Połączenia i przejęcia oraz ograniczanie kosztów to tylko niektóre działania podejmowane przez firmy, aby poprawić efektywność oraz konkurencyjność. Coraz częściej stosowaną strategią, która wspomagaomawiane procesy reorganizacji, jest outsourcing.
Dla dużych firm, które zwyczajowo przekazują do obsługi na zewnątrz doradztwo prawne, podatkowe czy informatyczne, powierzanie podmiotom trzecim prowadzenia ksiąg jest w Polsce stosunkowo nową praktyką. Cały czas outsourcing pełnej księgowości wzbudza obawy. Być może są one spowodowane dość popularną praktyką korzystania z biur rachunkowych, które często nie dysponują odpowiednim zapleczem organizacyjnym, technologicznym i kompetencyjnym, aby wziąć na swoje barki obsługę nowoczesnej firmy. Przedsiębiorstwa oczekują przecież od partnera przejmującego księgowość czegoś więcej niż samego księgowania faktur.
Wdrożenie outsourcingu księgowości jest obszarem umożliwiającym uzyskanie oszczędności rzędu 20–50% w stosunku do dotychczas ponoszonych kosztów personalnych, technologicznych i operacyjnych prowadzenia księgowości wewnętrznej.

Samodzielnie = kosztownie
Przyjrzyjmy się następującemu przykładowi. Firma handlowa (z branży odzieżowej), posiadająca filie w postaci sklepów w centrach handlowych na terenie całego kraju, zatrudniająca do 200 pracowników, prowadzi księgowość płacową i finansową wewnętrznie, korzystając z własnych zasobów ludzkich. Jest zobligowana do kupienia programu finansowo-księgowego (np. porównywalnego funkcjonalnie i kosztowo z systemem Microsoft Business Axapta). W tej sytuacji będzie zmuszona do poczynienia inwestycji w sprzęt komputerowy, odpowiednie oprogramowanie oraz poniesienia kosztów personalnych w wysokości prawie 400 tys. zł. Do tego dochodzą koszty roczne związane z płatnościami za abonamenty z tytułu licencji na użytkowanie programów księgowych i płacowych, wynagrodzeniem dla administratora programów komputerowych oraz ze szkoleniami i kosztami personalnymi. W sumie są to wydatki rzędu 700 tys. zł. (patrz tabela).
Biorąc pod uwagę zestawienie w tabeli, można śmiało stwierdzić, że powierzenie prowadzenia księgowości finansowej i płacowej firmie zewnętrznej daje wymierne korzyści finansowe. Znacznie zmniejszają się koszty wynagrodzeń, zatrudnienia, a także nakłady kapitałowe. Ponadto redukcji podlegają również koszty operacyjne związane z infrastrukturą, co w szczególności dotyczy sprzętu i oprogramowania informatycznego (koszty nabycia i utrzymania odpowiedniej jakości sprawnego sprzętu informatycznego i oprogramowania, powierzchni biurowych itp.).
Zadajmy sobie następujące pytanie: na jakie oszczędności może zatem liczyć firma handlowa, jeśli powierzy swoją księgowość firmie zewnętrznej?
Firma handlowa zatrudniająca 200 pracowników, która zleca prowadzenie księgowości płacowej i finansowej podmiotowi zewnętrznemu nie ponosi kosztów związanych z wdrożeniem i zakupem odpowiedniego oprogramowania. Jej wydatki roczne na korzystanie z usług firmy outsourcingowej wynoszą około 430 tys. zł. Daje to, nie licząc już samych kosztów operacyjnych, oszczędności oscylujące wokół sumy 270 tys. zł. W dodatku zewnętrzny księgowy nie obarcza klienta takimi sprawami jak biuro, szkolenia, urlopy i zwolnienia lekarskie.
Niewątpliwą korzyścią, którą trudno określić w sposób wymierny, będzie też zmniejszenie kosztów pozyskiwania wysoko wykwalifikowanych ludzi. Średnią ceną za pozyskanie takiego pracownika z odpowiednim doświadczeniem w sferze finansów czy płac i kadr jest jego trzymiesięczne wynagrodzenie. W przypadku wyoutsourcowania całego procesu księgowości koszty te ponosi firma zewnętrzna.

Kontrola bez nerwów
Dodatkowo, przejmując od zleceniodawcy prowadzenie księgowości w wyżej wymienionym zakresie, umożliwiamy mu skoncentrowanie się na tym, co robi najlepiej, tj. na działalności podstawowej (tzw. core activity). W razie ewentualnej kontroli podatkowej czy skarbowej bądź zwykłych czynności sprawdzających, przedsiębiorca nie musi stawiać się w urzędzie, co zajmuje cenny czas. Nie zajmuje się też urzędnikami w czasie kontroli, nie musi wielokrotnie dostarczać wyjaśnień do sprawy. Nie denerwuje się, bo wszystkie te czynności wykonuje za niego zewnętrzny partner.
Outsourcer odpowiada bowiem za:
– wdrożenie nowego systemu finansowo-księgowego,
– przeprojektowanie procesów księgowych,
– wdrożenie procedur,
– optymalizację obiegu dokumentów,
– opracowanie polityki rachunkowości, zakładowego planu kont dostosowanego do potrzeb klienta.
Jest odpowiedzialny także za drogi i długotrwały proces wdrożenia i przygotowania środowiska pracy, a jednocześnie odpowiada za wynik tego zadania.
Dokonując restrukturyzacji księgowości we własnym zakresie, przedsiębiorca sam ponosi odpowiedzialność za wynik swych działań.
Nie można również zapomnieć o niewątpliwej zalecie outsourcingu, jaką jest przeniesienie odpowiedzialności. W outsourcingu istotne ryzyka przenoszone są na firmę zewnętrzną. W tym modelu odpowiedzialność ponosi wykonawca. Potwierdza to np. stosowna polisa ubezpieczeniowa firmy outsourcingowej, o wartości znacznie wyższej niż kwota obowiązkowa (10 tys. euro). Istotne w tym modelu jest również określenie w umowie sankcji za niewystarczającą jakość usług.

Emocjonalne opory
Co w obliczu takich korzyści może powstrzymywać decyzję zarządu dotyczącą przekazania księgowości na zewnątrz?
Zwykle wpływa na to obawa przed brakiem dostępu do informacji i namacalnym brakiem księgowej postrzeganej często jako nieformalne centrum decyzyjne. Lękom tym towarzyszy też emocjonalne podejście do redukcji zatrudnienia i związanymi z tym komplikacjami (zwolnienie części załogi, zwłaszcza o długim stażu pracy, wiąże się z kosztami odpraw i niepokojem pozostałych zatrudnionych).
Jednoznaczna odpowiedź na pytanie, czy warto wyprowadzić księgowość z wewnętrznej struktury przedsiębiorstwa, jest jednak trudna. W każdym przypadku niezbędna jest szczegółowa analiza sytuacji danego przedsiębiorcy. Biorąc jednak pod uwagę znaczną redukcję kosztów operacyjnych i kapitałowych oraz możliwość skoncentrowania się na działalności statutowej firmy, pozytywna odpowiedź na to pytanie nasuwa się sama.

Liliane Preußer, członek zarządu Roedl Outsourcing sp. z o.o.
Renata Kabas-Komorniczak, associate partner, kierownik działu księgowości Roedl Outsourcing sp. z o.o.