Ale co tak na prawdę kryje się pod pojęciem zarządzania wiedzą? To proces, w którym dla realizacji postawionych celów umiemy: wykorzystać posiadane w organizacji zasoby, poszukiwać i absorbować zewnętrzne zasoby wiedzy, stworzyć takie warunki, aby wszyscy uczestnicy procesu decyzyjnego czuli się zobowiązani do dzielenia się swoim doświadczeniem i wiedzą.
Oczywiście by realizować zasady zarządzania wiedzą w organizacjach musimy dysponować nie tylko odpowiednimi jej zasobami, ale też określoną infrastrukturą zarządzania najczęściej powiązaną z IT, czyli Technologią Informacyjną.

Po pierwsze: poznaj mocne strony pracowników
Talenty pracowników możemy wykorzystywać tylko, jeśli jesteśmy ich świadomi. By to się stało, w naszej firmie muszą znaleźć się prawdziwi liderzy. To oni powinni wspierać wymianę informacji między pracownikami oraz w ramach struktury organizacji, koordynować spotkania, na których można wymienić się doświadczeniami, podsumowywać działania, ale również rozmawiać z zespołem, by wzmacniać jego efektywność działania. Komunikacja z pracownikami, gwarantuje budowanie i utrzymywanie z nimi dobrego kontaktu, rozpoznawanie ich potrzeb oraz indywidualne motywowanie. W takich sytuacjach przydatne jest również rozpoznawanie ważnych sygnałów niewerbalnego komunikowania się oraz umiejętność słuchania, obserwowania i rozumienia innych.
Dzisiaj przywódcy organizacji powinni być zorientowani na pracowników. Wpłynie to na wartość firmy i wyróżni ją wśród konkurencji. Żeby odnieść sukces w biznesie wystarczy dobrać odpowiednich ludzi. Talent jest darem, a dar trzeba wykorzystać. Dlatego menedżer musi zdawać sobie sprawę jakich ma ludzi i do czego są stworzeni. Świadome dobieranie przez menedżerów pracowników zespołu zwiększa jego efektywność. Menedżer powinien pomóc pracownikowi wytyczyć nowe możliwości kariery.

Po drugie: zarządzaj efektywnie talentami
Naturalne zdolności pracownika należy efektywnie wykorzystywać i kierować nim w odpowiedni sposób. Współczesny menedżer powinien tak dobierać swoich współpracowników, aby wykorzystywali oni jak najlepiej swoje umiejętności i ciągle mieli poczucie samorealizacji.
Zadaniem menedżera powinna być pomoc w zbudowaniu indywidualnego planu rozwoju pracownika, który powinien być systematycznie z pracownikiem omawiany i weryfikowany (co najmniej co pół roku). W planie takim powinny być ujęte długo i krótkoterminowe cele rozwojowe, zadania, które pracownik będzie podejmował, by je osiągnąć, ale także sposoby, którymi menedżer bądź firma wesprze podwładnego. Zdecydowana większość zadań powinna dotyczyć działań wykonywanych w miejscu pracy, a nie jak to z reguły bywa „skierowania na szkolenie”.

Po trzecie: wykorzystuj posiadane zasoby
Cechą większości współczesnych organizacji jest problem tzw. uciekania wiedzy. Informacje, wiedza i kompetencje są ściśle związane z konkretnymi działaniami przedsiębiorstwa, komórkami organizacyjnymi czy wręcz jednostkami, a reszta organizacji nie ma pojęcia o ich istnieniu. W rezultacie marnowane są olbrzymie nakłady czasu i pracy na zdobywanie wiedzy, która tak naprawdę jest w zasięgu ręki. Wiąże się to z problemem braku pamięci organizacyjnej. Zamiast korzystać ze zdobytych doświadczeń, firma za każdym razem powtarza stare błędy. Odejście kluczowego pracownika wiąże się z utratą nie tylko posiadanej przez niego wiedzy i doświadczenia, ale też kluczowych klientów.
W przypadku mniejszych firm może się to zakończyć bankructwem. Zarządzanie wiedzą ma temu zapobiec. Podstawowym założeniem tego procesu jest działanie w taki sposób, aby luka wiedzy rozumiana jako różnica między posiadanymi zasobami wiedzy a potrzebną dla podejmowania decyzji była jak najmniejsza.

Rolą konsultantów i menedżerów HR powinno być edukowanie i informowanie decydentów o wpływie własnych działań na wyniki biznesowe organizacji. Biznes musi poczuć, że to się opłaca. Aby stworzyć system zarządzania wiedzą niezbędne jest wykorzystanie odpowiednich czynników: nowych technologii, systemów zarządzania i metod pomiaru efektywności wykorzystania wiedzy i tzw. kapitału intelektualnego (oraz kultury organizacyjnej zorientowanej na ludzi, wyzwalającej w nich zapał i entuzjazm, a przez to sprzyjającej dzieleniu się wiedzą i tworzeniu tzw. "wspólnot wymiany doświadczeń", czyli nieformalnych grup wewnątrz lub na zewnątrz organizacji).

Grzegorz Turniak, członek Stowarzyszenia Praktyków Zarządzania Wiedzą