W dobie kryzysu, objawiającego się ograniczeniem dostępu do kapitału i wzmożonym naciskiem na zachowanie płynności finansowej, wykorzystanie zasobów – zarówno materialnych, jak i ludzkich – oraz wiedzy outsourcera pozwala na rozwój bez dodatkowych kosztów, a nawet przy zmniejszeniu bieżących.
Standardowo outsourcing jest postrzegany jako rozwiązanie zapewniające oszczędności przy zróżnicowanych stawkach wynagrodzenia za wykonanie tej samej pracy w różnych krajach lub regionach. Jest to także metoda zwiększenia efektywności przez specjalizację.
Od kilkunastu lat Polska jest na celowniku korporacji, które chcąc przenieść swoje operacje księgowe czy płacowe przedkładają aspekty bliskości geograficznej, zbieżności kulturowej i wysokiego poziomu usług nad bezwzględne kryteria kosztowe. Choć płace znacząco wzrosły, utrzymująca się atrakcyjność Polski spowodowała, że ponad 43 tys. pracowników świadczy usługi outsourcingowe w 300 centrach na terenie całego kraju. W większości przypadków o zleceniu usług decydują tu jednak koszty, a wykonywane zadania są proste i same w sobie nie są kluczowe dla danej firmy. Dominują usługi kadrowo-płacowe, księgowe, podatkowe, utrzymanie systemów, aplikacji i sprzętu IT.
Umowy outsourcingowe dostarczają klientom to, czego potrzebują –szczególnie podczas rynkowych zawirowań – m.in.: elastyczność, dostęp do kapitału, wiedzy i zasobów. Outsourcing może bowiem zapewnić ograniczenie wydatków w sytuacji spowolnienia przy jednoczesnym utrzymaniu możliwości zwiększenia skali działania w przyszłości. Firma kupująca usługi outsourcingowe wraz z częścią działań przekazuje część ryzyka swojej działalności. A ryzyko to jedna z tych rzeczy, którymi przedsiębiorstwa dzielą się najchętniej.
Wraz z rozwojem koncepcji outsourcingu, pojawiła się idea, aby poza klasycznymi obszarami, wspierane były również funkcje o kluczowym znaczeniu dla przedsiębiorstwa, a w zakresie których zewnętrzny partner ma szersze kompetencje, większe doświadczenie czy też niezbędne środki. Niektórzy outsourcerzy poszli o krok dalej i dla swoich klientów chcą być partnerem, który oprócz zabiegania o jak najniższe koszty, przyczyni się do ich rozwoju. W sytuacji, gdy kryzys zaufania do instytucji finansowych na długi czas zniechęci firmy do kreowania swojej wartości przez inżynierię finansową, współpraca przy tworzeniu realnej wartości będzie tym, na czym przedsiębiorcy się skupią.
Podążając tym tropem, doświadczenie Accenture pokazuje, że outsourcing nie jest tylko tym, co można z firmy wydzielić, ale też tym, co zewnętrzny partner może do niej wnieść. Przekazanie zadań spoza tradycyjnego wachlarza zleceń i postrzeganych jako kluczowe dla przedsiębiorstwa może być motorem wzrostu.
W ciągu ostatniej dekady dla wielu firm outsourcing stał się standardem, którego wyniki bardzo często są spektakularne. Naturalnym zachowaniem jest to, że w sytuacji zadowolenia z osiąganych rezultatów, klienci podpisują umowy outsourcingowe w kolejnych obszarach. Nie dziwi też fakt, że wieloletnia współpraca z kilkoma partnerami pozwala na zidentyfikowanie tych najbardziej wiarygodnych i skutecznych. W tej sytuacji pojawia się pytanie o możliwości dalszej optymalizacji outsourcingu. Odpowiedzią mogą być umowy pakietowe, w ramach których jeden dostawca oferuje pełny zakres usług outsourcingowych, których dane przedsiębiorstwo potrzebuje.
W oparciu o liczne przykłady pomyślnej współpracy outsourcerów z klientami, zidentyfikowano korzyści z uszytych na miarę, kompletnych rozwiązań outsourcingowych dostarczanych przez jedną firmę. Pakietowa umowa niweluje niedogodności związane z koniecznością zarządzania licznymi dostawcami usług. Umożliwia lepszą kontrolę i pomiar efektów. Jeden outsourcer to również spójne podejście i metody działania, które w przypadku wielu mogą być trudne do pogodzenia, a nawet wykluczające się. Mimo że outsourcowanie poszczególnych funkcji przynosi korzyści kosztowe, dodatkowa optymalizacja daje możliwość wypracowania następnych oszczędności.
Obecnie najbardziej popularne pakiety usług obejmują różne kombinacje funkcji obsługi IT, finansowych, księgowych, kadrowych, zaopatrzenia czy też szkoleń, odpowiadające specyfice danego klienta i jego potrzebom. Często łączony jest outsourcing określonych czynności wraz z utrzymaniem systemów niezbędnych do ich wykonywania.
W jakich warunkach pakietowa oferta outsourcingowa jest szczególnie atrakcyjna dla firmy? Wprowadzenie zintegrowanych usług może wyeliminować ukryte koszty, których poszczególne działy nie zidentyfikują samodzielnie. Przesłanką do poważnego rozważenia tej opcji powinny być przestarzałe aplikacje i rozwiązania front- i backoffice'owe. Dzięki wykorzystaniu przez outsourcera jednej bazy sprzętowej, licencji czy oprogramowania dla potrzeb różnych odbiorców, firma kupująca usługi pokrywa jedynie ułamek kosztów związanych z korzystaniem z zaawansowanych i nowoczesnych rozwiązań IT. Ich zakup i utrzymanie to kłopot, z którym w czasie kryzysu niewielu śmiałków ma ochotę się zmierzyć.
Jeśli na horyzoncie widać kluczowe dla przedsiębiorstwa zmiany, np. ekspansja geograficzna albo akwizycja, konieczne może być postawienie w stan gotowości znaczących zasobów i aktywów o różnym charakterze. Outsourcing w tej sytuacji dostarczy rozwiązanie, które w miarę potrzeby pozwoli na szybką modyfikację rozmiarów działalności firmy.
Kolejne dwa powody – nacisk na uzyskanie pozytywnych wyników finansowych oraz konieczność szybkiego dostosowywania się do niestabilnych warunków rynkowych – mają dziś szczególne znaczenie. W sytuacji, gdy inwestorzy mają wybitnie mało powodów, by przymykać oczy na niezadowalające wyniki przedsiębiorstw, które obracają ich pieniędzmi, outsourcing może znacząco polepszyć stopy zwrotu z aktywów czy szybkości obrotu zapasami.
W czasie niekorzystnego rozwoju wypadków w gospodarce, rynek eliminuje słabych graczy. Przedsiębiorstwa walczą o przetrwanie w warunkach ciągłych zmian i niepewności. Działanie pod nieustającą presją popycha do decyzji, których oczekują zdesperowani inwestorzy czy właściciele firm. Krótkowzroczna wizja opanowania spirali kosztowej powoduje, że nawet wprawieni gracze mogą przy okazji usuwania suchych gałęzi, poważnie uszkodzić podstawy wzrostu. W obliczu tej sytuacji niezwykle cenna może być opcja outsourcingu jako rozwiązania, które zdejmie z firmy choć część zmartwień. A przy okazji ułatwi jej szybkie wkroczenie do gry na pełnych obrotach, kiedy karty się odwrócą.

Marek Mikołajczyk, senior manager, Accenture
Alicja Piasta, analityk, Accenture