W codziennej pracy firmy outsourcingowe wykorzystują wiele narzędzi elektronicznych. Odpowiednie oprogramowanie sprawia, że współpraca z przedsiębiorstwami, które mają wiele oddziałów, jest znacznie łatwiejsza. Księgowość prowadzona na odległość staje się też dzięki temu coraz bardziej powszechna.
Czy wirtualna obsługa firm zastąpi całkowicie tradycyjną księgowość, doradztwo, konsultacje? Z pewnością nie. Wynika to przede wszystkim z wymogów prawnych. Oryginały dokumentów muszą być bowiem przechowywane w miejscu, gdzie się je księguje. Klienci w większości przypadków korzystają też z tradycyjnej formy dostarczania dokumentów do urzędów skarbowych.
Przy obsłudze księgowej nie bez znaczenia jest kontakt z osobą prowadzącą sprawy danego przedsiębiorstwa. Jest niezbędny nie tylko do przekazania dokumentów księgowych, ale przede wszystkim, aby na bieżąco rozwiązywać indywidualne problemy obsługiwanego podmiotu. Doradztwo podatkowe lub prawne jest dla przedsiębiorców jednym z elementów usługi, zamawianym przy podpisywaniu umowy z outsourcerem. Oczekują w związku z tym osobistych lub telefonicznych konsultacji, dotyczących prowadzenia bieżącej działalności. Często dodatkowym wymogiem współpracy jest jeszcze znajomość co najmniej jednego języka obcego u osoby obsługującej księgowo firmę. To istotny warunek, zwłaszcza w przypadku, gdy centrala klienta jest poza granicami Polski i zleceniodawca wymaga od outsourcera specjalnych raportów dla zarządów w obcym języku.

Nowoczesność potrzebuje tradycji
Korzystanie z wiedzy specjalisty, który na bieżąco monitoruje zmieniające się przepisy, odciąża przedsiębiorcę oraz zapewnia całkowite bezpieczeństwo przy kontroli urzędów, np. US, ZUS. Lista usług, które dodatkowo świadczy firma outsourcingowa (np.: obsługa podczas audytu, reprezentacja klienta w przypadku wszelkich kontroli, analiza finansowa itp.), jest dostosowana do zapotrzebowania, jakie zgłasza zleceniodawca.
Biorąc pod uwagę specyfikę procesów księgowych, trudno będzie rozdzielić tradycyjną księgowość od internetowej, jako że ta druga samodzielnie nie istnieje. W rzeczywistości uzupełnienie usług tradycyjnych o księgowość internetową stale rośnie.
Ograniczenia, jakie powstają przy korzystaniu z modułu internetowej księgowości, mają naturę funkcjonalną. Aplikacje on-line nie są wydajne na tyle, aby obsługiwać duże przedsiębiorstwa lub firmy, które w krótkim czasie z małych przeistoczyły się w duże organizacje. Firmy outsourcingowe mogą obsługiwać firmę od rozpoczęcia działalności, a także na kolejnych etapach jej rozwoju, co jest możliwe dzięki elastycznemu dostosowywaniu zakresu usług do wielkości i potrzeb klienta. Księgowość internetowa spełnia natomiast doskonale swoją rolę przy obsłudze małych i jednoosobowych firm. Wśród zalet, które oferuje księgowość on-line, należy wymienić: nieograniczony dostęp do rozliczeń oraz możliwość wprowadzania do systemu i elektronicznego przesyłania dokumentów. Umożliwia ponadto sporządzanie analiz i raportów on-line, sprawdzanie na bieżąco wyników finansowych. Jedyną przeszkodą w rozwoju internetowej księgowości jest dość wysoka cena programów modułów.

Wszystko w jednym
Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom rynku, firma Vattax poszerza zakres swoich usług o dodatkowe narzędzie komunikacji z klientem. Nowoczesny system księgowy zostanie wdrożony do końca 2009 r.
Jego głównym zadaniem będzie przedstawianie danych księgowych z różnych źródeł przy wykorzystaniu narzędzi Business Intelligence, a następnie prezentowanie ich w formie raportów w popularnych i dostępnych formatach.
Efektywne wykorzystanie aplikacji Business Intelligence jest uzależnione od utworzenia hurtowni danych, która pozwala na ujednolicenie i powiązanie danych z różnorodnych systemów informatycznych przedsiębiorstwa. Nowy system dostarczy klientom pełnej informacji finansowej opartej na danych pochodzących z różnych systemów księgowych. Informacje będą łatwo dostępne przy użyciu przeglądarki internetowej. Dzięki zrozumiałej i przejrzystej formie prezentowania danych, będą one mogły być przetwarzane przez osoby niemające wiedzy księgowej. Dane źródłowe będą przetwarzane przez różne systemy księgowe, a co za tym idzie, przechowywane w różnych bazach danych. System musi zatem agregować dane pochodzące z różnych źródeł i prezentować je w jednolitej formie niezależnie od pochodzenia.
Dostęp do danych będzie w pełni bezpieczny: każdy klient będzie miał wgląd wyłącznie do swoich danych dzięki chronionemu dostępowi i mechanizmowi bezpiecznego logowania użytkowników. Użytkownicy będą mieli również możliwość podglądu skanów oryginalnych dokumentów. Dokumenty będą skanowane maszynowo i trafią do katalogu danego klienta.
System w określonym czasie sprawdzi zawartość katalogów, a w przypadku pojawienia się nowych plików zaimportuje je. Dodatkowo będzie również istniała możliwość importu na żądanie dokonywanego przez użytkownika ręcznie – przyciskiem w panelu. System, który już wkrótce zaoferujemy, jest nowatorski i ma na celu podniesienie jakości usług oraz usprawnienie komunikacji z klientem. Wyróżnia go, przede wszystkim, całkowicie zautomatyzowane przenoszenie danych.

Człowiek nadal ważny
Duże oraz średnie firmy nadal będą korzystać ze wsparcia firm oferujących outsourcing księgowy, jednak będą wybierać te, które obsługę tradycyjną łączą z obsługą on-line. Potrzeba szybkiej i aktualnej informacji na temat danych finansowych wpływa wyraźnie na ten trend. Warto jednak podkreślić, iż czynnik ludzki przy obsłudze księgowej nie zostanie całkowicie zastąpiony przez system informatyczny. Złożoność procesów księgowych oraz zmiany w przepisach prawnych wymagają bowiem opieki specjalistów. Szerokie kompetencje i praktyczna znajomość aktualnych przepisów, a także doświadczenie, pozwalają dostosować ofertę firm outsourcingowych do potrzeb ich klientów oraz zaproponować sprawdzone metody współpracy. Dzięki rozbudowanemu i wydajnemu systemowi oraz wykwalifikowanym pracownikom, firmy outsourcingowe wpiszą się w dynamikę rozwoju internetowej księgowości.

Marzena Budzińska, Vattax