRW zmiany sposobów komunikacji oraz wynikające z tego zmiany organizacyjne i nowe obowiązki, które kooperanci musieli przyjąć wskutek wprowadzenia nowego rozwiązania.
W końcu przystąpiono do właściwego wdrożenia. Rozpoczęło się ono od przeszkolenia pracowników TRW i dostawców. QAD zorganizował telekonferencje, krótkie szkolenia wewnętrzne, a także pokazy wykorzystania możliwości systemu dla wszystkich użytkowników. Wdrożenie rozpoczęło się w lipcu 2007 r. i zakończyło w styczniu 2008 r.
Jednak nie wszyscy kooperanci TRW zdecydowali się na zainstalowanie Supply Visualization. Ci, którzy tego nie uczynili, wciąż kontaktują się z producentem za pomocą faksu.
– Tylko 5% naszych kooperantów nie korzysta z nowego systemu. Głównie ci, którzy dostarczają materiał sporadycznie, czyli raz na trzy miesiące – tłumaczy Łukasz Cieślik.
Mimo to, przedstawiciele TRW są zadowoleni z korzyści, które odnieśli po wdrożeniu systemu QAD.
– Ulepszyliśmy i ujednoliciliśmy kontakty z naszymi dostawcami. Prostsze stało się monitorowanie wysyłek. Łatwiej też o porozumienie w przypadku sporów, gdyż każda ze stron korzysta z wizualnie podobnych raportów – tłumaczy Łukasz Cieślik.

Intuicyjna obsługa
Pracownicy odpowiedzialni za logistykę w TRW Braking Systems mogą za pośrednictwem systemu w każdej chwili sprawdzić, co się dzieje z zamówionym towarem.
– Czy zamówienie zostało przyjęte, czy towar jest na linii produkcyjnej, czy został już przygotowywany do wysyłki i czy go wysłano – wylicza Cieślik. – Natomiast dostawca może sprawdzić, czy materiał, który wysłał, został przyjęty do stanu magazynowego.
Dzięki nowemu systemowi, zwiększyła się także szybkość wymiany danych między Supply Visualization i systemem ERP. Łatwiejsze stało się zarządzanie magazynem. Poza tym, skrócił się czas przestoju i niedoboru materiałów, szybciej przebiega redukcja zbyt dużych zapasów, wreszcie dużo lepiej wykorzystywana jest powierzchnia magazynowa i moce produkcyjne.
Teraz uczestnicy łańcucha dostaw szybciej i lepiej komunikują się ze sobą, dzięki czemu mogą na bieżąco reagować na zmiany popytu i podaży danych towarów.
Przedstawiciele firmy QAD byli zadowoleni ze współpracy z klientem. Marek Sochacki wspomina, że całe wdrożenie zostało przeprowadzone bez większych przeszkód. Odbiorcy systemu bardzo szybko przyswoili nowe rozwiązanie.
– System QAD Supply Visualization jest bardzo łatwy w uruchomieniu i intuicyjny. Wszelkie procesy wdrożeniowe są zautomatyzowane i podane na tacy, w związku z czym system działa od razu po zainstalowaniu – twierdzi Sochacki. – Portal SV nie wymaga specjalnego administrowania czy umiejętności z obszaru IT, logistycy po stronie klienta są w stanie obsługiwać portal samodzielnie, dodawać do niego dostawców, zmieniać parametry komunikacji – dodaje. Dlatego w całym wdrożeniu najważniejsze nie było to, aby nauczyć się obsługi systemu, ale żeby skłonić do korzystania z niego jak największą liczbę dostawców.
I to się udało.

Dariusz Kopeć

Komentarz
Marek Sochacki, senior application consultant, QAD Polska
Firma TRW potrzebowała systemu, dzięki któremu będzie spełniać wymogi MMOG/LE (Materials Management Operations Guidelines/Logistics Evaluation), czyli standardu dla branży motoryzacyjnej, dotyczącego najlepszych praktyk do zarządzania materiałami i ich logistyką. Portal Supply Visualization pozwala na spełnienie tych wymogów. Co więcej, firma QAD, wraz ze światowymi zrzeszeniami sektora motoryzacyjnego: AIAG (USA/Kanad/Meksyk) i Odette (w Europie), jest zaangażowana w doskonalenie MMOG/LE. Dlatego ma wiedzę z pierwszej ręki o tym, jak rozwijać system ERP, by spełniał ten standard. Dzięki determinacji TRW, cały proces uruchomienia został przeprowadzony niezwykle sprawnie.