Spółka Selena należy do holdingu firm zajmujących się produkcją i dystrybucją chemii budowlanej (Grupy Selena to 25 firm w Europie, Ameryce Płn. i Ameryce Łacińskiej oraz Azji). Firma jest jednym z czołowych dostawców chemii budowlanej w Polsce, gdzie kontroluje około 30% rynku. Centrala grupy mieści się we Wrocławiu od momentu założenia w 1992 r.
Silną pozycję w kraju Selena zawdzięcza niezwykle wydajnemu modelowi dystrybucji. Prawie 100% dostaw realizowane jest w ciągu 24 godzin od momentu złożenia zamówienia z dowolnego miejsca w Polsce. Aby móc utrzymać przewagę konkurencyjną, firma postanowiła unowocześnić system informatyczny, by skutecznie zarządzać procesami biznesowymi i coraz większą liczbą informacji. Wybór padł na Microsoft Dynamics AX, którego wdrożeniem zajęła się firma Columbus IT.

Przed zmianą
Niezależnie od tego, kto jest odbiorcą produktów – hurtownie, hipermarkety czy mniejsze sklepy, porozrzucane po całej Polsce – obowiązkiem dystrybutora jest realizacja zamówienia na czas. A do tego potrzebne jest odpowiednie oprogramowanie.
– Do 2007 roku nasz system informacyjny bazował na platformie informatycznej wdrożonej w latach 90., która z biegiem lat zbliżyła się do maksimum wydajności operacyjnej – mówi Tomasz Górzyński, dyrektor finansowy w Selena SA.
Stary system XAL, który wspomagał zarządzanie kluczowymi procesami w Selenie, bardzo długo działał bez zarzutu. Ale gdy firma weszła w dynamiczną fazę rozwoju, system, pracujący jeszcze w środowisku DOS, zaczął stwarzać coraz więcej ograniczeń.
– Dlatego konieczne było zastąpienie go nowoczesnym rozwiązaniem klasy ERP – tłumaczy decyzję o wprowadzeniu nowego systemu Tomasz Górzyński.
Jednak sam wybór systemu ERP nie gwarantował sukcesu.
– Bardzo ważne jest rzetelne przygotowanie się do projektu już na etapie analizy przedwdrożeniowej, która pozwala precyzyjnie określić m.in. newralgiczne procesy w firmie, cel oraz zakres wdrożenia – mówi Piotr Szczerbiak, dyrektor konsultingu Columbus IT. – Innym czynnikiem, który determinuje jakość projektu, oprócz doświadczenia konsultantów, jest udział w jego realizacji kluczowych użytkowników. Dlatego nieraz bezpieczniej jest zatrzymać prace, jeżeli firma musi się skoncentrować na nagłych i priorytetowych zadaniach – dodaje Piotr Szczerbiak.

Wdrożenie z pauzą
Tak właśnie stało się podczas wprowadzania systemu Microsoft Dynamics AX w Selenie. Prace rozpoczęły się w pierwszym kwartale 2007 r., ale po trzech miesiącach zostały na moment wstrzymane. Columbus IT podjął je znowu we wrześniu i pod koniec roku ostatecznie zakończył.
W tym czasie wdrożenie systemu objęło kolejno obszary: finansów, księgowości, sprzedaży, zakupów oraz magazyn. Równolegle prowadzono także migrację danych historycznych z systemu XAL.
– Prace te były czasochłonne, ale konieczne. Wśród informacji, które wprowadziliśmy do nowego systemu, znajdowały się m.in. opisy wieloletnich relacji z klientami Seleny. To bardzo cenna wiedza – zaznacza Piotr Szczerbiak.
Wykorzystując nowe aplikacje odpowiedzialne za analizy danych, Selena może teraz precyzyjniej przewidzieć zachowania rynku, a w konsekwencji odpowiednio reagować, np. oferując we właściwym czasie atrakcyjne rabaty.
Równie istotnym elementem rozwiązania są dwa interfejsy, integrujące system Microsoft Dynamics AX z urządzeniami PDA z jednej strony, a z drugiej – z systemem informatycznym zewnętrznego operatora logistycznego, odpowiedzialnego za dowóz zamówionych produktów do klientów.

U klienta, a jakby w biurze
Sposób współpracy systemu ERP z przenośnymi urządzeniami PDA, np. palmtopami, w które wyposażeni są wszyscy przedstawiciele handlowi Seleny, jest bardzo wygodny i pozwala zaoszczędzić dużo czasu. Niezależnie od regionu, w którym działa handlowiec, PDA wykorzystuje sieć GSM do przesyłu danych do systemu ERP, w którym pracuje Selena, co umożliwia aktualizację na bieżąco.
– Obecnie dane handlowe z systemu dostępne są w czasie rzeczywistym w palmtopach naszych przedstawicieli. Będąc u klientów, handlowcy widzą dane o historycznych zamówieniach oraz o rozliczeniach płatniczych. Mogą złożyć od razu nowe zamówienia bądź skomunikować się przez PDA z działem Customer Service w centrali spółki – opisuje Tomasz Górzyński.
W ciągu kilku minut od momentu przesłania zlecenia przez przedstawiciela handlowego, dział finansów upewnia się, czy klient nie przekroczył np. linii kredytowej. Potem następuje akceptacja zamówienia. Zatwierdzone trafia z systemu Dynamics AX do magazynu i systemu zewnętrznego operatora logistycznego do wysyłki.
– W ten sposób, mając w ofercie klika tysięcy indeksów towarowych, jesteśmy w stanie zrealizować w ciągu 24 godzin kilkaset zamówień od naszych klientów na terenie całej Polski. Bez wsparcia technologii informatycznej, w tym Microsoft Dynamics AX, nie byłoby to możliwe – dodaje Górzyński.
Nowe rozwiązanie to także konkretne oszczędności czasu – raz wprowadzone do PDA dane są wykorzystywane na każdym etapie obsługi transakcji.
Czas oszczędzają także przedstawiciele handlowi. – Przy pomocy palmtopa mogę sprawdzić nie tylko dane dotyczące klienta, u którego akurat jestem. Mam też dostęp do informacji istotnych dla mojej pracy, czyli przykładowo, ile materiałów promocyjnych i reklamowych mam do dyspozycji albo jakie zmiany centrala wprowadziła w cenniku produktów – wylicza Marek Kisiel, regionalny menedżer sprzedaży w Selenie (na zdjęciu).

Biznes pod kontrolą
Warto zaznaczyć, że system koncentruje uwagę menedżerów zwłaszcza na tych kontraktach, które opiewają na wysokie kwoty. Jeżeli nikt nie zgłasza zastrzeżeń, za pośrednictwem drugiego interfejsu dział realizacji zamówień informuje zewnętrznego operatora o dostarczeniu towaru we wskazane miejsce. W tej samej chwili w systemie ERP automatycznie aktualizowane są wyniki finansowe firmy. Po dosłownie kilku kliknięciach myszką zarząd Seleny uzyskuje szczegółowy raport z danymi o przychodach i kosztach.
W równie prosty sposób można dostać także inne raporty, np. o sprzedaży zrealizowanej przez konkretnego sprzedawcę w dowolnym okresie, o zamówieniach złożonych przez wskazanych klientów czy o aktualnych zapasach w magazynach.
Wgląd w tak szeroki i różnorodny zakres raportów pomaga firmie podejmować strategiczne decyzje w odpowiednim momencie.
– Użytkownik może obserwować swoją działalność z wielu ciekawych perspektyw. Niektóre z nich pokazują interesujące trendy, zanim dostrzegą je konkurenci i klienci. Dzięki temu można np. przy wsparciu systemu Microsoft Dynamics AX przygotowywać i efektywnie zarządzać programami lojalnościowymi – mówi Michał Zelik, key account manager w Columbus IT.
Kierownictwo Seleny świetnie zdaje sobie z tego sprawę. – Nie powiedzieliśmy ostatniego słowa. Widzimy jeszcze wiele ciekawych biznesowo funkcjonalności do wdrożenia w oparciu o platformę Dynamics AX – podsumowuje Tomasz Górzyński.

Bartosz Wawryszuk