Systemy zarządzania transportem są platformami wymiany informacji między przedsiębiorcami oraz współpracującymi z nimi firmami transportowymi i spedytorami. Ideą działania takiego systemu jest zbudowanie wspólnego kanału komunikacji w łańcuchu dostaw i ograniczenie do niezbędnego minimum częstotliwości kontaktów między członkami łańcucha. Cały proces powinien być w jak najwyższym stopniu zautomatyzowany.
Oznacza to, iż poszczególne osoby kontaktują się ze sobą poprzez Internet, a każde zlecenie transportowe bądź rezerwacja miejsca załadunkowego zawiera komplet informacji niezbędnych do realizacji zadania. Ujednolicenie procesów umożliwia przejęcie najbardziej powtarzalnych czynności bezpośrednio przez system. Wprowadzenie w życie tej idei wymaga od firmy strategicznego podejścia do wdrożenia – zarówno w kwestii wewnętrznej organizacji pracy, jak i kontaktów z kontrahentami.

Przekonać pracowników
Priorytetem jest uwzględnienie wdrożenia systemu w organizacji pracy w przedsiębiorstwie. Dla przykładu – szybkie przekazywanie zleceń drogą elektroniczną nie będzie efektywne, jeżeli dział załadunku i rozładunku nie będzie odpowiednio przygotowany do fizycznego wykonania przydzielonej mu pracy. Informatyzacja wymaga równomiernego doskonalenia funkcjonowania wszystkich działów odpowiedzialnych za przepływ towarów w firmie, gdyż żaden z nich nie może być przeszkodą niwelującą skuteczność pozostałych.
Większa automatyzacja procesów może oznaczać konieczność redukcji zatrudnienia. Nawet jeśli wdrożenie nie wiąże się ze zmniejszaniem załogi, pracownicy, przyzwyczajeni do dotychczas obowiązujących rozwiązań, mogą być niechętni wszelkim innowacjom, gdyż zmusza to ich do zmiany stylu pracy. Nieuwzględnienie tych okoliczności może wzmocnić opór wewnątrz firmy.
Korzyści płynące z wdrożenia muszą być dla pracowników jasne. W Polsce największą trudnością, pojawiającą się przy wdrażaniu informatycznych platform komunikacyjnych, jest rozdrobnienie rynku przewoźników. Specyfiką krajowego sektora TSL jest obecność wielu firm z małym kapitałem i słabym zapleczem infrastrukturalnym. Zazwyczaj do korzystania z narzędzi informatycznych wspomagających zarządzanie procesami logistycznym i wystarcza komputer z dostępem do Internetu. Oprogramowanie tego typu nie ma dużych wymagań sprzętowych. W przypadku krajowego rynku, to właśnie brak tych środków często stanowił problem. Obecnie coraz więcej nawet małych firm dostrzega korzyści, jakie przynosi informatyzacja.
Rozdrobnienie krajowego rynku przewoźników ujawnia jeszcze inną specyfikę sektora – siłę nieformalnych powiązań między przedsiębiorstwami. Częste są przypadki, gdy przekazywanie zleceń transportowych ma charakter bezpośredni, a głównym czynnikiem, decydującym o wybraniu danej oferty, są kontakty osobiste. Platformy logistyczne są skutecznym narzędziem w realizacji zasady otwartej konkurencji.

Centrala narzuca
W przypadku filii przedsiębiorstw zagranicznych barierę może stanowić ich struktura oraz wewnętrzne procedury. Polscy menedżerowie wyższego szczebla zwykle pełnią w takich firmach funkcje administracyjne, rzadko zarządcze. W większości przypadków strategiczne decyzje –jak na przykład te o implementacji nowego rozwiązania informatycznego – może podjąć jedynie zagraniczna centrala firmy. Skutkiem takiego modelu zarządzania jest to, że inicjatywa dotycząca zmian jest odgórna, a nie stanowi odpowiedzi na lokalne, specyficzne zapotrzebowanie rynku.
Czym więc należy się kierować w przypadku poszukiwania dostawcy oprogramowania? Obecnie na rynku istnieje wiele platform informatycznych. Jedną z nich jest TISYS, stworzony przez Transporeon GmbH, niemiecką firmę specjalizującą się w rozwiązaniach informatycznych dla sektora TSL. Z jej rozwiązań korzysta wiele europejskich firm, np. spółki: BSH Sprzęt Gospodarstwa Domowego, Curver Poland czy Malta Decor.
Na implementację systemu TISYS zdecydował się także węgierski oddział Ruukki, fińskiego producenta wyrobów stalowych.
– Dzięki wdrożeniu platformy TISYS, udało nam się zracjonalizować procesy logistyczne – mówi Tamas Forray, menedżer ds. logistyki Ruukki Węgry. – Najbardziej wymiernym efektem jest zmniejszenie kosztów transportu. Szacunkowo wynoszą one 20% w porównaniu do poprzednio stosowanych metod, tj. indywidualnego wyszukiwania ofert i przekazywania zleceń poszczególnym spedytorom – dodaje Forray.

Mniej pustych przebiegów
Implementacja systemu zarządzania transportem przynosi także korzyści dla przewoźników. – Jedną z największych zalet jest zmniejszenie liczby tzw. pustych przebiegów i związana z tym redukcja kosztów działalności. Odnotowaliśmy również znaczący wzrost liczby zleceń transportowych – twierdzi Paweł Budiakowski z polskiej firmy transportowo-spedycyjnej „Usługi Transportowe Krajowe i Międzynarodowe Krzysztof Ostaszewski”.
Zależnie od wybranego producenta oprogramowania, wdrożenie może wiązać się z opłatami licencyjnymi. W przypadku rozwiązań opracowanych przez Transporeon, opłaty pobierane są tylko i wyłącznie za zrealizowane zlecenia. Wprowadzenie systemu w przedsiębiorstwie oznacza również konieczność poznania zasad jego obsługi. Z tego powodu producenci oprogramowania kładą nacisk na przyjazny interfejs.
– Wdrożenie systemu TISYS nie wiązało się z koniecznością przeprowadzania skomplikowanych szkoleń wśród załogi. Obecnie większość operacji dokonywana jest automatycznie, co oszczędza czas naszych pracowników. Mogą oni więcej uwagi poświęcić innym zadaniom – komentuje Tamas Forray.
Systemy budowane są najczęściej w oparciu o moduły, dzięki czemu istnieje możliwość indywidualizacji rozwiązań dla każdego przedsiębiorstwa. W przypadku rozwiązań Transporeon, platforma TISYS jest podstawą komunikacji operator–spedytor. Integruje ona specjalistyczne moduły odpowiedzialne za wszystkie funkcje łańcucha dostaw:
– TICAP, odpowiedzialny za ręczne przydzielanie zleceń, przybierający formę przetargu;
– TIFLOW, automatyczny wybór przewoźnika na podstawie wcześniej zdefiniowanych parametrów pozwalający ominąć proces przetargowy;
– TISLOT, zarządzanie oknami czasowymi.
Standardem wśród dostawców tego typu systemów jest również wsparcie oraz serwis w razie problemów.
Celem wdrożenia platformy logistycznej jest gruntowna reorganizacja procesów w przedsiębiorstwie, aby optymalnie gospodarować dostępnymi zasobami. Z tego względu implementacja systemu powinna mieć charakter strategiczny i uwzględniać potencjalne zagrożenia, związane z dostosowaniem się pracowników i partnerów biznesowych do nowego modelu zarządzania w firmie.

Monika Murawska
manager projektu, Transporeon Sp. z o.o.