Obecnie wielu przedsiębiorców zastanawia się, co zrobić, żeby przetrwać kryzys. W powszechnej opinii w czasie recesji lepiej redukować koszty, bo przecież jutro może być jeszcze gorzej. Z drugiej strony, są firmy – a nawet całe branże – które na dekoniunkturze mogą skorzystać. Trzeba więc działać bardzo rozważnie, aby nie podjąć błędnych decyzji, które zaważą na dalszym rozwoju biznesu. I, co najważniejsze, nie ulegać emocjom.
– Bardzo często w obliczu kryzysu kierownictwa firm szybko starają się reagować na zmieniające się warunki. Chcąc osiągnąć natychmiastowy efekt, podejmują decyzje nie zawsze poprzedzone odpowiednią analizą oraz oceną ryzyka i konsekwencji – mówi Ewa Banachowicz z Deloitte. – Zdarza się więc, że są to decyzje fragmentaryczne i dotyczą wyrwanych obszarów organizacji. Pracownikom przygotowującym je brakuje czasu, umiejętności lub znajomości merytorycznej problemów – dodaje.
Jako że firma firmie nierówna, zasadniczo przed każdą stoją nieco inne cele i wyzwania. Da się je, oczywiście, sprowadzić do pewnych ogólnych kierunków np.: poszukiwania nowych rynków, nowej oferty produktowej, dostosowanie produkcji do sprzedaży i popytu, optymalizacji kosztów itd. Ale przechodząc do szczegółów, konieczne jest już indywidualne podejście. I tu pomocny okazuje się konsulting.
– Firma doradcza jest w stanie ocenić obiektywnie, które z wielu wyzwań jest najważniejsze i przyniesie najwięcej korzyści w konkretnej sytuacji – podkreśla Ewa Banachowicz. – W czasach kryzysu jednym z najważniejszych problemów jest oczywiście optymalizacja kosztów oraz zatrudnienia – mówi.
Firmy konsultingowe miały już zazwyczaj do czynienia z tego rodzaju projektami, podczas gdy pracownicy przedsiębiorstwa – niekoniecznie. Nawet jeśli brali udział w takich operacjach, to miały one inną skalę i charakter. Doradcy dysponują natomiast wiedzą o różnych modelach oszczędnościowych zdobytą w trakcie realizacji innych projektów.
– Mogą ją wykorzystać i wiedzą, gdzie zwykle ukrywają się nieefektywności. Poza tym, obiektywnie i kompleksowo rozważą hipotezy i wybiorą te, które rokują najlepsze efekty – uzupełnia Banachowicz.

Optymalizacja z outsourcerem
Jeśli więc chcemy w naszej firmie doprowadzić do optymalizacji, warto sięgnąć po outsourcing. Tak uważa na przykład Marek Mikołajczyk, senior manager z Accenture. – W sytuacji kryzysu outsourcing jako opcja redukcji kosztów pozwala na uwolnienie zasobów firmy i zwiększenie ich elastyczności. A lepsze wykorzystanie posiadanych środków jest wtedy szczególnie ważne – mówi Mikołajczyk.
Trzeba przy tym pamiętać, że zbyt mocne zaciskanie pasa i drastyczne ograniczanie wydatków wcale nie musi skończyć się dla przedsiębiorstwa oczekiwanym ustabilizowaniem.
– Oszczędności rozpatrywane w krótkim okresie, bazujące na zaniechaniu inwestycji i odkładaniu bieżących potrzeb na później, niosą ryzyko większych wydatków w przyszłości i zaprzepaszczenia przyszłych szans – ostrzega Marek Mikołajczyk.
Podobnego zdania jest Grzegorz Grupiński, menedżer ds. marketingu Grupy Business Consulting Center. – Wiele firm w dążeniu do oszczędności rezygnuje z zakupu usług zewnętrznych, w tym konsultingu. Wstrzymuje też zaplanowane projekty informatyczne. A właśnie czas spowolnienia może być idealnym okresem do przeprowadzenia wewnętrznej restrukturyzacji, usprawnienia procesów, do wdrożenia nowych narzędzi wspomagających zarządzanie, np. systemy SAP. Wiele z tych projektów ze swojej natury powinno, a nawet musi, być wspieranych przez zewnętrznych ekspertów – stwierdza Grupiński.
Dlatego firmy świadomie zarządzające swoim działaniem powinny wykorzystać kryzys do zbudowania podstaw przyszłego rozwoju. W realizacji tego celu outsourcing również okazuje się pomocny.
– Może bowiem zapewnić ograniczenie wydatków w sytuacji spowolnienia przy jednoczesnym utrzymaniu możliwości zwiększenia skali działania w przyszłości. Firma kupująca usługi outsourcingowe przekazuje część ryzyka swojego działania outsourcerowi, który z kolei zmniejsza to ryzyko dzięki temu, że obsługuje wiele różnych podmiotów – tłumaczy Mikołajczyk.
Na jeszcze inne korzyści wynikające z tej sytuacji wskazuje Ewa Banachowicz. – W procesie optymalizacji kosztów w firmie outsourcing przede wszystkim mobilizuje kierownictwo do ponownego przeanalizowania sytuacji danego obszaru pod kątem nowych rozwiązań. Chociażby porównanie kosztów realizacji danego procesu siłami firmy w zestawieniu z rozwiązaniem outsourcingowym daje możliwość oceny kosztów działania przedsiębiorstwa – wyjaśnia.
A taka weryfikacja może w rezultacie doprowadzić do wdrożenia różnych rozwiązań outsourcingowych. Według Deloitte, na rynku widoczne jest już wzmożone zainteresowanie firm outsourcingiem. Podobne wnioski formułuje Grupa BCC. – Widzimy rosnące zainteresowanie klientów różnymi usługami oferowanymi przez nasze spółki, zwłaszcza outsourcingiem IT oraz HR – informuje Grupiński.

Własnymi siłami
Nieco inaczej ocenia sytuację inna globalna firma doradcza – KPMG, według której duże koncerny będą raczej dążyć do zmniejszenia kosztów przez tworzenie własnych centrów usług wspólnych (SSC).
– Obecny kryzys stymuluje przedsiębiorstwa do szukania rozwiązań umożliwiających redukcję kosztów. Stąd też podejmowanie inicjatyw sourcingowych, w ramach których najpopularniejszymi rozwiązaniami są centra usług wspólnych względnie outsourcingowe– mówi Jerzy Kalinowski, partner KPMG.
Motywem budowy centrów usług wspólnych jest jednak nie tylko dążenie do obniżenia kosztów. Istotną korzyścią jest też standaryzacja procesów biznesowych realizowanych przez nie (np. księgowych), co pozwala na znaczącą poprawę jakości i efektywności działań (np. skrócenie cyklu zamykania ksiąg). Alternatywą dla budowy własnego SSC jest outsourcing, w którym te usługi są świadczone przez zewnętrznego dostawcę.
Zdaniem Jerzego Kalinowskiego, w najbliższym czasie największe polskie przedsiębiorstwa, które mają strukturę grup kapitałowych albo oddziały w różnych lokalizacjach, też podejmą działania zmierzające do tworzenia centrów usług wspólnych, np. obsługujących księgowość, sferę IT czy rachubę płac. Takie centrum zajmujące się księgowością zostało już z powodzeniem zbudowane w Lublinie przez Telekomunikację Polską.
Budowa SSC jest dość skomplikowanym i długotrwałym projektem. Pierwszym elementem jest stworzenie tzw. business case, w którym określa się, jakie procesy byłyby realizowane w placówce oraz analizuje się możliwe opcje lokalizacji, oceniając je pod kątem ekonomicznym jak również innych aspektów (np. dostępności odpowiednio wykwalifikowanych pracowników, konkurencji na lokalnym rynku pracy itd.).
Kolejnym etapem jest przygotowanie szczegółowego projektu obejmującego procesy biznesowe, strukturę organizacyjną, niezbędne systemy informatyczne, system zarządzania, plan rekrutacji i szkoleń pracowników itd.
Pełne korzyści z działania centrum (np. redukcja kosztów czy poprawa jakości obsługi) są osiągane na ogół dopiero po upływie 2–3 lat od momentu jego uruchomienia.
– Trzeba czasu, żeby takie centrum mogło uzyskać doskonałość operacyjną w procesach biznesowych, które są przez nie realizowane – argumentuje Kalinowski. – Jednak w przypadku polskich firm istotnym założeniem dla budowy takich centrów będzie maksymalne wykorzystanie posiadanych zasobów. Mam na myśli przede wszystkim obecnych pracowników, budynki oraz infrastrukturę. Takie podejście ma dodatkowe uzasadnienie w czasach kryzysu gospodarczego. Nie spodziewajmy się zatem trendu, że duże polskie przedsiębiorstwa będą masowo korzystać z outsourcingu, zlecając zewnętrznym firmom realizację wybranych procesów wsparcia – prognozuje Kalinowski.

Strategia na jutro
Oczywiście, ograniczenia to tylko jedna strona medalu. Przedstawiciele firm doradczych przekonują, że spowolnienie gospodarcze to dobry moment, aby pozbyć się nadmiaru kosztów. Nie należy jednak zapominać o przyszłości firmy. Cięcia trzeba przeprowadzić w sposób umiejętny, by nie ograniczyły możliwości rozwojowych.
– I tu jest chyba niedoceniona rola konsultingu. Wypracowanie nowych opcji strategicznych w sytuacji zmian rynkowych jest jedną z ważniejszych kwestii – przekonuje Ewa Banachowicz. Patrzenie szeroko na nowe możliwości firmy to podstawowy obowiązek kierujących nią ludzi. Bo zasady tworzenia wartości przedsiębiorstwa w dobie kryzysu nie zmieniają się. Inne są tylko sposoby osiągnięcia tej wartości.
– Trzeba włożyć więcej wysiłku w osiągniecie rezultatów. Dlatego wydaje się, że teraz większego znaczenia nabierze walka o klienta i tzw. customer care, czyli zabieganie o jego zadowolenie, a w konsekwencji o jego lojalność i zatrzymanie. I tu również konsultanci mogą spełnić swoją rolę, dzieląc się doświadczeniami i wiedzą – podsumowuje Banachowicz. Zwiększenie sprzedaży to także cel służący poprawie efektywności firmy. Skorzystanie z usług konsultingowych i outsourcingowych może pomóc przedsiębiorcy w jego urzeczywistnieniu.
– Efektem pracy firmy konsultingowej są rekomendacje odnośnie narzędzi i działań, które pomogą m.in. zwiększyć sprawność operacyjną i wypracować warunki do zwiększenia sprzedaży, również w kryzysie – uzupełnia Grzegorz Grupiński. A sposoby mogą być różne: od nowego systemu CRM, przez wdrożenie nowoczesnych technik zarządzania cenami, wykorzystanie systemu ERP do przyspieszenia rotacji zapasów, a na decyzji o skorzystaniu z outsourcingu skończywszy.

Bartosz Wawryszuk

Komentarze

Marek Mikołajczyk, senior manager, Accenture
Przekazanie części działalności firmy na zewnątrz jest poważną decyzją, często związaną z koniecznością przebudowy zasad działania danej instytucji. Podobnie jak inne działania transformacyjne, nie są to zadania leżące w sferze specjalizacji większości instytucji. Z tego względu firmy doradcze, kumulujące wiedzę z zakresu doradztwa biznesowego i outsourcingu, dysponujące przeglądem rynku i doświadczeniem w realizacji tego typu programów, mogą w istotnym stopniu wspomóc firmy poszukujące oszczędności, w szczególności dzięki wykorzystaniu outsourcingu.

Dr Krystyna Backiel, prezes Olimp Purchasing Management
Polski rynek, szczególnie w dobie kryzysu, powinien korzystać z outsourcingu, gdyż jest to doskonały sposób redukcji kosztów. To narzędzie biznesowe służy poprawie konkurencyjności, wydajności i efektywności, a w rezultacie ułatwia rozwój gospodarczy każdej firmy bez względu na wielkość i prowadzoną działalność. Zlecanie na zewnątrz określonych działań przynosi wymierne korzyści, np.: optymalizację kosztów stałych i zmiennych, efektywniejsze wykorzystanie zasobów ludzkich, środków finansowych i trwałych. Dzięki temu, organizacja może skoncentrować się na podstawowej działalności. Gdyby prezesi zechcieli wykorzystywać choć część wartości dodanych wynikających z posługiwania się outsourcingiem w swoich firmach, nie musieliby zwalniać pracowników, a przynajmniej nie w takim stopniu.

Maciej Mazuruk, pełnomocnik ds. projektów, Business Consulting Center
W konsultingu najważniejsza jest właściwa identyfikacja potrzeb, a następnie wybór strategii, adekwatnej do sytuacji przedsiębiorstwa i jego priorytetów. Niezależnie od typu usługi, od obszaru IT i biznesu, którego dotyczy, w realizację projektu konsultingowego muszą się zaangażować dwie strony: kompetentna firma konsultingowa, dająca gwarancję zakończenia projektu z sukcesem, oraz pracownicy firmy. Ci drudzy wnoszą wiedzę o potrzebach organizacji, a dzięki udziałowi w projekcie oraz w tworzeniu koncepcji rozwiązania będą mogli się utożsamiać z wypracowanymi rezultatami.

Co daje pomoc doradców przy optymalizacji kosztów przedsiębiorstwa
- Firma doradcza wnosi doświadczenia wielu projektów, ma zatem możliwość dokonywania porównań (benchmaking) w grupie firm o podobnym profilu; dysponuje doświadczeniem, które pozwala generować pomysły i rozwiązania.
- Udział osób wyspecjalizowanych w realizacji podobnych projektów i posiadających odpowiednią wiedzę.
- Spojrzenie na organizację z zewnątrz, bez uwzględniania czynników subiektywnych, które zawsze pojawią się przy podejmowaniu decyzji, zwłaszcza pracowniczych.
- Kompleksowe podejście do projektu. Zajmując się optymalizacją kosztów, konsultant rozważa obok czystych wyliczeń np. model biznesowy, model operacyjny, procesy i struktury oraz kwestie ludzkie i kulturowe.