SGS Polska, należąca do grupy SGS, światowego potentata w inspekcji, weryfikacji oraz certyfikacji przy pomocy systemu Quinyx WorkForce administruje przez Internet kadrami dla swoich niemal 200 etatowych pracowników. Dostawcą oprogramowania i usług obsługi płac jest spółka PayrollCenter, należąca do UCMS Group EMEA, międzynarodowej korporacji oferującej kompleksowe rozwiązania informatyczne i usługi w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w Europie Centralnej i Wschodniej.
– Po roku doświadczeń z systemem Quinyx, z pełną odpowiedzialnością mogę potwierdzić, że jest łatwy w obsłudze i spełnia wszystkie nasze oczekiwania – mówi Leszek Kilanowski, kierownik biura, starszy specjalista ds. zasobów ludzkich SGS Polska. – Mamy pełny dostęp do danych kadrowych pracowników i sami wprowadzamy informacje niezbędne do przygotowania listy płac. Dużym atutem jest stały dostęp do danych za pośrednictwem Internetu i możliwość generowania nietypowych zestawień i raportów. Przelewy wynagrodzeń otrzymujemy w pliku, który automatycznie importujemy do naszego systemu bankowości elektronicznej. Podobnie odbywa się księgowanie – dodaje Kilanowski.

On demand, czyli według potrzeb
System zainstalowany jest na serwerach profesjonalnego, zewnętrznego centrum przetwarzania danych. Upoważnieni pracownicy z SGS Polska mają dostęp do systemu z dowolnego miejsca (z biura, z domu czy nawet podczas podróży służbowej) przez komputer wyposażony w przeglądarkę internetową. Każda z osób upoważnionych korzysta tylko z wybranych danych i funkcjonalności systemu, które wynikają z zakresu jej obowiązków.
SGS Polska korzysta z systemu Quinyx WorkForce w wersji mieszanej: część kadrową realizuje samodzielnie, a część płacową przy wsparciu specjalistów z PayrollCenter.
Klasyczna część outsourcingowa, to płace, naliczane przez PayrollCenter dla blisko 200 etatowych pracowników zatrudnionych w 15 placówkach na terenie całego kraju. SGS Polska zawiera również ok. 100 umów cywilnoprawnych miesięcznie – z nimi związane są również należności płacowe. Klient wprowadza i uaktualnia dane o pracownikach i czasie pracy, natomiast PayrollCenter nalicza płace, przygotowuje przelewy, pliki dla księgowości oraz raporty dla ZUS. Obie firmy pracują na tym samym systemie i na tych samych danych – mają do nich stały dostęp on-line.
Zadania kadrowe realizowane są natomiast w modelu on demand, czyli dane wprowadzają i przetwarzają pracownicy SGS.

Ousourcing z gwarancją jakości
Firma SGS – choćby z racji tego, że sama zajmuje się kontrolą i cieszy się zaufaniem ponad 60 tys. klientów na całym świecie – bardzo dba o prawidłowość i terminowość własnych procesów kadrowych. Otacza się tylko sprawdzonymi partnerami, którzy mogą zagwarantować najwyższy poziom usług. To powód korzystania z usług outsourcingu płacowego. Polskie prawo, dotyczące tego obszaru, często się zmienia, należy dbać o terminy, prawidłowo wypełniać dokumenty i właściwie wyliczać składniki wynagrodzeń. Firma zajmująca się tylko tymi zagadnieniami gwarantuje, że jest z tymi zmianami na bieżąco – śledzi je i implementuje w systemie informatycznym.
Dodatkowo, outsourcing płac zapewnia pełną poufność danych płacowych – w SGS Polska kwoty wypłacane poszczególnym pracownikom zna tylko kierownictwo, osoba wprowadzająca dane oraz akceptująca wykonanie przelewów.
Przed wyborem i wdrożeniem systemu Quinyx WorkForce firma korzystała już z usług outsourcingu płacowo-kadrowego. O przejściu na usługi PayrollCenter zadecydowały jednak cztery główne czynniki:
- dostępność do systemu, a tym samym do wszystkich danych on-line,
- szerokie możliwości związane z generowaniem raportów,
- fachowość, dostępność i elastyczność dostawcy usług,
- szeroko pojęte bezpieczeństwo danych (poufność, kontrola dostępu, kopie bezpieczeństwa).
Wdrożenie rozpoczęło się w styczniu 2008 r. Głównym użytkownikiem systemu i osobą współpracującą z dostawcą usług jest starszy specjalista ds. zasobów ludzkich oraz przedstawiciel księgowości.

Szybkie przejście do nowego
Podstawowym założeniem było wdrożenie funkcjonalności naliczania płac dla pracowników etatowych i umów cywilnoprawnych, generowanie plików przelewów, plików dla księgowości do automatycznego importu do systemu FK klienta oraz raportowania do ZUS. To było zadanie dla specjalistów z PayrollCenter. Klient zyskał dostęp do danych kadrowych pracowników z możliwością pełnej aktualizacji oraz wprowadzania danych niezbędnych do naliczenia list płac.
Można przyjąć, że cykl wdrożeniowy objął dwa miesiące, w których PayrollCenter naliczało płace równolegle ze starym systemem SGS Polska.
Kluczowy był etap migracji danych. Zostały one przygotowane przez SGS Polska prawidłowo, zgodnie z szablonami dostarczonymi przez PayrollCenter. Pracochłonna normalizacja danych słownikowych oraz weryfikacja rezultatów przebiegły sprawnie i w zaplanowanym czasie. Wyzwaniem okazał się bardzo szczegółowy i skomplikowany sposób rozliczania kosztów w firmie oraz specyficzna forma pliku importu danych rozliczenia listy płac do firmowego systemu finansowo-księgowego. Ten wysiłek okazał się szczególnie istotny i opłacalny. Kilka tysięcy operacji księgowych wykonuje się automatycznie. Szkolenie w zakresie użytkowania systemu zajęło jeden dzień.
Najważniejsze korzyści wynikające ze współpracy to m.in.:
- poczucie pełnego bezpieczeństwa prawnego i funkcjonalnego – bo za absolutną zgodność z prawem i prawidłowość operacji związanych z płacami odpowiada dostawca,
- pełne bezpieczeństwo techniczne – system Quinix i dane klientów przechowywane są na serwerach w profesjonalnym centrum podłączonym do Internetu szybkimi łączami światłowodowymi, automatycznie wykonywane są regularne kopie bezpieczeństwa danych,
- usprawnienie pracy w księgowaniu operacji związanych z płacami,
- usprawnienie operacji przelewów bankowych (plik przygotowuje dostawca),
- stały dostęp do danych pracowników i możliwość generowania potrzebnych raportów,
- pełna poufność danych – dostęp do systemu mają tylko osoby upoważnione w przyznanym im zakresie (dostęp do wybranych danych i wybranych funkcji systemu),
- dostęp do systemu z dowolnego miejsca w dowolnym czasie przez szyfrowane połączenie SSL,
- stałe przewidywalne koszty (subskrypcja),
- pełny wachlarz wykonywanych zadań – dostawca może wykonywać wszystkie operacje, ich część albo wyłącznie udostępniać system,
- stała dostępność i pomoc dostawcy usług.

Plany na przyszłość
Jedno z pierwszych wdrożeń Quinyx WorkForce w zakresie płac zakończyło się sukcesem potwierdzonym przez roczne użytkowanie. W planach jest uzupełnienie funkcjonalności o moduły obsługi tzw. miękkiego HR. Optymizmem napawa sprawne wdrożenie, łatwa – wręcz intuicyjna – obsługa systemu i znakomite relacje między klientem a dostawcą usług. Przy tego rodzaju usługach ważne jest nie tylko dokładne ustalenie zasad współpracy, ale i gotowość porozumienia między współpracującymi ludźmi.

Magdalena Jaroszuk
dyrektor ds. sprzedaży i marketingu Payroll Center