Eksploatację można generalnie podzielić na część związaną z użytkowaniem – polegającą na wykorzystywaniu zgodnie z przeznaczeniem i wymaganiami ochrony środowiska, i część związaną z obsługiwaniem – czyli podtrzymywanie i/lub przywracanie zdolności użytkowych obiektu, obciążone kosztami.

Koszty eksploatacji nieruchomości zależne są od rodzaju obiektu, lokalizacji, infrastruktury i sposobu użytkowania. Optymalizowanie kosztów jest zadaniem złożonym, wymagającym znajomości zagadnień prawnych, inżynierskich, organizacyjnych itp. Jeżeli właściciel nieruchomości ma w tym zakresie przygotowanie, może wypełniać te zadania osobiście, inną możliwością jest outsourcing tych zadań do firmy zewnętrznej.

Pierwszym poziomem kontroli kosztów jest sytuacja, w której właściciel zatrudnia pracowników do wykonywania wszelkich prac na nieruchomości, natomiast czynności zarządcze, administracyjne i rozliczenia wykonuje samodzielnie (w rozumieniu zatrudniania np. księgowej, kierownika technicznego). Drugi poziom to zlecenie administracji i usług prostych wyspecjalizowanym firmom. Właściciel otrzymuje syntetyczny materiał wymagający akceptacji. W dalszym ciągu jest to bardzo absorbujące dla właściciela i wymagające sporej wiedzy teoretycznej i praktycznej. Trzeci poziom to zlecenie zarządzania nieruchomością licencjonowanemu zarządcy lub firmie specjalizującej się w usługach facility management, gdzie całość decyzji i odpowiedzialności scedowana jest na zleceniobiorcę. Właściciel rozlicza zleceniobiorcę z wyniku finansowego.

Na każdym poziomie właściciel jest w stanie kontrolować koszty, ale ich optymalizacja możliwa jest tylko przez zlecenie zarządzania.

Zarządca działa w ramach unormowań prawnych, a w szczególności Ustawy o gospodarce nieruchomościami, która w art. 185. 1. mówi: Zarządzanie nieruchomością polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynności mających na celu zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości oraz zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości w tym bieżącego administrowania nieruchomością, jak również czynności zmierzających do utrzymania nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem oraz do uzasadnionego inwestowania w tę nieruchomość. Działa w ramach budżetu uzgodnionego z właścicielem.

Zarządca, aby móc wykonywać swe ustawowe obowiązki, musi korzystać ze wsparcia licznych specjalistów (Ustawa o gospodarce nieruchomościami w art. 185 ust 1b), np. dla prawidłowego przygotowania harmonogramu prac prewencyjnych lub planu remontów budynku zarządca będzie korzystał z doświadczenia inżynierów.

Ideą powstania firm FM jest odciążenie właściciela lub użytkowników nieruchomości od czynności składających się na gospodarowanie nieruchomościami w całym cyklu ich eksploatacji i od związanych z tym procesów pomocniczych. Z tego powodu w strukturze organizacyjnej firm FM obecni są wszyscy specjaliści branżowi, wyselekcjonowani pod względem profesjonalizmu oraz kreatywności. Mogą oni obsługiwać na najwyższym poziomie wiele nieruchomości w wąskim zakresie.

Taka kompleksowa usługa, traktowana jako działalność o charakterze interdyscyplinarnym, łączy nie tylko usługi dostępne na rynku, lecz również innowacje w tym zakresie. Kompleksowa usługa sprowadza się do trzech podstawowych obszarów, którymi zajmują się firmy FM:

- jakości, czyli dążenia do ciągłych udoskonaleń i poprawy standardu;

- wartości, czyli podnoszenia lub co najmniej utrzymania wartości obiektu;

- ryzyka, czyli kontroli niezawodności, bezpieczeństwa obiektu, kontroli kosztów.

Jak wynika z powyższego, optymalizacja kosztów w gospodarce nieruchomościami jest wpisana w podstawowy zakres działalności firm FM. Firmy FM przeprowadzają okresowe audyty kosztów eksploatacji nieruchomości. Znalezienie kluczowych obszarów występowania kosztów i uszeregowanie ich według rangi (istotności), przy jednoczesnym wskazaniu, w jaki sposób można je poprawiać, jest zadaniem zmierzającym do optymalizacji kosztów eksploatacji nieruchomości. Obszary kluczowe to takie, w których występują największe możliwości poprawy. Dodatkowo firmy FM są w stanie wykorzystywać ,,efekt skali” generowany przez usługi realizowane na rzecz wielu klientów oraz ,,efekt wiedzy” (w tym również praktycznej) wypływający z rozwiązywania różnych potrzeb klientów.

Wszystkie wymienione zalety nie przesądzają jednak o tym, że usługi świadczone przez firmy FM są w stanie w znaczący sposób wpływać na obniżenie czy optymalizację kosztów utrzymania nieruchomości. Trzeba pamiętać, że podstawą ideą FM jest tworzenie udogodnień.

Z punktu widzenia praktyki, FM ma służyć:

- dostosowywaniu nieruchomości do potrzeb właściciela użytkowników;

- organizacji urządzeń, usług i świadczeń wspierających podstawową działalność użytkowników;

- poprawie jakości usług i świadczeń;

- kształtowaniu dogodnych warunków i stanowisk pracy;

- kształtowaniu i utrzymaniu fizycznego, przestrzennego i estetycznego otoczenia człowieka;

- integracji ludzi, technologii i zasobów.

Praktycznie celem FM w gospodarce nieruchomościami jest odciążenie właściciela oraz użytkowników nieruchomości od czynności składających się na gospodarowanie nieruchomościami i od związanych z tym procesów pomocniczych. Zmiana jakościowa polega na tym, że celem w zarządzaniu nieruchomościami nie jest już wyłącznie utrzymanie nieruchomości w niepogorszonym stanie, lecz praktyczne wdrożenie udogodnień.

Optymalizacja kosztów w usługach FM nie jest rozumiana jako rezygnacja z całości lub poziomu świadczeń udostępnionych właścicielowi i użytkownikowi obiektu (czyli ograniczania zakresu udogodnień czy pogarszania ich jakości), a wręcz odwrotnie – zakłada możliwość podwyższania jakości udogodnień z jednoczesnym obniżeniem kosztów eksploatacji.

Świadczenia oferowane przez facility managera prowadzą do sytuacji, w której wspomaganie działalności podstawowej właściciela i użytkowników jest zgodne z ich potrzebami i przyczynia się pośrednio do wzrostu korzyści i satysfakcji z tej działalności. Praktyka usług FM nie wyklucza przydatności zarządzania nieruchomościami w tradycyjnym wydaniu, znacznie jednak ogranicza je do, mniej nowoczesnych obiektów.

Zarządzanie nieruchomościami podlega ewolucji wraz ze zmianami technologicznymi w budownictwie, konstrukcji urządzeń i wyposażenia obiektów, wzrostem złożoności utrzymania technicznego. Usługi FM dopasowują się do tych zmian, odchodząc od zarządzania nieruchomością jako zarządzania budynkiem czy środkiem trwałym, w kierunki zarządzania wartością jako najważniejszym elementem dla właściciela i użytkownika nieruchomości.