Celem badania było uzyskanie odpowiedzi na pytania: Jakie obszary są dominujące w kontekście outsourcingu? Jak wygląda struktura kontraktów w poszczególnych obszarach facility management?
Jako punkt wyjścia została przyjęta klasyfikacja usług facility management w trzech obszarach:
ekonomicznym – obejmującym zarządzanie ekonomiczno-finansowe nieruchomością oraz planowanie inwestycji,
technicznym – obejmującym zarządzanie budynkiem i jego instalacjami,
infrastrukturalnym – obejmującym dodatkowe usługi świadczone użytkownikom nieruchomości.
W sferze ekonomicznego FM dominuje wykonywanie zadań we własnym zakresie – 75% zarządców nieruchomości deklaruje, że w ich budynku samodzielnie wykonuje się zadania związane z planowaniem i zarządzaniem ekonomiczno-finansowym. 21% odpowiedzi wskazuje na firmę zewnętrzną wykonującą zlecenia w tym zakresie, a 4% wskazuje, że taka działalność nie jest wykonywana (przy czym dotyczy to głównie braku zarządzania umowami najmu i planowania inwestycji).
W sferze technicznego FM dominuje natomiast realizacja zadań w oparciu o outsourcing. Aż 64% ankietowanych deklaruje wykorzystanie firm zewnętrznych, 31% posiada własne zasoby umożliwiające wykonywanie tych funkcji.
Usługi dodatkowe świadczone użytkownikom nieruchomości są realizowane głównie przez firmy zewnętrzne. Tylko 18% ankietowanych wskazuje, że wykonuje je we własnym zakresie.
Jak w wielu innych przypadkach, procesy pomocnicze, wspierające proces podstawowy – czyli dostarczanie powierzchni użytkownikowi/najemcy – mogą być realizowane własnymi siłami, w oparciu o własnych pracowników, urządzenia i materiały. W wielu jednak przypadkach rachunek kosztów i korzyści przemawia za korzystaniem z usług zewnętrznych. Niedocenianie tej możliwości niesie za sobą spore ryzyko i zbędne koszty. Na podstawie przedstawionych danych można wskazać obszary dominacji usług zewnętrznych w ramach facility management.
Duży udział firm zewnętrznych w realizacji tych procesów jest zjawiskiem korzystnym również dla jakości i niezawodności utrzymania obiektów i urządzeń. Wyspecjalizowane firmy i wykwalifikowany personel potrafią zredukować ryzyko związane z danym obszarem. Należy liczyć się jednak z tym, że oddanie zewnętrznemu partnerowi niektórych czynności i funkcji może doprowadzić do utraty kontroli nad funkcjonowaniem obiektu.
Analizując polski rynek usług facility management, można stwierdzić, że mamy do czynienia dopiero z rozwojem nowych form współpracy (np. w oparciu o kontrakty SLA). Biorąc pod uwagę dostępność firm oferujących szereg różnych usług w jednym lub kilku obszarach (np. utrzymanie czystości + ochrona + catering + usługi komunikacyjne) widzimy stopniowy wzrost udziału outsourcerów w pakietowym przejmowaniu technicznego lub infrastrukturalnego obszaru. Ponieważ dostawcy usług FM dopiero rozpoczynają swoją praktykę z kompleksowym przejmowaniem nieruchomości i obiektów w zarządzanie, wydaje się, że przez najbliższe kilka lat będziemy mieli nadal do czynienia z wyborem typu make or buy na poziomie poszczególnych usług czy pakietów. Trzeba podkreślić, że w Polsce przejmowanie kompleksowej obsługi nieruchomości nie jest standardem. Na takie strategiczne decyzje przyjdzie dopiero czas. Dotyczy to zarówno odbiorców usług, jak i dostawców. Porównując Polskę z innymi krajami europejskimi, można powiedzieć, że jesteśmy rynkiem rozwijającym się.
Podstawowa klasyfikacja rynków usług FM wygląda następująco:
Rynek wczesny – charakteryzuje się przede wszystkim występowaniem kontraktów dotyczących pojedynczych usług. Rozwój poszczególnych usług związanych z nieruchomościami i obiektami technicznymi rozpoczął się tam ok. 5-8 lat temu. Przyjmuje się, że rynkami wczesnymi są np. rynki: białoruski czy rosyjski.
Rynek rozwijający się – charakteryzuje się pojawianiem się pakietowych dostawców usług. Nie występują na nim jeszcze firmy będące kompleksowymi dostawcami usług FM. Do rynków rozwijających się zalicza się w Europie: Polskę, Rumunię, Bułgarię, Węgry, Słowację czy Portugalię.
Rynek rozwinięty – na nim pojawiają się firmy oferujące kompleksowe usługi w obszarze FM. To rynek, na którym klienci są świadomi znaczenia kompleksowego przejęcia odpowiedzialności za procesy pomocnicze prze firmę zewnętrzną. W Europie występuje m.in. w Niemczech, Austrii, Francji, Włoszech czy Hiszpanii.
Rynek pionierski – charakteryzuje się występowaniem silnych firm oferujących kompleksowe usługi FM. Jednocześnie charakterystyczne jest wprowadzanie nowatorskich rozwiązań o charakterze strategicznym w obszarze FM oraz oferowanie nowych rozwiązań instytucjonalnych (Project Finance, PPP). W Europie ten najwyższy status dotyczy rynków: brytyjskiego, duńskiego i holenderskiego.

Dr Bartłomiej Śliwiński, Wydział Nauk Ekonomicznych Uniwersytetu Warszawskiego
Karolina Gawart, Magdalena Rydz, WNE UW